Referentieverhaal Kawasaki - IBM Connections

Lees meer

In gesprek met Frank Barendsma – Manager ICT bij Kawasaki Motors Europe N.V. over de implementatie van Kawasaki Connect met IBM Connections als intranet en communicatie platform.

 

IBM Connections bij Kawasaki?

Als internationale speler in de wereld van motorfietsen en met meerdere vestigingen in Europa groeit bij Kawasaki Motors dagelijks de behoefte naar betere communicatie. Vanuit de R&D afdeling ontstond enkele jaren terug sterk de behoefte voor een platform om beter met elkaar te kunnen communiceren. Er werd al gewerkt met IBM Cognos en vanuit deze hoek werd er gekeken naar IBM Connections als optie om de nieuwe behoefte te vervullen.

 

Wanneer kwam het in je op om dit op te pakken?

Het huidige ICT-team dat verantwoordelijk is voor IBM Connections heeft het project geërfd van een collega die inmiddels met pensioen is. Dit resulteerde in een nieuwe start met een nieuwe aanpak: “Laten we IBM Connections langzaam introduceren met kleine stapjes en kijken hoe de organisatie daar op reageert.” De introductie van een Bulletin Board System (BBS) heeft geholpen met de introductie van IBM Connections. Dit is een goede methodiek.

R&D had het wel opgepakt, maar het nooit tot een succes gemaakt. Met deze wetenschap werd er een nieuw pilot uitgezet waarbij vooraf duidelijk de KPI’s werden vastgesteld. Er werd gestart met een Bulletin Board System (BBS) waarop informatie werd gedeeld met de organisatie, gevoed vanuit IBM Connections. Denk aan successen tijdens Motor Grand Prix, maar ook berichten van HR aangaande personeel en organisatie.

 

Was er weerstand binnen de organisatie?

Aanvankelijk was er weerstand, zoals vaak bij veranderingen. Het werd vergeleken met Facebook en er kwamen reacties als “Krijgen we er weer een systeem bij?” en er heerste angst, want… “Nu kan men zien wat ik doe!”.

“De grootste uitdaging was dus adoptie van Kawasaki Connect.“Ik ben redelijk eigenwijs en was er van overtuigd dat men dit wel ging begrijpen, dus niet!”

 

Wat heeft je echt geholpen?

Voor de introductie van IBM Connections is er gestart met diverse pilots en binnen deze pilots werd gekeken naar de succesfactoren. Gedurende de pilots werden steeds dezelfde vragen gesteld die ook ter sprake kwamen tijdens de sessie met Silverside. Vragen als “Welke processen gebruik je?”, “Wat wil je bereiken?” en “Ga kijken waar jeIBM Connections kan inzetten en het management kan overtuigen met KPI’s”. Vanaf hier start het adoptie proces voor IBM Connections.

“De Silverside methodiek heeft ons geholpen om mensen te overtuigen niet terug te vallen in hun oude werkwijze”

 

Wanneer besloot je IBM Connections te lanceren?

Na de eerste successen zijn de Champions binnen Kawasaki Connect opgetreden als ambassadeur voor het platform. Het eerste succes werd behaald via het delen van bestanden en met name rondom de Rotation Schedule. Dit is een belangrijk document dat inzichtelijk maakt welke motorfietsen er op de verschillende shows door Europa staan. Waar er eerst – op de ouderwetse wijze – een document werd rondgestuurd naar alle branches, wordt er nu gebruik gemaakt van IBM Connections om alles bij te houden. Er is veel communicatie rondom dit document, dus actuele en correcte data is van groot belang.

IBM Connections

“De Silverside methodiek heeft er voor gezorgd dat we meerdere groepen konden overtuigen voor het inzetten van IBM Connections.”

 

Waren er na deze stap beproevingen en successen?

Na de pilots werd men nieuwsgierig en tegenstand werd omgezet in interesse. De angst verdween en er was succes tijdens verschillende sessies en trainingen. Zo ontstond ook behoefte aan extra trainingen. Inmiddels is de Marketing afdeling ook gestart met IBM Connections. Met name als het gaat over het samenwerken rondom bestanden (bestandsbeheer) is er het besef dat er veel verbeterd kan worden. Tijdens de sessies zag je bij mensen het kwartje vallen.

beproeving

De volgende stap was dan ook een logische stap: ga op zoek naar meer toepassingen en probeer meer mensen aan boord te krijgen. HQ – het hoofdkantoor in Nederland – loopt voorop, maar hoe krijgen we alle landen (branches) aangesloten? Specifieke trainingen kunnen de oplossing zijn. Er zijn cases beschikbaar en deze moeten we gebruiken om IBM Connections inzichtelijk te maken en de meerwaarde te tonen. Wij hebben gemerkt dat Video-conference niet werkt, dus er is behoefte aan meer live sessies. De impact is van een training middels een Video-conference is gewoon minder.

