Project samenwerking - hoe houd je alles bij elkaar?

Lees meer

Gecertificeerde Project Managers zullen waarschijnlijk een specifieke training krijgen in de tools die ze kunnen gebruiken om projecten te managen? Er zijn echter zoveel opties.

Complexe projecten vereisen soms complexe tools, maar dit hoeft niet altijd zo te zijn. Samenwerken aan een project vereist een specifiek reeks vaardigheden en kan effectief  met standaard apps in Office 365 vaak effectief worden uitgevoerd.

Projecten hebben over het algemeen een begin- en een einddatum, wat anders is dan samenwerken op ‘on-going basis’. Denk bijvoorbeeld aan de implementatie van een nieuw content managementsysteem. Voor de kleine en eenvoudigste projecten wordt vaak een combinatie van Outlook, Excel en wellicht todo’s gebruikt. Kijk echter ook eens naar Microsoft Teams als je toch al Office 365 in huis hebt.

Hieronder enkele basisprincipes voor het gebruik van Microsoft Teams:

Plan:
• Denk goed na over wie er aan het project gaat werken. Gebruik bestaande teams en voeg een nieuw kanaal toe voor het project of creëer een nieuw team;
• Wil je externe gebruikers toevoegen? Maak dan een nieuw team aan, je wilt namelijk niet (per ongeluk) externe gebruikers toegang geven tot interne gegevens;
• Moeten alle gesprekken uit het project bewaard worden, of kun je deze verwijderen zodra het project is voltooid? Teameigenaren kunnen kanalen of een heel team verwijderen;

Stel jouw Team/ Kanaal in:
• Geef het een goede naam waardoor het voor iedereen herkenbaar is. Dit helpt gebruikers om het team het te vinden en te herkennen;
• Gebruik de beschrijving om het doel van het team/kanaal uit te leggen. Bijvoorbeeld ‘Project X: taken, documenten en gesprekken. Vermijd e-mail en gebruik dit kanaal voor al onze projectsamenwerking’;
• Voeg automatisch het kanaal toe aan de favorietenlijst van mensen zodat ze het kanaal gemakkelijk kunnen vinden. Ze kunnen deze altijd nog zelf uit hun favorieten verwijderen als ze dat willen;
• Voeg een Microsoft Planner-tabblad toe en rangschik buckets voor verschillende soorten taken of categorieën;
• Je hebt nu een complete digitale werkplek voor alle projectsamenwerking.

project samenwerking

Silverside

Project samenwerking:
• Probeer alle gesprekken en statusupdates in ‘Conversations’ te voeren. Geen e-mail meer, behalve voor meldingen vanuit Microsoft Teams;
• Bewaar alle documenten en koppelingen naar andere documenten in ‘Bestanden’. Hierdoor heb je één versie van elk bestand. E-mail vervolgens nooit meer een bestand, maar alleen de link naar het bestand of @mention de betrokken persoon in de reacties;
• Gebruik de Wiki voor het delen van informatie of om te brainstormen. Wiki’s zijn over het algemeen beter geschikt voor het delen van informatie welke langer bewaard moet worden dan bijvoorbeeld een gesprek. Denk aan technische ontwerpen, werkstromen enz.
• Organiseer taken in buckets, wijs deze aan één of meer teamleden toe, inclusief checklists, bijlagen en opmerkingen. Geef begin- en einddatums op en controleer de voortgang (zelfs gecategoriseerd). Een uitgebreide functionaliteit, welke visueel zeer effectief is;
• Plan evenementen of vergaderingen in Microsoft Teams door op het tabblad ‘Vergaderingen’ in de navigatiebalk aan de linkerkant van het scherm te klikken. Selecteer vervolgens ‘Een vergadering plannen’. Zorg hierbij dat je het juiste kanaal selecteert, zodat de juiste mensen automatisch uitgenodigd worden en iedereen weet waar de documentatie te vinden is met betrekking tot de vergadering.

Ja, er vindt op deze manier een grote hoeveelheid samenwerking plaats in Microsoft Planner. Maar, omdat dit wordt toegevoegd aan het team, kunnen teamleden alles in één app doen door simpelweg de verschillende tabbladen te openen. En ja, je zul nog steeds e-mails ontvangen – maar dit zijn in principe alleen meldingen welke gemakkelijk kunnen worden verwijderd zodra je ze hebt gelezen.

De grootste voordelen van het samenwerken in Microsoft Teams nog even achter elkaar: alle samenwerking op één plek, slechts één versie van elk document, spreadsheet of presentatie waar iedereen (tegelijk) aan kan werken en het eenvoudig toewijzen en volgen van prioriteiten en taken. Volgens ons de perfecte tool voor projectmanagement, welke ook nog eenvoudig, intuïtief en leuk is om te gebruiken!