Wanneer gebruik je wat in Office 365?

Lees meer

Wanneer gebruik je wat in Office 365? Voordat mensen stil staan bij deze vraag, zijn ze vaak al gestart met het gebruik van het platform, de beschikbare apps en functies. Om vervolgens door de functionaliteit heen te lopen en te zien waarvoor het gebruikt kan worden.

Dit betekent dat ze naar de functies van elke beschikbare app kijken en proberen te achterhalen waarvoor deze gebruikt kan worden. Dat houdt ook in dat wanneer nieuwe apps of nieuwe functies worden toegevoegd (zoals bijvoorbeeld met Microsoft Teams en Skype voor Bedrijven), deze opnieuw beoordeeld moeten worden. Wellicht dat de architectuur opnieuw moet worden ingeregeld. Of er wordt alleen gedacht aan specifieke apps in termen van functies en niet in werkscenario’s. Skype voor Bedrijven wordt dan gezien als een chat- en bel-app, en niet zozeer als een app om vergaderingen efficiënter te maken.

Niet erg efficiënt.

when to use what in Office 365

Werk terug van Platform naar Bedrijfscultuur wanneer je uitzoekt wat je moet gebruiken in Office 365.

Bij Silverside gaan we anders te werk, namelijk door het gebruiken van scenario’s. We werken vanuit de organisatiecultuur in de richting van strategie, scenario’s en vervolgens het platform, om de juiste keuzes te maken over wanneer een organisatie wat moet gebruiken en om deze keuzes op elkaar af te stemmen.

Voor de meeste organisaties kan dit betekenen dat we achteruit moeten werken: vanuit het platform naar de scenario’s, de strategie en de cultuur.

 

Begin met de Cultuur

Platform

Office 365 is een platform met veel apps. Dat is de reden waarom veel mensen niet weten wanneer ze wat moeten gebruiken. Een algemene aanpak is om uit te zoeken wat applicaties kunnen om vervolgens vanuit een functieperspectief te kiezen wat ermee te doen. Maar een platform heeft geen doel op zich. Het platform ondersteunt een nieuwe digitale werkplek, gebaseerd op productiviteitsscenario’s. De scenario’s moeten relevant zijn en direct bijdragen aan de strategie van een organisatie. De strategie moet vervolgens passen bij de cultuur van de organisatie.

 

Scenario’s

Het bedrijfsdoel van een organisatie uiteraard gaat niet over het gebruik van apps, maar over algemene werkscenario’s. Medewerkers helpen te leren wanneer ze wat moeten gebruiken en wat een goede aanpak is om productief te werken met behulp van werkscenario’s. Werkscenario’s zijn gebruikelijke methoden voor een specifieke groep mensen. Apps worden gebruikt om het werk te doen en zijn geen doel op zich.

Om een beter inzicht te krijgen in verschillende apps en functies voor samenwerking en communicatie binnen een organisatie, gebruiken we 2 modellen: ‘Me-We-Key’ en het ‘Collaboration Framework’.

 

Me-We-Key

Om de samenwerkings- en communicatiemogelijkheden verder te verduidelijken, gebruikt Silverside het Me-We-Key-model.

When to usw what: Me-We-Key model Silverside

Me-We-Key model Silverside

Dit model specificeert samenwerking op 3 niveaus:

  • Persoonlijke productiviteit (Me)
  • Gezamenlijke productiviteit (We)
  • Organisatie productiviteit; nieuw, kennis en processen (Key)

 

Key

Dit betreft de sleutel van de organisatie: datgene wat waardevol is voor alle werknemers en bijdraagt aan de kernactiviteit van de organisatie. Geacht wordt dat dit meer structuur en bestuur nodig heeft. Daarom zijn SharePoint-sites en -bibliotheken met metadata, knowledge base-wiki’s, etc. heel gebruikelijk.

 

We

De dagelijkse bedrijfsvoering en samenwerking in verschillende soorten groepen (teams, projectteams, belangengroepen). Deze is flexibeler en vereist daarom minder bestuur en meer gebruiksgemak. Dit is waar veelgebruikte tools zoals e-mail, gedeelde schijven, telefoons, chat en andere schaduw-IT-applicaties moeten worden overgezet naar slimmere samenwerkingshulpmiddelen voor groepen.

 

Me

Dit gaat over de persoonlijke productiviteit. Zoals 1:1 communicatie of ad-hoc (meer privé, geen kennisuitwisseling) samenwerking met zowel interne als externe mensen. Dit gebeurt meestal via persoonlijke productiviteits-apps.

 

Wanneer gebruik je wat; Impact versus Complexiteit

De meeste organisaties beginnen met het bouwen van het KEY-platform en de applicaties. Dit vereist veel ontwikkeling en tijd, met processen, gewoontes, beleid en regels. De ME-productiviteit daarentegen is het gemakkelijkst te implementeren, maar heeft de minste impact op de strategie van de organisatie. Het meest complexe onderdeel is de WE-samenwerking. Dit is waar flexibiliteit en structuur samenkomen. Persoonlijke voorkeuren zijn hier minder van belang in vergelijking met die van de groep. Er zal afstemming en overeenstemming moeten zijn over hoe dingen moeten worden gedaan. ‘We’ heeft dan ook veel impact op de organisatie. De kern tot succes: laat de mensen eerst samenwerken!

