Het managen van taken in Office 365: Gebruik Microsoft To-Do

Lees meer

‘Overleven’ in de hedendaagse moderne werkomgeving en digitale werkplek waar technologie, collaboration en productiviteit belangrijker zijn dan ooit, is geen gemakkelijke taak. Technologie maakt het ons mogelijk om productiever te zijn op het werk en meer dingen te doen in minder tijd. Tools en apps zorgen ervoor dat we ons dagelijks werk beter kunnen managen. Collaboration heeft een nieuw tijdperk bereikt met slimme tools waarmee mensen overal ter wereld op afstand kunnen samenwerken. Ik maak ook deel uit van deze werkomgeving waarin ik word blootgesteld aan al deze technologie. Het zorgt ervoor dat ik mijn taken beter kan managen, dingen op een snelle manier kan doen, goed kan samenwerken en nog veel meer. Soms vraag ik mij tijdens een werkdag af, wat is het moeilijkste om te doen? Mijn antwoord: het managen van alle dingen die ik moet doen. In één woord? TAKEN

managen van taken

Zoals ik al eerder zei, komt technologie ons een helpende hand bieden als we het hebben over plannen en managen van taken voor verschillende projecten. Ik heb het niet alleen over je Outlook-agenda, maar meer dan dat. Zoals je waarschijnlijk weet vond Microsoft Ignite 2018 plaats in september en zijn er veel aankondigingen gedaan. De hoofdrolspeler van deze conferentie was ongetwijfeld Microsoft Teams en al zijn nieuwe integraties met andere apps. Na de on-demand sessies op afstand te hebben gevolgd, werd mijn interesse gewekt door een sessie van ongeveer dertig minuten, gepresenteerd door Simon Chan, senior program manager over how to manage my personal tasks across Microsoft Office 365. 

En eigenlijk beantwoordde deze sessie mijn belangrijkste zorg: hoe kan Office 365 mij helpen bij het managen van al mijn dagelijkse taken in verschillende projecten?

Het Microsoft ecosysteem is complex. Er is een groot aantal tools voor algemene doeleinden, taken en projectmanagement die we kunnen gebruiken in o.a. Microsoft Teams, Project Online, Planner, Outlook, OneNote en To-Do. De mogelijkheden zijn bijna oneindig. Deze sessie was specifiek gericht op het managen van jouw persoonlijke en individuele taken met behulp van de Office 365-app To-Do.

To-Do, jouw persoonlijke taken manager

To-Do is in feite jouw persoonlijke taken manager die helpt jouw dagelijkse taken te managen op verschillende platformen. De app houd je taken overzichtelijk waardoor je optimaal productief kunt zijn. De visie van Microsoft is om de gebruiker centraal te stellen. Men kan in één oogopslag zien wat je moet doen, wanneer je het moet doen en wat je al hebt gedaan. Zo heb je controle over al je taken.

Microsoft visie To-DoHet is dus de bedoeling om alle taken binnen alle verschillende apps vast te leggen en ze op één plek te organiseren: To-Do. Dankzij deze app werk je productiever. Echter staat Microsoft nog maar aan het begin van het proces om deze visie op te bouwen.

Nieuwe functies in To-Do:

  • Mijn daghet is een dagelijks overzicht van taken en helpt je te focussen op het voltooien van de belangrijkste taken. taken voltooid in To-DoBovendien geeft “suggesties” je een overzicht van taken en doet aanbevelingen van alles wat je moest doen, maar nog niet hebt gedaan. Hiermee is het gemakkelijk om prioriteiten aan te brengen in je dagelijkse taken die je wilt bereiken. En deze tool werkt echt. Microsoft heeft dankzij een onderzoek ontdekt dat 75% van de taken binnen Mijn dag zijn voltooid.
  • Intune: Microsoft heeft support ingeschakeld voor Intune in To-Do. Intune is een clouddienst voor het beheren van bedrijfsmobiliteit (Enterprise Mobility Management, EMM) die werknemers in staat stelt om productief te zijn terwijl jouw bedrijfsgegevens veilig blijven. Het wordt nu voor Intune-klanten aanzienlijk eenvoudiger om de app te implementeren.
  • Lijst delen: een eenvoudige manier om samen te werken aan jouw taken. Een manier om taken in hele kleine groepen te managen. Je kan een takenlijst delen door een link te maken en deze te delen met de app die u het meest gebruikt (zoals Microsoft Teams). Mensen die de link zullen ontvangen, kunnen aan jouw To-Do lijst deelnemen. Je kan zelf beslissen wanneer je wilt stoppen met het delen van lijsten.
  • Stappen: je kunt stappen gebruiken om meer gestructureerde details toe te voegen aan jouw taken. Maar wat je ook met stappen kunt doen is het toevoegen van subtaken waarmee je grotere taken kunt opsplitsen in kleinere en beter bereikbare stappen.
  • Taken markeren: een snelle manier om sommige taken met hoge prioriteit te markeren. Het is ook een eenvoudige manier om prioriteiten te stellen in meerdere lijsten. Daarnaast valt het visueel op en het groepeert alle taken met hoge prioriteit in één overzicht. Donkere modus in To-Do
  • Donkere modus: Het is nu beschikbaar en u kunt uw Taken-app met een donkere achtergrond gebruiken. Jouw lijsten, taken, prioriteiten en hoogtepunten zijn visueel aantrekkelijk, ondanks de donkere achtergrond.

