E-mails opslaan in Microsoft 365? Harmon.ie doet het nu automatisch.
Elke complianceaanpak in Microsoft 365 heeft dezelfde zwakke plek: de medewerker die vergeet een e-mail op te slaan. Harmon.ie pakt dat probleem nu bij de wortel aan met automatische e-mailopslag. En dat raakt meer dan archivering alleen, ook de kwaliteit van je Copilot-antwoorden.
Leestijd 4 min
Harmon.ie heeft email automation gelanceerd als beta-functie in New harmon.ie 2.0. De functie slaat e-mails automatisch op naar SharePoint, Teams of OneDrive op basis van regels die je één keer instelt, inclusief metadata. Daarmee verdwijnt de grootste zwakke plek uit elk e-mailmanagementbeleid: de medewerker die moet onthouden om een e-mail op te slaan. Voor organisaties die eisen stellen aan compliance en dossiervorming in Microsoft 365 is dit een ontwikkeling om nu al te bekijken. De beta rolt uit in zowel de Outlook-add-in als de harmon.ie desktop-app.
Wat is email automation in New Harmon.ie?
Email automation is een nieuwe functie in New harmon.ie 2.0 die e-mails automatisch opslaat in Microsoft 365. Je stelt een regel één keer in, en harmon.ie bewaart de e-mails die aan die regel voldoen op de juiste plek in SharePoint of Teams. De metadata die je organisatie hanteert, zoals afzender, datum en onderwerp, wordt daarbij automatisch meegenomen. Handmatig slepen of klikken is voor die e-mails niet meer nodig.
Het principe erachter is eenvoudig. Handmatige opslag is de zwakste schakel in elke e-mailmanagementstrategie: zodra vastlegging afhangt van iemand die eraan denkt, glippen er records doorheen. Automatisering haalt het menselijk geheugen uit die vergelijking.
Welke automatiseringsfuncties bevat de beta?
De eerste fase van de beta bestaat uit vier onderdelen die samen het fundament vormen voor automatische e-mailopslag:
Functie | Wat het doet | Voordeel |
Save conversation | Sla één e-mail op en elk toekomstig antwoord in die conversatie wordt automatisch op dezelfde SharePoint-locatie bewaard | Complete dossiers zonder handwerk |
Save by sender | harmon.ie herkent dat je e-mails van dezelfde afzender steeds op dezelfde plek opslaat en stelt zelf een regel voor | Regels ontstaan uit werkelijk gedrag |
Automation Dashboard | Scan uitvoeren op je regels, resultaten en eventuele issues inzien, regels bekijken of verwijderen | Volledige controle voor gebruiker en beheer |
Shared saves | Slaat een collega een e-mail op die jullie beiden ontvingen, dan toont Outlook via een categorie dat en waar die is opgeslagen | Niets wordt dubbel opgeslagen |
Opvallend aan de aanpak: de regels ontstaan uit werkelijk gedrag van gebruikers, niet uit een configuratiescherm dat IT vooraf moet invullen. Dat verlaagt de drempel voor adoptie aanzienlijk.
Waarom is automatische e-mailopslag belangrijk voor compliance?
Voor organisaties in overheid, finance, legal en andere gereguleerde sectoren is e-mail geen losse communicatie, maar onderdeel van formele dossiervorming. Besluiten, afspraken en verplichtingen leven in e-mailconversaties. Als die conversaties in persoonlijke mailboxen blijven hangen, zijn ze onvindbaar voor collega’s, auditors en juridische teams.
Met automation komen de e-mails die ertoe doen in Microsoft 365 terecht, of iemand er nu aan denkt of niet. Ze blijven daarbij continu binnen de eigen tenant: harmon.ie is een client-side applicatie die geen content naar externe servers stuurt en is ISO 27001-gecertificeerd. Retentielabels, sensitivity labels en het bestaande governancebeleid van Microsoft 365 zijn direct van toepassing op alles wat wordt opgeslagen.
Wat heeft automatische e-mailopslag met Microsoft Copilot te maken?
Meer dan je op het eerste gezicht zou denken. Copilot is precies zo goed als de data waar het bij kan. Een offertetraject dat half in persoonlijke mailboxen leeft en half in SharePoint staat, levert onvolledige Copilot-antwoorden op. Automatische e-mailcapture is daarmee de stille voorwaarde voor bruikbare AI-antwoorden: complete dossiers in SharePoint betekenen betere context voor Copilot.
De roadmap versterkt die koppeling. harmon.ie werkt aan directe integratie met Microsoft 365 Copilot, met detectie van belangrijke e-mails, aanbevolen opslaglocaties en contextbewuste opslagsuggesties. Daarnaast staan extra regeltypen gepland, zoals regels op basis van domein en trefwoorden in de onderwerpregel.
In onze ervaring bij Silverside zien we dat organisaties bij Copilot-trajecten vooral investeren in licenties en prompttraining, terwijl de grootste kwaliteitswinst vaak in de databasis zit. Een compleet, goed gemetadateerd e-maildossier in SharePoint doet meer voor de kwaliteit van Copilot-antwoorden dan menige extra training. |
Wat zijn de aandachtspunten bij de beta?
- Het is een beta: functies kunnen nog wijzigen. Positioneer het intern als early access, met de mogelijkheid om de roadmap direct te beïnvloeden via feedback.
- De eerste fase bevat twee regeltypen: automatisch opslaan per conversatie en per afzender. Regels op domein en trefwoorden volgen in latere releases.
- De desktop-app is inbegrepen in elke New harmon.ie-licentie en wordt centraal uitgerold via Microsoft Intune. Er is geen aparte aanschaf nodig.
Hoe probeer je email automation uit in jouw organisatie?
De beta staat open voor organisaties die met New harmon.ie werken en is beschikbaar in zowel de Outlook-add-in als de desktop-app. Een logische eerste stap is een pilot met een team dat veel dossiergebonden e-mail verwerkt, bijvoorbeeld een juridische afdeling, een projectteam of een inkoopafdeling. Zo toets je de regels in de praktijk voordat je organisatiebreed uitrolt.
Wil je eerst zien of harmon.ie past binnen jouw Microsoft 365-omgeving? Lees meer over onze harmon.ie-oplossing voor e-mailmanagement in SharePoint en Teams of ontdek hoe wij eindgebruikers meekrijgen bij Microsoft 365-adoptie.
Bron: harmon.ie, harmon.ie Blog, juli 2026, 'New harmon.ie 2.0: Put Email Saving on Autopilot'.
Over de auteur
Peter Usmany · Managing Partner bij Silverside, Microsoft 365- en adoptiespecialist
Silverside is een Microsoft 365-consultancy organisatie gespecialiseerd in adoptie, governance en AI-integratie voor organisaties in de publieke sector en het bedrijfsleven. Met meer dan 27 jaar ervaring in Microsoft-transities helpen wij organisaties niet alleen met de technologie, maar ook met de mensen en processen die het verschil maken.