Nederland is duidelijk een voorloper, maar in andere Europese landen gaat het wat minder snel dan wij zouden willen. Dit komt met name door de hiërarchische cultuur, oude gewoontes en de wet- en regelgeving die van toepassing zijn op de betreffende organisatie. Hier ligt onze volgende uitdaging. Met name als het gaat om het delen van kennis en expertise. IBM Connections moet dit voor ons mogelijk maken.

“Stop geen energie in mensen die niet mee willen werken zoals de Rogers Curve voorschrijft – de 16% laggards zullen altijd een reden proberen te vinden om niet mee te doen.

Rogers Adoption Curve Silverside

Zoals iedere IT-afdeling hebben ook wij onze uitdagingen. Het ‘not invented by me syndrom’ en ‘omdat het op een computer draait komt het waarschijnlijk van IT’ in combinatie met vragen als “Hoeveel uur per dag ben je nou bezig met IBM Connections?” hebben ons doen inzien dat het inzetten van de Silverside methodiek ons helpt bij het verder uitrollen van onze nieuwe werkwijze.

“Het is aan jou om te bepalen welke tools je wilt gebruiken. 1-op-1 pak je Sametime. Is het een team aangelegenheid? Dan gaat het via IBM Connections!”

 

Was er ook een dieptepunt in het traject?

Als we eerder hadden ingezet op het aanpassen van het gedrag van de organisatie, dan hadden we de doorlooptijd van de pilots en adoptie kunnen versnellen. Dit is iets wat we meenemen in de volgende uitdaging.

Na het omslagpunt – wellicht wat tegenslag – heb je meer kennis opgedaan. Wat was je doel, je visie? Zijn er nog grote hindernissen te nemen of is er al sprake van een laatste uitdaging?
Als doel heeft Kawasaki om eerst alle afdelingen in Nederland aan te sluiten en dit succes te delen met Europa. In ieder land is wel een aantrekker aanwezig en deze ambassadeurs hebben wij nodig om van KC internationaal een succes te maken. En dit gaat lukken door succesverhalen te delen met anderen.

“We zijn pas een jaar volop bezig, maar na drie jaar overheerst het gevoel dat we er bijna zijn. De adoptie van de tool begint te komen, middels de inzet van de trainingen. Wij moeten er als team wel bovenop blijven zitten. Iedereen heeft het druk – dus we hebben allemaal weinig tijd.”

 

Als je terugkijkt op het traject. Welk gevoel overheerst er dan?

Letterlijk: “licht aan het einde van de tunnel”. De nieuwe werkmethodiek werpt ook zijn vruchten af. Nieuwe medewerkers worden direct met de nieuwe methodiek geïntroduceerd. De Work Agreement van Silverside wordt ingezet voor verschillende doeleinden en gebruikt als houvast, denk hierbij aan:

  • Welk probleem gaan we oplossen?
  • What’s in it for me?
  • Welke tools wil je gebruiken?
  • Voor welke groep doe je dit?
  • ‘Stop doing and start with’ scenario’s.

 

Wat zou je anders doen?

Mochten we het traject nog een keer starten zouden wij meer geduld hebben. Met hetzelfde enthousiasme starten, maar eerder kijken naar methodieken. Meer intern overtuigen en draagvlak creëren. Soms moet ik mijn enthousiasme een beetje temperen.

Wij hebben heel erg ingezet van goedkeuring en buy-in van senior management om daar mee iets meer bewustwording te creëren. De buy-in van mensen die er mee gaan werken is echter veel belangrijker.

“Zoek ambassadeurs om adoptie mogelijk te maken. Kort maar krachtig: Meer bottom-up dan top-down werken. Ambassadeurs vinden is cruciaal om draagvlak te houden.”

 

Wat voor mogelijkheden zie je voor ‘bots’?

Chat Bot

Vooruitgang van bots is niet te stoppen. Het is een kwestie van tijd voordat we daar mee gaan werken. Met de snelheid waarin dingen nu gaan moeten we ook keuzes maken. Voordat je klaar bent, ben je al weer ingehaald.

“Pick your battles” Bots kunnen misschien het gat dichten? Bewustwording is er nog niet. Op het moment hebben wij andere uitdagingen. We zijn er wel nieuwsgierig naar, met name ik persoonlijk; ik wordt wel blij van de gedachten dat ons Rotation Schedule zich straks automatisch bijwerkt en distribueert op basis van GPS signalen van de motorfietsen. Maar misschien is dat wel iets teveel gevraagd… of niet?

Op de korte termijn? Het meten van de stemming binnen de organisatie? Men kijkt op buienradar om te kijken wat voor weer het wordt, maar wat voor verwachtingen zijn er binnen de organisatie. Of een geautomatischseerd bulletin board (BBS). Nu zijn het nog mensen die het systeem vullen met informatie, maar het zou natuurlijk ‘top’ zijn als dit geautomatiseerd kan naar aanleiding van persoonlijke interesses.

En… Als ik er niets voor hoef te doen, dan is het prima. Het moet wel laagdrempelig zijn! Ik ben heel benieuwd!

Lees hier ook het verhaal over de digitale werkplek van de kleinste bank van Nederland.

SilverTeam