To-Do nieuwe integraties in Microsoft Office 365

  • Integratie met Outlook takenOutlook integratie in To-Do wanneer je een taak binnen To-Do toevoegt verschijnt het ook in jouw Outlook taken. Deze integratie is zeker nuttig voor iedereen die een workflow tot stand brengt tussen zijn e-mail- en Outlook-taken. Nu kunnen ze taken via de mobiele app To-Do toevoegen
  • Outlook Web Email Integratie: jouw takenlijsten zijn geïntegreerd in je Outlook Web-e-mail, zodat je eenvoudig taken uit je e-mails in jouw takenlijsten kunt slepen. Deze integratie helpt je ook je Postvak IN beter te managen en het aantal e-mails in je inbox te verminderen terwijl je alle taken die je moet doen bijhoudt in To-Do. Bovendien kun je jouw taken managen terwijl je jouw e-mails controleert zonder tussen verschillende apps te schakelen. Verwacht eind 2018.
  • Outlook Kalendar Integratie: To-Do is geïntegreerd met je Outlook Kalender, hierdoor kan je eenvoudig je agenda beheren en tijd blokkeren om te focussen op taken met hoge prioriteit, zonder je Kalender te verlaten. Verwacht eind 2018
  • Gemarkeerde emails: de manier waarop gemarkeerde e-mails werken, is heel eenvoudig. Het is ook een ongelooflijk krachtige tool. Wanneer je een e-mail ontvangt waarin je bepaalde acties moet ondernemen, klik je eenvoudig op de vlag, ga naar de knop To-Do in jouw Outlook en je vindt de gemarkeerde e-mail rechtstreeks in jouw takenlijst. Gemarkeerde e-mails werken in alle Outlook-clients. Verwacht eind 2018.

Planner integratie in To-Do

  • Planner en To-Do: Planner is de plek voor al jouw teamworkmanagement. In Planner krijg je veel taken toegewezen. En om al jouw taken binnen Planner te zien is er een venster met de naam “Mijn taken”. Maar wat als je op één plek jouw Planner-taken wilt zien, samen met al je andere taken (zoals vanuit je Outlook of andere apps)? Het antwoord hierop is de integratie van Planner in To-Do. Deze integratie zal in het voorjaar van 2019 worden uitgerold.

Met deze nieuwe functies en integraties maakt Microsoft To-Do een eenvoudige en flexibele app om taken te beheren. Het lijkt erop dat To-Do de hub zal worden voor task management, terwijl Microsoft Teams de hub is voor samenwerking. Als je meer wilt weten over de nieuwe functies van Microsoft Teams die zijn aangekondigd tijdens Microsoft Ignite 2018, lees dan de blog Microsoft Ignite 2018: Microsoft Teams, the hub for teamwork.

Silverside eBook

Download our eBook
Resistance to Change

Join our mailing list to receive the eBook. After subscribing you will receive the eBook in your maibox. And... we will not SPAM you with stuff you don't like. It is all about happy users.

You have succesfully subscribed. Please check your mailbox (and your SPAM-folder) for a copy of the eBook.

Silverside eBook

Download our eBook
Silverside Collaboration framework

Join our mailing list to receive the eBook. After subscribing you will receive the eBook in your maibox. And... we will not SPAM you with stuff you don't like. It is all about happy users.

You have succesfully subscribed. Please check your mailbox (and your SPAM-folder) for a copy of the eBook.

Silverside eBook

Download our eBook
Template Communication Plan

Join our mailing list to receive the eBook. After subscribing you will receive the eBook in your maibox. And... we will not SPAM you with stuff you don't like. It is all about happy users.

You have succesfully subscribed. Please check your mailbox (and your SPAM-folder) for a copy of the eBook.

Silverside eBook

Download our eBook
Template Adoption Plan
for Office 365

Join our mailing list to receive the eBook. After subscribing you will receive the eBook in your maibox. And... we will not SPAM you with stuff you don't like. It is all about happy users.

You have succesfully subscribed. Please check your mailbox (and your SPAM-folder) for a copy of the eBook.