When to use what: Impact versus Complexity

Impact versus Complexiteit

Er zijn veel vormen van ME-productiviteit. Het Collaboration Framework helpt bij het definiëren van wanneer je wat kan gebruiken.

 

Collaboration Framework

Silverside heeft het Collaboration Framework gecreëerd om inzicht te geven in wanneer je wat kan gebruiken, op basis van 2 assen:

  • Verticaal: Organisatie (Boven) versus Werknemers (Onder)
  • Horizontal: Lange termijn (Links) versus Korte termijn (Rechts)
When to use what: Silverside Collaboration Framework

Silverside Collaboration Framework

Het Collaboration Framework bestaat uit 4 soorten communities: Practice, Project, Team, Interest. Elk type community bevat zowel het werk als de content van een groep mensen. Het kader helpt ons te kiezen welke soorten samenwerkingsgroepen er zijn voor welke doeleinden en hoeveel beleid nodig is.

  1. De COP (Community of Practice) is de plaats waar de belangrijkste informatie voor de organisatiebreed (voor alle medewerkers) wordt gedeeld, voorzien van structuur en een strikt governancemodel van wat, wanneer en wie informatie kan bewerken. Dit is waar mensen naartoe gaan om informatie te vinden welke waar, geldig of gecertificeerd is. Het betreft meestal een top-down benadering (van de organisatie naar alle werknemers) en de structuur en doelgroepen veranderen hier bijna niet (lange termijn). Meestal wordt hier een intranet gepositioneerd.
  2. Project is waar belangrijke projecten voor de organisatie (voor alle medewerkers) zich bevinden. Ze bevatten vaak leden uit verschillende landen, afdelingen, bedrijfseenheden of zelfs externen. Ze zijn echter meer gericht op de korte termijn.
  3. Team is waar de dagelijkse activiteiten van vaste groepen (afdelingen, kleinere informele projectteams) plaatsvinden. Deze zijn flexibeler en kennen weinig bestuur of metadata. De groepen mensen werken langdurig samen en de resultaten van het werk zijn de dagelijkse gang van zaken. Vaak zijn deze communities niet toegankelijk voor alle werknemers.
  4. COI (Community of Interest) is waar zeer dynamische groepen mensen, meestal van overal binnen de organisatie, samenwerken om te innoveren. Er wordt gebrainstormd en kennis gedeeld. Dit is meestal gebaseerd op de korte termijn, het vereist geen governance en is volledig open/openbaar (tenzij het gaat om vertrouwelijke onderwerpen). Het werk vanuit een COI zal soms overgaan naar een project en uiteindelijk naar een COP.

Een voorbeeld van hoe de mapping zou kunnen zijn binnen het Collaboration Framework:

Collaboration Framework Example

 

Strategie

Het Collaboration & Communication-platform en de werkscenario’s zijn geen doel op zich. Maar hoe dragen het platform en de werkscenario’s bij aan de algemene strategie van een organisatie? Hoe zijn de strategieën van alle regionale en zakelijke bedrijven op elkaar afgestemd? Weten we allemaal waarom we het platform implementeren? En is deze hetzelfde voor alle regio’s?

Om de ‘when to use what’-vraag echt af te stemmen op de strategie van een organisatie, is het van groot belang om het ‘Waarom’ van een implementatieproject te ontdekken.

Cultuur

Ooit gehoord van “Culture eats strategy for breakfast”? Een uitspraak van Peter Drucker, echter beroemd geworden door Mark Fields (president van Ford) en is de absolute realiteit! Het loskoppelen van cultuur en strategie brengt namelijk het succes in gevaar!

Culture eats Strategy for lunch

Culture eats Strategy for breakfast

Voor een echte digitale verandering moeten zowel de scenario’s, als de strategie en de cultuur samen worden ontwikkeld. Ze moeten op één lijn worden gebracht. Voor het bepalen hiervan moeten keuzes gemaakt worden over “Waar gaan we werken”, “Hoe gaan we winnen en onszelf onderscheiden”, “Welke capaciteiten moeten er zijn om dit uit te voeren”, en “Wat zijn de culturele wensen om dit mogelijk te maken?”.

Van groot belang hierbij is om de bedrijfscultuur (of culturen) van een organisatie te kennen. Elke bedrijfscultuur vereist namelijk een andere aanpak van implementatie en ondersteuning.

Silverside maakt gebruik van de Company Culture Assessment (CCA) om de cultuur van de organisatie te ontdekken. Via een online vragenlijst wordt een rapport ontwikkeld gebaseerd op alle individuele resultaten (rapporten kunnen op basis zijn van organisatorisch, regionaal, bedrijf, land, afdeling of zelfs bedrijfsrollen). De uitkomst, weergegeven op basis van de vier standaard bedrijfsculturen, leidt tot een specifiek advies voor het uitvoeren van een implementatieproject binnen de organisatie en geeft tips om maximale gebruikersadoptie te bereiken.

Silverside's Collaborative Culture Assessment

Silverside’s Collaborative Culture Assessment om de samenwerkingscultuur van jouw organisatie te ontdekken

 

Wil je weten wanneer je wat in Office 365 moet gebruiken, afgestemd op jouw bedrijfscultuur? Probeer de Collaborative Culture Assessment gratis uit.

 

eBook

Benieuwd hoe je jouw organisaties kunt helpen bij het gebruiken en omarmen van Office 365? Download ons eBook:

eBook – Change made easy for Office 365