Remote werken met je team: Hoe communiceer je efficiënt met elkaar?

Lees meer

Tegenwoordig is werken met je team op afstand de normaalste zaak van de wereld. Steeds meer organisaties hebben locaties wereldwijd en werken met verschillende projectteams.  

Harvard Business Review meldt dat volgens recente studies van Gallup and the Bureau of Labor Statistics, 22% van de Amerikanen vanuit huis werkt. Alhoewel bijna 50% betrokken is bij remote werken of virtueel met teams.

 

remote work

In het verleden betekende samenwerken en communicatie tussen deze externe teams, duizenden e-mails en telefoontjes. Maar de onmogelijkheid om fysiek samen te zijn en gesprekken en discussies te voeren, had een negatieve invloed op de productiviteit.

Online en virtuele vergaderingen hebben een revolutie teweeggebracht in de samenwerking en productiviteit voor teams die remote werken. Tools zoals Skype for Business en Microsoft Teams openden een compleet nieuwe wereld voor teamwerk op afstand (lees de blog Online team collaboration with Microsoft Teams) . Door het internet, de beschikking van eenvoudige digitale vaardigheden en de juiste tools is het nu mogelijk om op afstand samen te werken. Denk aan vergaderingen houden, brainstormen, samenwerken aan projecten, oplossen van problemen en nog veel meer. Hoewel teamwerk op afstand tegenwoordig een gewoonte is voor de meeste organisaties, zijn er nog veel uitdagingen.

 

Gebrek aan lichaamstaal

Wanneer je op afstand samenwerkt, ontbreekt lichaamstaal volledig. Dit kan misverstanden, verwarring, verkeerde interpretaties en andere communicatieproblemen veroorzaken. Dit zou invloed kunnen hebben op de sociale interactie, productiviteit en efficiëntie.

 

Afstanden

Er zijn drie soorten afstanden te noemen als het gaat om remote werken: fysiek (plaats en tijd), operationeel (teamgrootte en vaardigheidsniveaus) en affiniteit (waarden, vertrouwen en onderlinge afhankelijkheid). Virtuele en online vergaderingen verminderen fysieke afstanden, maar compenseren niet de verschillen in vaardigheden tussen teamleden.

 

De oplossing

De oplossing voor deze twee belangrijkste uitdagingen is niet zozeer de gebruikte technologieën. Om op het hoogste niveau te presteren, moeten teams op afstand continue nieuwe en betere manieren vinden om te (samen) te werken en te communiceren. 

 

remote team work

 

1. Duidelijkheid en consistentie

Om misverstanden en miscommunicatie te voorkomen, is het van fundamenteel belang dat leden van het team regels en normen opstellen en deze respecteren. Enkele voorbeelden hiervan zijn: een reeks afkortingen hanteren, verwachte reactietijd, regels voor het gebruik van communicatieplatforms zoals Microsoft Teams.

 

2. Beperk het digitale volume

Hoewel communiceren in een platform zoals Microsoft Teams het aantal e-mails van teamleden aanzienlijk zal verminderen, betekent dit niet dat je honderden berichten in een teamchat kunt sturen. Discussies moeten altijd een doel hebben en een teamgesprek vol berichten en bijlagen zal de productiviteit van het team niet ten goede komen. Probeer alleen berichten te sturen wat relevant is voor het team.

 

3. Respecteer altijd de ‘sociale regels’ wanneer je met elkaar communiceert

Op afstand communiceer je via digitale apparaten en online vergaderingen. Je hebt geen fysieke en persoonlijke gesprekken met je teamleden. Echter het zijn natuurlijk mensen waarmee je praat. Een voor één verschillende persoonlijkheden. Vergeet daarom niet om de normale normen van sociale interacties te respecteren, een simpele bedankt, goedemorgen, fijne dag verder, en uitdrukkingen als deze zijn altijd welkom. Ook in chats en gesprekken online.

 

4. Relaties met je teamleden versterken

Je team is samengesteld door mensen waarmee je dagelijks werkt en communiceert. Gesprekken moeten niet alleen over werk gaan. Het creëren van gelegenheden voor feesten en socializen kan relaties versterken en de basis leggen voor toekomstige samenwerking. Zoek naar manieren om het gevoel van afstand kort te houden. Feliciteer voor een verjaardag, maak gepersonaliseerde memo’s, deel iets grappigs, vertel iets persoonlijks, vraag om advies … dit is ook een onderdeel van het team leven op afstand!

Zoals eerder aangegeven kunnen uitdagingen op het gebied van remote werken niet worden opgelost door het gebruik van technologie. Miscommunicatie is altijd een risico. Echter door de regels te begrijpen en de juiste communicatievaardigheden onder de teamleden te creëren, kunnen teams op afstand efficiënter werken.

 

Kom naar onze gratis workshop Samenwerken als team met Office 365 op 12 maart 2019 en ervaar zelf hoe je de samenwerking met elkaar kan bevorderen met Microsoft Teams!