Waarom alleen training niet genoeg is

Het verschil tussen een nieuw trucje leren en je manier van werken aanpassen
Lees meer

Sta me toe om een herkenbaar beeld te schetsen. Je hebt veel geld uitgegeven aan Office 365. Het is geïmplementeerd. Iedereen heeft toegang tot al die fantastische functionaliteiten en applicaties die het leven makkelijker gaan maken. Daar zit je dan; je voelt je goed over je management capaciteiten – je hebt iedereen inmiddels uitstekende middelen gegeven om doelen te bereiken en efficiënter te werken. Maar vervolgens gaan er maanden voorbij en het ongemakkelijke gevoel bekruipt je dat er toch iets niet helemaal goed zit. Want waarom ontvang je nog steeds zo ontzettend veel e-mails? En waarom circuleren er nog steeds oneindig veel versies van hetzelfde document? Zie daar het probleem – niemand gebruikt de waanzinnige tools die je beschikbaar hebt gesteld.

Wat betekent dat voor jou? Veel geld verspild en beoogde voordelen niet gerealiseerd. Waarom ziet verder niemand in dat door deze tools te gebruiken jullie enorm veel geld en moeite gaan besparen op de lange termijn, waar jullie andere mooie dingen mee kunnen doen? Daar komt nog bij dat jij waarschijnlijk verantwoordelijk gehouden wordt voor deze suboptimale situatie.

Het goede nieuws is dat als je denkt dat deze situatie ietwat problematisch is, je in elk geval de goede kant op gaat. Maar je bent er nog niet.

Tooling is beschikbaar. So far so good. Toch vertonen mensen nog steeds hetzelfde gedrag als voorheen, waarbij ze gebruik maken van slechts 3 van alle beschikbare applicaties. Ook productiviteit lijkt niet toe te nemen. Wat zie je over het hoofd?

Dit is waar heuristieken om de hoek komen kijken. Oftewel, shortcuts die we gebruiken om alles te verwerken wat er op een dag gebeurt en onze aandacht vereist. De situatie zorgt voor verwarring en een gebrek aan controle, en je hebt het gevoel dat je niet de juiste kennis en expertise hebt om de situatie om te draaien. Een voordehandliggende shortcut die je brein nu zou kunnen toepassen is: “We hebben nu training nodig zodat we de tooling beter begrijpen en deze meer gebruikt zal worden.” (Ik wil meer weten over onderwerp X à laten we training volgen bij een expert in X.). Als iemand ons nu vertelt waar we moeten klikken en kijken, dan kunnen we techniek effectiever gebruiken. Toch?

De echte vraag hier is of dit echt helpt om de investering te rechtvaardigen en er meer uit te halen.

In het beste scenario neemt het gebruik na de training tijdelijk toe. Dat heb je aan het recency effect te danken. Gebruik neemt toe doordat het top of mind is bij gebruikers. Het levert jou wat goede nachtrust op en je kunt een positieve rapportage laten zien aan het management. Maar na een tijdje zie je het gebruik weer afnemen en vallen mensen snel terug in oude patronen.

Wacht even. Hoe komt dat?

Het verschil tussen een tool gebruiken en een tool omarmen

Oftewel, adoptie van een tool. Hoe je een stuk techniek, of applicatie, moet gebruiken is geen hogere wiskunde. Je kunt overal handleidingen en hulp vinden. Er is een enorme massa aan trainers beschikbaar die je alles kunnen vertellen over een specifieke tool. “Klik hier, doe dat, deel zo.” Op die manier leer je een nieuw trucje. Je leert het ‘wat’.

Maar hoe zorg je ervoor dat het blijft hangen?

Eenmalige training gaat je hier niet bij helpen. Dit zou een continu proces moeten zijn. Je leert ook niet hoe je een enkelhandige backhand à la Roger Federer slaat na een enkele tennistraining. Zelfs al zou meneer Federer de training eigenhandig geven. Het gaat om veel meer dan het trucje. Je moet ervan overtuigd zijn dat deze nieuwe manier van werken – of tennissen – echt waarde gaat toevoegen voor jou. Waarom zou je het doen? Waarom zou deze enkelhandige backhand ervoor zorgen dat ik meer ga winnen?

Je manier van werken veranderen is ook geen trucje. En het gaat zeker niet (alleen) om de ‘wat’. Gedrag veranderen, je manier van werken en gewoontes, dat gaat vooral om het ‘waarom’ en de ‘hoe’. Het vergt een veranderingsproces dat ingaat op het grotere geheel en focust op langetermijn voordelen. Dat betekent dat wat tools over de schutting gooien en mensen overspoelen met opties, functionaliteiten en eenmalige training (lees: een tool implementeren en er vervolgens het beste van hopen) je niet alle beoogde voordelen gaat brengen die je in gedachte had. En toch zien we dit vaak gebeuren in organisaties.

Je hebt een goed uitgedacht plan nodig dat je via een goede voorbereiding naar een oplossing en manier van werken brengt die uiteindelijk de nieuwe standaard wordt. Dat is complex. Het doel is om deze verandering makkelijker te maken. Mensen overweldigen met complexiteit zonder expliciete toegevoegde waarde gaat niet werken.

Gelukkig hoef je dit niet allemaal alleen te doen. Je kunt nog steeds gebruik maken van experts die je helpen en sturing bieden. Mijn collega’s en ik bijvoorbeeld hebben veel tijd besteed aan het makkelijker maken van verandering voor jou. Onze PACE methodiek is ontwikkeld om precies dit te doen. Het verhoogt gebruikers adoptie, in plaats van gebruik van de tooling, via vier fases: Prepare, Activate, Capitalize en Enhance. Dit levert een duidelijke roadmap op zodat de verandering het nieuwe normaal wordt binnen jouw organisatie.

Wil je meer weten over onze PACE methodiek? Download de whitepaper dan hier.

https://www.silverside.com/download/pace-whitepaper/