Ja, je kunt van Microsoft af. Maar de fax moet soms terug uit de kast.

De eerlijkste uitspraken in de reportage van NRC Handelsblad komen niet van de minister, maar van de mensen die dagelijks met de nieuwe systemen moeten werken.

Christine Schmehl, rechter en voorzitter van de belangenorganisatie van rechters en officieren van justitie, beschrijft de zomer van de mailmigratie: sommige collega's konden dagenlang niet bij hun e-mailaccount, het hele systeem lag soms meerdere uren plat. Omdat strafdossiers tussen politie, aanklagers en rechtbanken heen en weer moesten, grepen sommigen terug op een vertrouwd middel: de fax. De rechtbankpresidenten stuurden een formele klachtenbrief naar minister Schrödter.

Nu, een jaar later, zijn de grote storingen verleden tijd. Maar de achterstand op Outlook is nog voelbaar. Open-Xchange mist functies die medewerkers gewend waren, zoals goed werkende gedeelde mailboxen. LibréOffice scoort slechter op documentopmaak: wie een opgemaakt Word-bestand per mail verstuurt, loopt kans dat het verhaspeld aankomt aan de andere kant.

Michael Jasper, vakbondsvoorzitter van het belastingpersoneel, wijst naar een ander probleem: de communicatie naar de werkvloer was van het begin af aan onvoldoende. “Veel collega’s werden voor voldongen feiten gesteld”, zegt hij. Oudere medewerkers zonder sterke affiniteit met technologie hadden meer begeleiding nodig dan ze kregen. De wrijving duurde weken. En ook FDP-parlementariëë Bernd Buchholz stelt dat de voorbereiding tekortschoot: vooraf was onvoldoende in kaart gebracht welke functies van Microsoft Office mensen eigenlijk gebruikten. Outlook werd bijvoorbeeld gebruikt om vergaderruimtes te boeken. Die functie viel weg, zonder alternatief.

Albrecht bepleit bewust geen ideologische aanpak. “We moeten niet te ideologisch zijn. Een bedrijf dat niet uit de Europese Unie komt, is niet per se slecht. Belangrijk is vooral dat we ergens beginnen, en er dan verder aan werken.”

Digitale soevereiniteit is geen binaire keuze. Er zijn meerdere routes, elk met eigen voor- en nadelen:

Silverside begeleidt organisaties in de publieke sector en het bedrijfsleven bij precies de vragen die Sleeswijk-Holstein had moeten stellen vóór de migratie begon: welke licenties zijn actief, welke tools worden daadwerkelijk gebruikt, en welke processen zijn zo diep verweven met Microsoft dat ze speciale aandacht vragen?

Een M365 Health Scan brengt dat in kaart. Het resultaat is geen advies om te vertrekken of te blijven, maar een feitelijke basis waarop een strategische keuze gemaakt kan worden.

Die keuze is echter pas de helft van het werk. Wat Sleeswijk-Holstein pijnlijk duidelijk maakte: de techniek is oplosbaar, het zijn de mensen die het verschil maken. Rechter Schmehl pakt niet de fax erbij omdat Open-Xchange technisch faalt. Ze pakt de fax erbij omdat de voorbereiding aan de menselijke kant tekortschoot.

Precies daarom werkt Silverside met de PACE-methodiek bij grote platformoverstappen. PACE staat voor Prepare, Activate, Cultivate en Enhance, vier opeenvolgende fasen die elk acht werkstromen tegelijk adresseren: van communicatie en cultuur tot techniek en leerstrategie. Niets wordt overgeslagen. We stemmen de aanpak af op hoe verschillende typen medewerkers omgaan met verandering, want een oudere ambtenaar die dertig jaar met Outlook heeft gewerkt, heeft een andere begeleiding nodig dan een early adopter die staat te popelen. De methodiek is bewezen in meer dan 250 organisaties, met een gemiddelde gebruikerstevredenheid van 84 procent.

Voor organisaties die verder willen kijken dan Microsoft, biedt Silverside ook expertise rond HCL Domino als volledig on premise samenwerkingsplatform, voor wie data in eigen beheer wil houden zonder volledig op open source over te stappen.

Sleeswijk-Holstein bewijst dat het kan. En ze bewijzen tegelijk dat 'kunnen' iets anders is dan 'makkelijk'. Begin met weten waar je staat. Zorg dan dat je mensen meegaan. Dan pas kun je bepalen waar je naartoe wilt.