Mag het wat minder met e-mails, alsjeblieft!

Lees meer

Vaak starten we de dag met het openen van onze inbox. Ondanks al het onderzoek, coaching, training en advies dat we geen slaven van onze Inbox zouden moeten zijn. We gebruiken e-mails voor bijna alles en hebben de neiging om e-mails te schrijven die:

  • teveel nutteloze informatie bevatten
  • niet leiden tot enige vorm van productieve discussie
  • kunnen leiden tot miscommunicatie

Overladen worden met e-mails is niet goed voor de samenwerking. Onderstaande video van Tripp & Tyler, geeft een beeld weer hoe het in werkelijkheid gaat.

Herkenbaar?

Hoe zorg je ervoor dat nieuw (gewenst) gedrag een gewoonte wordt? In het artikel Kleine stappen voor grote veranderingen: de kracht van Tiny Habits lees je hier meer over.

Help mensen beter worden

Lees meer

PACE – gaat over mensen. Echte mensen die voor echte uitdagingen en problemen komen te staan in hun werk. Geen cijfers. Geen statistieken. Geen kwantificeerbare patronen en KPI focus. Natuurlijk, dit zijn relevante bijproducten en het is goed om ze te kennen voor het plannen van de volgende stap. Maar de kern van verandering en adoptie – de kern van de introductie van nieuwe technologie om mensen te helpen productiever te worden – is om mensen te helpen beter te worden. Echte mensen zoals je vriendin Mandy, buurman Jan en baas Geert. Zoals de secretaresse in de hal – Ellen – en de anderen die in je team werken: Rogier, Dirk, Anna, Freek en Kim.

Ik schreef dit gedurende het weekend. Ik herinner me niet precies wat ik had gelezen of waar ik aan dacht – en wat me inspireerde tot het schrijven van bovenstaande paragraaf – maar het kwam tot een beknopte samenvatting van de intentie voor de PACE methodology.

Je vriendin Mandy, de lerares, is op zoek naar ideeën over hoe ze haar studenten op een ontdekkingsreis kan meenemen, hun passie voor leren kan bevorderen en om hen in contact te brengen met de juiste middelen, experts en ideeën. Zodat ze hun denkwijze kunnen verbreden en blijven uitdagen. Mandy en haar studenten hebben verschillende mogelijkheden in de nieuwe technologie die ze kunnen gebruiken in de klas. Het biedt hen nieuwe manieren van werken. In Office 365 zijn dit One Note (en de OneNote ClassRoom) en Microsoft Teams (voor gedeelde werkruimtes, on-demand video vergaderingen en toegang tot lesroosters).

Jouw buurman, Jan de advocaat, werkt voortdurend met lokale en externe advocaten, paralegals, juridische leidinggevenden en cliënten aan zaken. Onderling contact is daarom essentieel. Ook hij heeft de mogelijkheden om nieuwe technologieën te gebruiken. Zo kan Jan de juiste middelen en expertise vinden binnen en buiten zijn bedrijf en kan hij documenten creëren met de input van anderen. Office 365 biedt de nodige tools om met andere mensen te werken en opties als real-time co-authoring en co-editing in Word, Excel, PowerPoint om verder vorm te geven aan samenwerking. 

Judith, jouw baas, heeft een team om te coördineren, mijlpalen om bij te houden en haar eigen werk om gedaan te krijgen. Ze zou Microsoft Teams, Planner en verschillende andere tools in Office 365 kunnen gebruiken om al het werk te managen. Ze kan een voorbeeld zijn voor andere managers en leidinggevende, van wat mogelijk is voor een betere communicatie, coördinatie en samenwerking.

Help de Persoon

Mandy helpen beter te worden in haar klas, gaat gepaard met het bijwonen van een klas, zien wat andere leraren op andere scholen doen en het brengen van kleinschalige experimenten voor Mandy en haar studenten. Ontdekken, implementeren, debriefen, opnieuw plannen/ aanpassen. Begin klein, experimenteer, word beter, breng het over aan andere leraren.

Jan helpen beter te worden in zijn rechtspraktijk, houdt in dat hij observeert wat hij vandaag doet – hoe ziet dat eruit – en vervolgens verschillende nieuwe opties in Office 365 demonstreert die de huidige stappen kunnen stroomlijnen. Verwijderen van taken die niet meer van toepassing zijn en gebruik maken van de nieuwe mogelijkheden. Observeren, conceptualiseren, implementeren, debriefen, opnieuw plannen/ aanpassen. Begin klein, experimenteer, word beter, breng het over aan andere advocaten en juridische teams.

