Een project uitvoeren met Office 365

Lees meer

Een project uitvoeren met Office 365 kan een uitdaging zijn. Productiviteitsscenario’s kunnen je hierbij helpen! Deze bieden richtlijnen hoe en wanneer welke app binnen O365 gebruikt kan worden, met als resultaat dat je effectief en efficiënt werkt. Daarnaast wordt er rekening gehouden met de behoeften en de gewenste resultaten. Hieronder volgen verschillende stappen die nodig zijn om het productiviteitsscenario ”Hoe run je een project met Office 365” succesvol toe te passen.

project management-silverside

 

1. Definieer het project

Allereerst moet je de gewenste resultaten bepalen inclusief een strikte tijdsplanning en het toewijzen van de juiste mensen. Daarnaast is het essentieel om regels vast te stellen en te bepalen wat er totaal aan financiële middelen nodig is. Bovendien moet er beslist worden welke type project geschikt is om de vooraf vastgestelde doelen te bereiken.

Wordt het een teamproject? Wees je er dan van bewust dat er geen projectmanager zal zijn. Dit houdt in dat elk lid in staat moet zijn om de taken en de tijd zelf te beheren. De Office 365 tools die voor dit soort projecten het meest gebruikt worden, zijn: Excel, To-do, Outlook Groups, Planner.
Wordt het een informeel project? In dit geval zal er een projectleider zijn die het project daadwerkelijk begeleidt en andere werknemers aanstuurt. De beste tools hiervoor zijn Planner, Teams en Outlook Groups.

 

2. Kies de juiste methode

De tweede stap is om de juiste methode te kiezen voor de implementatie: change management, proces gebaseerde methodieken of kies je voor iets anders? De keuze voor een juiste methode is niet makkelijk, het is namelijk afhankelijk van veel verschillende kenmerken van een project.

 

3. Selecteer jouw tools

Verhoog de efficiëntie van het project door de meer geschikte Office 365 tools te selecteren. Je kan kiezen uit meer dan 20 apps: Skype voor Bedrijven voor chatten en vergaderen via video, SharePoint voor het delen en terugvinden van documenten, Microsoft Outlook voor traditionele email en taken, Microsoft OneDrive voor het opslaan, delen en terugvinden van documenten en data en uiteraard Yammer, Microsoft Planner, Microsoft Teams en Microsoft OneNote. Maar hoe kan je je hierop oriënteren? In het artikel Wanneer gebruik je wat wordt een richtlijn gegeven voor het maken van een keuze.

 

4. Voorkom valkuilen voor het mislukken van een project

Enkele punten die je moet vermijden:
– Slechte planning of ontoereikend proces;
– Geen voortgang bijhouden;
– Slecht leiderschap;
– Ongeschikte projectmanagers;
– Onnauwkeurige kostenberekening;
– Gebrek aan communicatie.

 

5. Voer een samenwerkingsproject uit

Enkele voorbeelden van voordelen die een goede samenwerking kan opleveren:
– Vermindering van papierwerk;
– Hogere snelheid en efficiëntie van samenwerking;
– Verbeterde uitwisseling van informatie en ideeën;
– Beter teamwerk tussen teamleden;
– Effectief managen van een werkproces of project;
– Minder reizen naar vergaderingen.

En dit zijn slechts enkele voorbeelden, er zijn er uiteraard nog veel meer te noemen!

 

5. Volgende stappen

Vergeet niet jouw projectstatistieken bij te houden, goede begeleiding aan mensen te geven en ze te trainen op hoe ze gefocust kunnen werken.

Door dit scenario en het advies van experts in projectmanagement op te volgen met behulp van Office 365 tools, zal je zeker een succesvol project uitvoeren!