Bereid een vergadering effectief voor met Microsoft Teams!

Lees meer

Denk aan het aantal vergaderingen dat je in een week hebt gehad.. het zijn er veel! Volgens de Time Management-studie van Bain & Company uit 2014 wordt 15% van de tijd van een organisatie besteed aan vergaderingen. Geschat wordt dat senior executives 50% tot 75% van hun tijd in vergaderingen met elkaar doorbrengen.

 

Hoe kan Microsoft Teams hierbij helpen?

Wat kunnen we anders doen? Of misschien beter? Onze tijd is een van de middelen waar we nog grip op hebben. Vaak ervaren we stress en kost het veel tijd om een vergadering voor te bereiden. Het is geen probleem om een kleine groep mensen uit te nodigen voor een vergadering, maar wat gebeurt er wanneer je 100, 200, of zelfs meer mensen nodig hebt? Je moet alle uitnodigingen versturen, relevante documenten delen en de agenda van de vergadering presenteren voor een groot aantal collega’s.
Daarom heeft de voorbereiding van een vergadering zonder enige twijfel tijd nodig. Microsoft Teams kan jou hierbij helpen. Het biedt een aantal geweldige functionaliteiten.

Ik zal je een snelle manier laten zien hoe je uitnodigingen voor vergaderingen kan versturen via Channels in Microsoft Teams.

  1. Ga naar Microsoft Teams, select Meetings links in de navigatie, klik op ‘’Schedule a Meeting” onder aan het scherm.

  1. Selecteer het juiste kanaal binnen jouw team. Dit zorgt ervoor dat alle gebruikers binnen dit kanaal een uitnodiging voor de vergadering ontvangen. Voeg ook een titel toe, selecteer de locatie, het tijdstip van de vergadering en presenteer de agenda en doelstellingen.

 

  1. Door het kanaal te selecteren, hoeft je niet voor elke persoon afzonderlijk en handmatig uitnodigingen te verzenden. Alle deelnemers ontvangen een uitnodiging en melding in hun Microsoft Outlook-app en binnen Microsoft Teams.

Wat kan je nog meer? Degene die niet aanwezig kunnen zijn op de locatie, kunnen de meeting virtueel bijwonen!

Hoe? Elke verzonden uitnodiging bevat de link “Join Microsoft Teams Meeting” om rechtstreeks deel te nemen aan het videogesprek binnen Microsoft Teams dat actief zal zijn tijdens de vergadering.

Door deel te nemen aan de vergadering in Microsoft Teams, hebben alle deelnemers toegang tot alle bestanden en documenten die relevant zijn voor de vergadering. Op deze manier kunnen alle medewerkers zich goed voorbereiden op de aankomende vergadering.