Om Judith te helpen beter te worden in het managen van haar team, is een overeenstemming nodig om eerst een coach te worden. Een bereidheid van Judith om nieuwe dingen te proberen en een pleidooi binnen het team om samen nieuwe manieren van werken te proberen. Dat het goed is om niet altijd te weten hoe iets te doen, maar er bereidheid is om samen te experimenteren, te leren en beter te worden. Ontdekken, implementeren, debriefen, opnieuw plannen/ aanpassen. Begin klein, experimenteer, word beter, breng het over naar andere managers en leidinggevenden.

Mensen en beter worden eerst. Statistieken later.

 

Verandering toepassen in je dagelijks leven

Lees meer

Eén van de principes om effectieve verandering tot stand te brengen is om deze nieuwe manieren van werken toe te passen in de gewoonten en gebruiken van het dagelijks leven.

  • Als je wilt afvallen (b.v. een ander streefgewicht) – let dan op je voeding. Alles wat je eet telt. Elke dag.
  • Als je fitter wilt worden (b.v. je wilt je fitness niveau veranderen) – zet elke dag een oefening in je agenda. Of het nu een duik is, een fietstocht door de bergen, een spinning les, een gewichtssessie bij de sportschool, of een wandeling met een vriend (ja en ook honden tellen mee).
  • Als je een lange termijn doel wilt bereiken kan dat niet op één dag worden gedaan – doe dan iets wat je dichter bij het doel brengt. Bijvoorbeeld, je doel is een boek schrijven, schrijf dan elke dag een pagina. Wil je een blogger worden? Schrijf dan een blog per dag. Wil je geld sparen? Zorg dan dat je elke dag iets overboekt naar je spaarrekening. Wil je elke week een boek lezen, lees dan 1 of 2 hoofdstukken per dag.

Als consultants adviseren we op het gebied van verandering. We helpen mensen en organisaties bij de adoptie van nieuwe technologie die hen helpt productiever te worden. Het principe van elke dag een beetje beter, daar geloven we in. Nieuwe manieren van werken en samenwerken, effectievere manieren van interactie en het continue toewerken naar het doel van de organisatie moeten een alledaagse gebeurtenis zijn. In sommige gevallen werkt ‘elke dag’ niet, dan spreken we ook wel van ‘elke keer’.

Hier zijn enkele voorbeelden waar elke dag/ elke keer principe kan worden gebruikt:

  • Je wilt een vergadering plannen. Telkens als je dat doet, bereid je een agenda voor, omdat een agenda een belangrijk onderdeel is om effectief te kunnen vergaderen. Elke keer.
  • Je hebt de leiding over een groep en je bent voorstander van een nieuwe tool, omdat dit een beter resultaat zal opleveren. Telkens wanneer je met je groep zit, praat je over de verandering, houdt je de voortgang bij, identificeer je blokkades en kijk je hoe het beter kan. Elke keer.
  • Jouw organisatie introduceert Microsoft Teams, en ziet de kracht van Teams voor meer transparantie in communicatie. Meer consistentie in coördinatie en meer opties voor een goede samenwerking. Open elke dag Teams, zie wat er gebeurt, reageer, plaats comments en doe je eigen werk voor het team binnen Teams. Elke keer weer.

Tiny Habits, één van de adoptiestrategieën die we aan onze klanten introduceren, heeft alles te maken met het veranderen van het gedrag en hoe je dit eenvoudig kan toepassen. Het zijn kleine gewoonten die tot grote resultaten leiden.

Elke dag. Elke keer, voor een beter resultaat.

7 tips om het meeste uit je Microsoft Office 365 investering te halen

Lees meer

Jouw IT-manager stelde voor te migreren naar Microsoft Office 365. Dit is immers voor nu de beste optie voor jouw organisatie. Je vertrouwt hem en je IT-team. Dus, je hebt de migratie voorbereid en uitgevoerd, licenties gekocht en alle medewerkers zijn aan boord. De investering was enorm en nu is het tijd om het maximale eruit te halen. Maar, hoe weet je of medewerkers de mogelijkheden van Office 365 gebruiken op het gebied van productiviteit, samenwerking en slimmer werken? Door eindgebruikers te helpen begrijpen dat Office 365 de samenwerking in teams kan bevorderen, kan dit zorgen voor positieve veranderingen binnen de organisatie.

 

Office 365 investering

 

 

1. Gebruik gerichte communicatie

Een (goede) communicatiestrategie is essentieel. Dit is nodig om het gedrag van de eindgebruikers te veranderen en ervoor te zorgen dat ze de adoptie van de nieuwe technologie omarmen. Allereerst is bewustwording en het verzamelen van de nodige informatie van belang. Wat betekent het toepassen van de nieuwe technologie voor de eindgebruiker? Zorg dat wat je communiceert ook gericht is op de rol van de eindgebruiker. Laat weten welke nieuwe functionaliteiten hem kunnen helpen productiever te zijn. Met andere woorden; meer doen in minder tijd. Dus focus op je doelgroep en hun behoeften. Stel jezelf de vraag “What’s in it for me?’, kortom, benoem de voordelen voor de gebruiker expliciet.

2. Media mix

Een (goede) communicatiestrategie is essentieel. Dit is nodig om het gedrag van de eindgebruikers te veranderen en ervoor te zorgen dat ze de adoptie van de nieuwe technologie omarmen. Allereerst is bewustwording en het verzamelen van de nodige informatie van belang. Wat betekent het toepassen van de nieuwe technologie voor de eindgebruiker? Zorg dat wat je communiceert ook gericht is op de rol van de eindgebruiker. Laat weten welke nieuwe functionaliteiten hem kunnen helpen productiever te zijn. Met andere woorden; meer doen in minder tijd. Dus focus op je doelgroep en hun behoeften. Stel jezelf de vraag “What’s in it for me?’, kortom, benoem de voordelen voor de gebruiker expliciet.

media mix

3. Mond-tot-Mond reclame

De ‘oude’ manier van communiceren werkt altijd. Mensen praten graag met elkaar over wat er in de organisatie gebeurt. Iedereen is betrokken bij de veranderingen en de adoptie van nieuwe technologie. Het bereik en de impact van mond-tot-mond reclame wordt steeds groter en daardoor steeds meer van waarde.

4. Champions program

Identificeer mensen in je organisatie die de toegevoegde waarde van Office 365 ervaren. Door hun eigen ervaring met Office 365 en hun bereidheid om hun collega’s te begeleiden zijn zij een belangrijke doelgroep. Zij zullen je ambassadeurs zijn, het gebruik van de tools promoten bij collega’s en hen inspireren om hun voorbeeld te volgen.

5. Technical support bij medewerkers

De IT-helpdeskmedewerkers moeten worden opgeleid in wat Office 365 kan, evenals hoe ze de gebruikers kunnen ondersteunen bij vragen en problemen. Bovendien kan de IT-helpdesk herkennen wat de problemen zijn die organisaties hebben als het gaat om productiviteit en hoe dit valt op te lossen met Office 365. Tevens kan er voor veelvoorkomende problemen die gebruikers ondervinden meer training nodig zijn.

6. Leermogelijkheden

Of het nu gaat om e-learning-sessies, workshops, live of virtuele training, het belangrijkste is om gebruikers te helpen zich vertrouwd te voelen met Office 365. Leren hoe het werkt en ermee experimenteren. De concrete mogelijkheden en acties die ze in hun dagelijkse werk kunnen doen, uitgelegd door experts is van fundamenteel belang. Dit om de barrières te vermijden die nieuwe gebruikers kunnen beletten zich aan te passen aan de nieuwe tools. 

 

conference call Skype

 

7. Houdt de voortgang bij

Microsoft biedt veel tools aan, zoals Microsoft 365 Gebruiksanalyse binnen Power BI. Dankzij deze tool kun je inzicht krijgen in de manier waarop er binnen jouw organisatie gebruik wordt gemaakt van de services in Office 365. Al jouw Microsoft 365-gebruiksgegevens kunnen rechtstreeks worden aangesloten op Power BI. Hiermee kan je beter begrijpen hoe gebruikers gebruik maken van Microsoft 365-services op vier belangrijke gebieden: acceptatie, communicatie, samenwerking en activatie. De gegevens kan je analyseren, visualiseren en aangepaste rapporten maken.

 

Deze zeven punten zijn enkele tips en algemene ideeën over hoe verder te gaan wanneer een nieuwe technologie, zoals Office 365, in jouw organisatie wordt geïntroduceerd. Je wilt natuurlijk het maximale rendement uit je investering halen. Om echter een positief percentage gebruikersadoptie en een succesvolle strategie voor verandermanagement te garanderen is een meer gestructureerde adoptiestrategie nodig.

 

Pace methodology Silverside

De Silverside PACE methodiek bestaat uit vier fasen: Prepare, Activate, Capitalise, Enhance. Het managen van de veranderingen in de manier van werken en de technologie is eenvoudiger voor managers, consultants en eindgebruikers. Ten eerste, wees je bewust van de organisatiecultuur en plan een verandermanagementstrategie. Ten tweede, wat is de visie en welke technologie is nodig om de nieuwe strategie te implementeren? Een strategie voor gebruikersacceptatie is van fundamenteel belang om op elk niveau in de organisatie veranderingen door te voeren. Tenslotte is het optimaliseren van je uitgevoerde strategie nodig en worden belangrijke uitdagingen aangepakt.

Download the PACE whitepaper! 

“Iedere dag een stapje beter”

Hoe de focus op mijn gezondheid mijn werkprestaties verbetert
Lees meer

Grootse dromen Realiseren in een zo’n kort mogelijke tijd dat is wat we willen, toch?

Bekend terrein voor velen van ons.

Nog niet zo lang geleden begon ik parallellen te zien tussen mijn werk- en privéleven wat betreft het doorvoeren van belangrijke en impactvolle veranderingen. Eind 2016 ben ik begonnen met regelmatig fitnessen, en daar had ik een goede reden voor; ik had problemen met mijn rug, een verdoofd gevoel in mijn benen en soms ook mijn armen. Ik had geen energie of kracht in mijn lichaam om voor langere tijd te staan. Daarnaast was ik dag in dag uit aan het werk. Niet omdat mijn baan dat vereiste, maar omdat ik het simpelweg heel erg leuk vind.

Het feit dat ik de vrije tijd die ik over had voornamelijk besteedde aan mijn Xbox heeft waarschijnlijk ook niet geholpen. Het enige lichaamsdeel dat enige vorm van beweging kreeg waren mijn vingers. Wat klaarblijkelijk verre van genoeg is. Hoewel de fysieke pijn vreselijk was, vond ik het nog veel zwaarder dat ik structureel te weinig sliep. Dit zorgde ervoor dat ik ongeduldig en snel geïrriteerd raakte. Spoiler alert – dat maakt je geen leuker persoon.

Tegen die tijd was het vrij duidelijk dat ik naar een dokter moest. En uiteraard vertelde hij me wat niemand wil horen. Ik had het hele jaar geen vakantie genomen, en mijn eetgewoonten waren niet optimaal (subtiel gezegd). Ook had ik ondergewicht; wanneer je 1.92m lang bent en 65 kilo weegt is het geen hogere wiskunde om te snappen dat dit gezondheidsproblemen met zich meebrengt.

Na het doktersbezoek concludeerde ik dat ik veel moest gaan veranderen. Heel erg veel. Ik bedoel, mijn leven bestond uit werk, werk, werk, gamen en af en toe vrienden bezoeken. Zonder pauzes of vakantie tussendoor.

Nadat ik er een tijdje over na had gedacht – en enigszins overrompeld was – besefte ik dat het project waar ik aan zou gaan beginnen niet heel anders was dan de veranderingstrajecten waar wij onze klanten bij helpen. Wij als mensen hebben de neiging om een groots en meeslepend project op touw te zetten wanneer we een verandering willen doorvoeren. Dit project gaat al snel voelen als onmogelijk. Waar moeten we beginnen? Welke processen moeten we veranderen? Welke tooling hebben we nodig? Hoe lang gaat de migratie duren? Wanneer gaan we de eerste resultaten zien? Dit zijn dezelfde vragen die je jezelf stelt wanneer je je leven wilt omgooien.

Om hier enigszins grip op te krijgen, moet je jezelf eerst afvragen wat het precies is dat je (of de organisatie) nou echt wilt bereiken. Wat motiveert je? Wat activeert je? En hoe zorg je ervoor dat het een blijvende verandering wordt?

Je kunt de wereld (of je manier van werken) niet van de één op de andere dag veranderen. Dat vergt tijd, toewijding, doorzettingsvermogen en de overtuiging dat deze verandering je gaat helpen op de lange termijn. Het vergt ook verandering van bepaalde gewoontes. En dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Gewoontes zijn gewoontes met een reden. Ze zijn vastgeroest in routines in de loop der tijd. Om ze te veranderen moet je kleine stapjes zetten. ‘Tiny habits’, zoals BJ Fogg ze noemt. Kleine stapjes en een verandering van je omgeving zorgt ervoor dat gedrag verandert voor de langere termijn.

