Het vastleggen van informatie heeft consequenties
Organisaties die te maken hebben met regelgeving rond compliance, beveiliging of datamanagement moeten zorgvuldig omgaan met hun documentatie. Zodra een document is opgeslagen of een e-mail is verzonden, begint de klok te tikken voor hoe deze gegevens behandeld moeten worden.
E-mails en documenten identificeren
Organisaties die te maken hebben met regelgeving rond compliance, beveiliging of datamanagement moeten zorgvuldig omgaan met hun documentatie. Zodra een document is opgeslagen of een e-mail is verzonden, begint de klok te tikken voor hoe deze gegevens behandeld moeten worden.
Het naleven van zowel interne als externe regelgeving vormt een flinke uitdaging voor IT-professionals. Naast bestanden en documenten vormen e-mails hierbij een unieke hindernis.
Wat maakt e-mail lastig
Veel mensen versturen en ontvangen dagelijks een stortvloed aan zakelijke e-mails. Moderne samenwerkingsplatforms zoals SharePoint en Microsoft Teams hebben versiebeheer gestroomlijnd, waardoor er minder dubbele bestanden rondzwerven. Maar e-mails? Die blijven een uitdaging.
In tegenstelling tot andere documenten die onder bewaar- of vernietigingsregels vallen, ontbreekt het bij e-mails aan uniforme naamgeving. De onderwerpregel, ooit bedacht aan het begin van een conversatie, blijft hangen – ook als het gesprek allang een andere wending heeft genomen.
Bovendien zijn e-mails vaak een dans tussen meerdere partijen, verspreid over verschillende inboxen binnen de organisatie. Dit leidt tot onduidelijkheid: hoe gaan collega’s om met deze berichten? Wie bewaart wat, en waarom?
Hoe metadata helpt
Het archiveren van e-mails op SharePoint of Microsoft Teams verplaatst berichten uit Outlook naar een geschiktere omgeving voor opslag, beheer en uiteindelijk vernietiging. Bovendien kunnen organisaties metadata inzetten voor een integrale aanpak.
E-mail metadata is vooral waardevol voor:
• Meerdere onderwerpen: Individuele e-mails kunnen over meerdere onderwerpen, klanten, producten of transacties gaan. Dit maakt het lastig om ze op één plek op te slaan als verschillende aspecten onder verschillende beleidsregels vallen.
• Gebrek aan informatie: E-mails missen vaak cruciale identificerende informatie in hun onderwerpregels. Handmatig hernoemen is geen schaalbare of betrouwbare oplossing.
• Variabele inhoud: E-mails zijn variabel in inhoud, wat het moeilijk maakt om ze uniform te categoriseren.
Door e-mails te taggen met meerdere waarden, creëert metadata een duidelijk beeld van de informatie. Bijvoorbeeld, als een medewerker bij een advocatenkantoor een e-mail archiveert die betrekking heeft op een zaak, kunnen tags worden toegepast zoals:
• Klant
• Zaaknummer
• Fase van de zaak (bijv. ontdekking, proces, beroep)
• Locatie (bijv. provincie, gemeente)
• Gerechtshof
• Tegenpartij• Onderwerp (bijv. fysiek bewijs, verklaring, debiteuren, reislogistiek)
• Toegewezen personeel
Door optionele of verplichte tags toe te wijzen, wordt de e-mail juist gecategoriseerd. Aan de hand van deze metadata kan het bewaar- en vernietigingsbeleid in Microsoft SharePoint geïmplementeerd worden.
Compliance stroomlijnen met harmon.ie
Hoewel de voordelen van metadata duidelijk zijn, is adoptie in de praktijk een uitdaging. Gebruikers ertoe brengen hun e-mails correct te archiveren is al lastig, laat staan dat ze elke keer metadata toevoegen. Gelukkig is er een simpele oplossing: harmon.ie. Hiermee is het archiveren van e-mails naar SharePoint of Microsoft Teams een snelle drag-and-drop actie vanuit Outlook. Door het archiveren zo makkelijk mogelijk te maken wordt de juiste werkwijze makkelijker gevolgd.
Organisaties kunnen harmon.ie zo instellen dat het invullen van bepaalde metadata-velden verplicht is om het archiveringsproces te voltooien. Dit integreert metadata-tagging direct in de workflow, zodat het geen aparte taak is die vergeten kan worden.
Waarom harmon.ie?
Harmon.ie maakt metadata toegankelijk en gebruiksvriendelijk. De tool integreert direct met Microsoft Outlook, Teams, en SharePoint waardoor je metadata kunt toevoegen zonder je workflow te onderbreken. Verplichte velden, keuzelijsten en automatische e-mailtagging zorgen voor consistentie en besparen tijd. Of je nu een klein team bent of een grote organisatie, harmon.ie biedt een schaalbare oplossing die informatiebeheer vereenvoudigt.
Probeer het zelf
Wil je harmon.ie zelf ervaren? Boek een demo om te zien hoe harmon.ie jouw organisatie kan helpen om efficiënter en productiever te werken.
