Bestanden delen in Microsoft 365 wordt simpeler, slimmer én veiliger
In mei 2025 kondigde Microsoft een vernieuwde manier aan om bestanden te delen. Wat verandert er en wat betekent dat voor jou?
Een vernieuwe manier om bestanden te delen in Microsoft 365
Microsoft 365 is continu in ontwikkeling. In mei 2025 kondigde Microsoft tijdens de 365 Community Conference een vernieuwde manier van bestandsdeling aan. Deze derde generatie van delen moet het gebruikers gemakkelijker én veiliger maken om bestanden te delen met collega’s en externen.
Wat verandert er precies? En wat betekent dit voor jou? In dit artikel leggen we het uit!
Eén link, meer controle
Tot nu toe kon je meerdere deel-links hebben voor hetzelfde bestand. Soms was dat best verwarrend, zeker als je later de toegang wil intrekken of aanpassen.
Dat is straks verleden tijd. Microsoft introduceert de zogeheten Hero-link: één centrale link voor elk document. Alle manieren van delen verwijzen voortaan naar deze ene link.
Wat betekent dit voor jou?
- Je hoeft slechts één link te beheren
- Je weet precies wie toegang heeft
- Je hebt grip op wie je bestanden ziet of kan bewerken
Standaard meer veiligheid
Wanneer je een bestand deelt, wordt de Hero-link standaard ingesteld op toegang voor uitsluitend de mensen die jij expliciet uitnodigt. Dit voorkomt dat je per ongeluk te veel toegang geeft.
Externen en gasten zijn duidelijk herkenbaar, en je kunt makkelijk hun toegang aanpassen of verwijderen.
Ben jij Microsoft 365 beheerder? Dan kun je bovendien instellen welke standaardinstellingen gelden voor jouw team of organisatie. Zo houd je alles centraal beheersbaar.
Slimme samenvattingen met Copilot
Een leuke nieuwe toevoeging is de integratie met Copilot. Zodra je een document deelt, stelt Copilot automatisch een korte samenvatting op van de inhoud.
Zo weten ontvangers in één oogopslag waar het document over gaat – zonder dat ze het eerst hoeven te openen. Handig!
Samenwerken zonder chaos
Werk je met meerdere mensen aan één bestand? Dan kun je via de nieuwe interface eenvoudig zien wie toegang heeft en eventueel meerdere mensen tegelijk verwijderen of aanpassen.
Ook kun je extra links aanmaken, bijvoorbeeld voor een specifieke afdeling of projectgroep. Elke link krijgt een naam, zodat je weet wie wat gebruikt.
Wat blijft hetzelfde?
Maak je geen zorgen: bestaande deel-links blijven gewoon werken. Ze zijn nog steeds zichtbaar als “andere links” en blijven bruikbaar totdat jij of een beheerder ze verwijdert.
De nieuwe delingservaring wordt beschikbaar in álle Microsoft 365-apps: van OneDrive en SharePoint tot Teams.
Wanneer komt deze wijziging?
Microsoft rolt deze nieuwe functionaliteit gefaseerd uit. Verwacht wordt dat de meeste gebruikers in de tweede helft van 2025 toegang krijgen.
Ben je IT-beheerder? Houd dan vooral de Microsoft 365 Message Center-updates en de roadmap in de gaten (tip: Roadmap ID 492622).
Tot slot
Deze update brengt bestandsdeling naar een nieuw niveau: eenvoudiger, overzichtelijker en een stuk veiliger. Of je nu documenten deelt met collega’s of externen, met de nieuwe Hero-link en slimme samenvattingen houd je altijd de regie.
Bij Silverside volgen we de ontwikkelingen op de voet. Zodra de nieuwe ervaring breder beschikbaar is, helpen we je graag verder met trainingen, workshops of advies op maat.
Veel succes met delen – op de slimme manier!