In mijn geval brachten deze kleine stapjes me naar de supermarkt. Ik moest andere boodschappen doen; startend met kleine veranderingen die na verloop van tijd uitgebreid werden. Mijn volgende stap was de sportschool. Die ik overigens al 10 jaar aan het sponsoren was door te betalen voor een lidmaatschap waar ik nooit gebruik van maakte. Ik begon niet met dagelijkse trainingen van 2 uur. Mijn kleine stapjes betekenden cardio en trainingen met lichte gewichten. Na een tijdje merkte ik echter dat mijn gewicht nog niet was toegenomen. Wat deed ik verkeerd?

Ik besloot te doen wat ik mijn klanten zou adviseren wanneer ze vastlopen in een veranderingstraject – ga naar een expert en vraag om hulp. Vind anderen die kennis hebben die jij niet hebt en leer ervan. Stel vragen en laat hen jou de juiste vragen stellen om erachter te komen waarom je je doelen niet haalt. En laat deze experts je dan adviseren. Laat ze je helpen om je doelen te bereiken.

In mijn geval betekende dit dat ik na 3 maanden pionieren naar een diëtiste ging. Daar bleek dat ik shakes nodig had om mijn calorie inname te verhogen. Opnieuw moest ik rustig beginnen en uitbouwen. Na 1 maand concludeerden we dat ik meer dan 4000kcal per dag nodig had om aan te komen. Op dat moment at ik al 4700kcal per dag (!). Ik besef dat dit voor sommige lezers klinkt als ‘de droom’ – zoveel eten en niet aankomen. Maar geloof me, het was een serieuze worsteling. Naast aanpassingen in mijn voeding ben ik ook vaker gaan sporten.

Na een half jaar werden veranderingen merkbaar in zowel mijn werk- als privéleven. Ik werd geduldiger, minder geïrriteerd  en kreeg een beter overzicht wat betreft werk. Ik werd preciezer, zag dingen positiever in, en dingen die niet gingen zoals ik wilde hadden minder impact op me. Daarnaast had ik ook weer het geduld om te luisteren naar mijn collega’s, en kon ik opbouwende kritiek weer accepteren. Wanneer er zich problemen of uitdagingen voordeden, had ik het overzicht en geduld om dit gelijk aan te pakken zonder gelijk geïrriteerd te raken. Wat nog niet zo lang geleden realiteit was.

Twee jaar later schrijf ik deze blog, en die ik de waarde van aan jezelf werken meer in dan ooit. Je kunt alleen verbeteren als je zowel mentaal als fysiek in vorm bent. En wanneer je je fysiek goed voelt, is dat een erg goed uitgangspunt om ook aan je mentale gezondheid te werken.

Het moge duidelijk zijn dat dit me aardig wat tijd heeft gekost. Verandering realiseer je niet van de één op de andere dag. Het vergt een goede voorbereiding, planning, uitvoering en vasthoudendheid. En dat is helemaal niet zo anders dan de projecten waar we onze klanten bij helpen. Dit is dan ook precies de reden dat we onze PACE methodologie hebben ontwikkeld. Veranderingen echt laten landen en effectief laten zijn op de langere termijn, en teams productiever en gelukkiger maken.

Wil je overigens meer weten over PACE? Neem dan contact op met mijn collega en Change Consultant Evelyn van Kelle. e.vankelle@silverside.com

Of download onze white paper.

Bonus materiaal

Het is dus niet zo dat je elke dag van de week naar de sportschool hoeft! Ik ben toevallig competitief ingesteld, zowel in mijn werk als sport, dus ik voel me er goed bij. Maar mijn advies is om te zoeken naar een structuur die werkt voor jou. Want als je in vorm bent, je fysiek en mentaal goed voelt heb je absoluut een voordeel.

Voor de lezers die wel geïnteresseerd zijn in mijn trainingsschema:

  • Zondag: Borst, triceps en 15 minuten gemiddeld cardio
  • Maandag: Rug, biceps en 15 minuten gemiddeld cardio
  • Dinsdag: Schouder en 20 minuten gemiddeld cardio
  • Woensdag: Benen en 15 minuten gemiddeld cardio
  • Donderdag: Borst, triceps en 15 minuten gemiddeld cardio
  • Vrijdag: Cheat day of gewoon even rust
  • Zaterdag: Squats, deadlift en biceps en 15 minuten gemiddeld cardio