Bij change management gaat het allereerst om communicatie

Lees meer

Silverside is altijd op zoek naar verhalen uit de praktijk op het gebied van change management. Dit keer interviewden we Sander Verheuvel, product specialist en bedrijfsanalist bij Gunco B.V.. Sander is betrokken bij veel change management projecten: de implementatie van een digitaal platform, de migratie naar Office 365 en de re-branding van de organisatie. Hoe gaat hij om met zoveel change management projecten? “Communicatie eerst” is zijn motto.

V: Kan je ons iets meer vertellen over Gunco?
A: Wij zijn een bedrijf gevestigd in Rotterdam. We verhuren en verkopen hoogwerkers, apparatuur en machines voor organisaties, maar bieden ook leaseoplossingen aan. We repareren de apparatuur en organiseren ook wat training. Ons sterke punt is dat we zeer snel leveren. Als een klant ons laat in de middag opbelt, kunnen we de machine zelfs de volgende ochtend afleveren. De concurrentie is erg hoog in deze markt en daar zijn we ons van bewust. Onze kracht is de snelheid in de logistiek ten op zichte van de lage prijzen en kortingen die andere bedrijven bieden. Gunco maakt ook deel uit van een Belgisch bedrijf, TVH dat ons in 2011 heeft overgenomen.

V: Dus je doet veel dingen bij Gunco en de snelle levering is je toegevoegde waarde. Hoe ga je sinds de overname door een internationale organisatie hier als lokaal bedrijf mee om?
A: Nou, het is bijna acht jaar geleden dat we deel uitmaken van TVH, samen met vele andere bedrijven in Europa. Elk bedrijf werkte met zijn eigen systeem en computerprogramma’s voor de boekhouding, facturering en andere zaken. Dus zijn ze een project gestart met slechts één digitaal platform voor elk bedrijf. Hierdoor hanteren alle bedrijven binnen TVH dezelfde werkwijze. Door deze verandering raakte ik betrokken bij change management.

V: Oké… dus gebruikersadoptie en change management zijn tegenwoordig voor veel bedrijven ‘hot topics’… Ben je het hiermee eens?
A: Ja, helemaal…

V: Desondanks missen we een beetje inzicht van de echte wereld. We vragen ons daarom af: “Hoe worden deze onderwerpen toegepast in de dagelijkse praktijk van organisaties?” We hebben deze ervaringen uit het dagelijks praktijk nodig van echte professionals. En dat is waarom we hier vandaag zijn.
A: Ja, soms zijn theorieën goed, maar in het echte leven is het totaal anders.

V: Inderdaad. Dus hoe was de impact van change management op jou?
A: Als het gaat om het project van het digitale platform was het voor mij goed. Ik kon me er snel in vinden, omdat ik deel uitmaakte van het project. Ik was er sinds het begin bij betrokken. Maar voor andere collega’s die net van het project hoorden is het een heel ander verhaal…

V: Wat was jouw strategie hoe om te gaan met changemanagement voor dit project?
A: Maak eerst iedereen bewust van wat er gaat gebeuren met het nieuwe platform, waar gaat het project over, wat zal er voor hen veranderen… In twee woorden, communicatie en bewustzijn.

V: Ok, dus hoe is het begin van jouw change management strategie verlopen?
A: Nou, zoals je ook weet, sommige mensen nemen verandering sneller aan en zijn meer open-minded. Andere mensen zijn anders en moeilijker aan boord te krijgen. In ons geval gaat het bijvoorbeeld om de technische mensen en chauffeurs. Zij vertrekken vroeg van kantoor en komen om vijf uur s’middags of later terug. Zij missen dus veel informatie en weten niet altijd wat er gaande is. Dus ik ben mij nu aan het focussen op deze groep om ze bewust te maken van de aankomende veranderingen.

V: Dus, de eerste stap van jouw strategie is communicatie, met name voor de doelgroepen die eerder terughoudend zijn om te veranderen, toch?
A: Ja, eerst iedereen informeren en ze de verandering mededelen.

V: En hoe ga je om met terughoudendheid?
A: Nou voor nu hebben we hier nog geen grote gevallen van gehad, maar in de nabije toekomst zullen we dit waarschijnlijk wel tegenkomen. Voor nu, zoals ik al zei is de belangrijkste actie, communicatie en iedereen in het project blijven betrekken. Ook omdat het digitale platform niet de enige verandering is die binnenkort plaats zal vinden. We zullen ook onze naam en merk in november veranderen en we gaan naar de Cloud met Office 365. En er zijn nog meer changemanagement projecten. Dus collega’s moeten voorbereid zijn voor zowel kleine als grote veranderingen.

V: En welke kanalen gebruik je om de medewerkers te informeren over deze veranderingen en projecten? 
A: Via nieuwsbrieven en emails, maar we hebben ook informatiepanelen aan de muur of naast de ruimtes waar we koffie drinken, zodat iedereen het kan lezen en up to date is. Ook tijdens vergaderingen natuurlijk.

V: Welke barrières en moeilijkheden verwacht je dat er zal komen met al deze change management projecten?
A: Moeilijke vraag… we verwachten moeilijkheden voor gebruikers om met Office 365 te werken en de veranderingen in de manier van samenwerken bijvoorbeeld. Hetzelfde zal ook zijn voor het digitale platform project… maar dan is tijd ook een obstakel. Mensen hebben naast deze veranderingen ook nog hun normale baan, taken en deadlines…dus tijd is een uitdaging. En dan hebben we ook nog de verschillende vestigingen. We moeten er dus voor zorgen dat alle informatie bij elke vestiging juist overkomt en goed wordt begrepen. Dat is niet eenvoudig.

V: En met betrekking tot het Office 365 project. Hoe zorg je ervoor dat de communicatie rond dit project goed werkt voor alle afdelingen?
A: Voor elke afdeling hebben we Office 365-ambassadeurs geselecteerd. Zij zullen vanaf het begin van het project nauw samenwerken. Hun rol is dan ook om met collega’s te communiceren over het Office 365 project, maar ook om hen te trainen en te inspireren.

V: En hoe selecteerde je deze ambassadeurs?
A: Nou, we hebben gekozen voor de jongens die meer interesse hebben in ICT en ook enthousiast zijn over Office 365. Zij beschikken over de kwaliteiten om de informatie te verspreiden binnen de afdeling. Ik heb zelf veel gereisd tussen de vestigingen door, dus ik ken ook veel collega’s. Ik wist wie ik moest kiezen voor dit project.

V: Ok, de strategie die je toepast is dus communicatie en ambassadeurs. Maar wat is jouw visie over change management?
A: Ik vind het moeilijk om de juiste tijd te vinden voor het creëren en implementeren van de strategie. