Komende veranderingen voor Microsoft OneNote

Lees meer

Een goede vriend van mij hoopte productmanager te worden voor Microsoft OneNote en koos voor een opvallende manier om zichzelf te presenteren: hij beplakte zich helemaal met Post-it Notes en liep zijn lokale Microsoft-kantoor binnen. Echter, bij aankomst werd zijn aanpak direct belemmerd omdat de receptioniste niet eens wist wat Microsoft OneNote was.

Gebrek aan kennis lijkt nog steeds een uitdaging voor Microsoft – mensen zijn óf fans óf weten amper dat het product bestaat. Hoewel OneNote sinds Office 2003 onderdeel is van Office en nu deel uitmaakt van Windows 10, blijft het onderbenut. Wellicht is het mede hierom dat Microsoft zich momenteel met OneNote for Classrooms richt op de onderwijsmarkt. Wellicht dat deze markt binnen tien jaar optimaal gebruik maakt van het programma, maar dat is iets wat we op de lange termijn moeten bekijken.

Microsoft OneNote op Windows wordt geleverd in twee edities:
1. De volledige clientversie in Office 2016;
2. De Windows 10-applicatie, geïnstalleerd als onderdeel van Windows 10 en bijgewerkt vanuit de Microsoft Store.
De Office-editie van OneNote is altijd vollediger geweest dan de app-versie, en hoewel een OneNote-notitieblok in beide versies kan worden geopend, werkte het verwarrend om twee edities te hebben. En onnodig. Maar deze verwarring staat op het punt te verdwijnen.

Microsoft heeft onlangs de toekomstvisie gedeeld van OneNote voor Windows-gebruikers: de volledige clientversie verdwijnt en de app-versie wordt het primaire aanbod (zie De beste versie van Microsoft OneNote voor Windows). Frequente gebruikers van Microsoft OneNote zullen gemerkt hebben dat terwijl de app-versie de afgelopen jaren extreem is gewijzigd, de OneNote 2016-editie nauwelijks is aangeraakt.

De OneNote-applicatie biedt verschillende functies die niet beschikbaar zijn in de volledige clientversie. Daarnaast zijn er meer features onderweg. Huidige verschillen zijn onder meer inkteffecten, betere ondersteuning voor inkt-naar-tekst, een snellere en betrouwbaardere sync-engine, Onderzoeker (voor het vinden van bronmateriaal en inhoud om over het onderwerp te citeren; dit vereist een Office 365-abonnement), en een lijst met recentelijke wijzigingen (alle aantekeningen over notitieblokken die je onlangs hebt gewijzigd). Nieuwe aankomende functies zijn tags en zoeken naar tags (met tags die op apparaten staan) en live voorbeelden van Office-documenten op een OneNote-pagina.

Echter, een mogelijkheid die niet wordt opgenomen in de OneNote-applicatie, is ondersteuning voor offline notitieblokken. In de applicatie worden alle notitieblokken gemaakt in OneDrive (of een SharePoint-teamsite) en vervolgens gesynchroniseerd met een lokaal apparaat. In de OneCloud-clientversie is het daarentegen mogelijk om een ​​offline notitieblok maken. Voor mensen die hun informatie helemaal niet in de cloud willen opslaan – of als dit vanwege strenge privacywetten verboden is – biedt de cliëntversie een groot voordeel ten opzichte van de applicatie. In de toekomst is de verklaring van Microsoft “als je het niet leuk vindt, zoek dan een ander product.” Fans van de volledige clientversie kunnen Microsoft OneNote 2016 blijven gebruiken wanneer Office 2019 op de markt komt, maar er is geen nieuwe 2019-editie van OneNote gepland. Op dit moment is het onwaarschijnlijk dat Microsoft in de nabije toekomst nog veel mogelijkheden gaat toevoegen aan OneNote 2016, dus wordt het product in wezen uit gefaseerd.

Over het algemeen zijn er veel mensen boos op deze verklaring van Microsoft – het UserVoice-forum voor OneNote bevat boze en gepassioneerde reacties van veel gebruikers om de OneNote-desktopeditie in Office 2019 te behouden. Het is interessant om te zien of Microsoft een nieuwe beslissing maakt gebaseerd op deze meningen en steun van fans.

Bij Silverside adviseren we om Microsoft OneNote zowel persoonlijk te gebruiken voor persoonlijk informatiemanagement en als onderdeel van team- en groepswerk. Een OneNote-notitieblok kan worden toegevoegd aan een Microsoft Teams-werkruimte om zo door het hele team te worden gebruikt en gedeeld voor het vastleggen van ideeën, bijvoorbeeld tijdens een vergadering. Lees ons document Smarter Meetings Principles en het bijbehorende werkboek Smarter Meetings met Microsoft Teams.

 

Samengevat, wat je nu kunt doen:

• Als je Microsoft OneNote nog niet hebt gebruikt, maar overweegt om dit te doen: begin dan met de OneNote-applicatie. Op dit moment is dit de juiste richting voor nieuwe gebruikers van een geweldig product.
• Als je op OneNote 2016 vertrouwt, maar de applicatie niet aan jouw vereisten voldoet, kun je de functies die je nodig hebt op het OneNote Uservoice-forum delen. En overweeg hierbij dan ook om jouw steun aan andere oproepen toe te voegen, welke wellicht zorgen voor een heroverweging van de strategische richting van Microsoft.
• Op een gegeven moment, als Microsoft het huidige pad blijft volgen en de applicatie niet voldoende voor jou wordt (bijvoorbeeld zonder ondersteuning voor offline notitieblokken), zul je een alternatief moeten vinden.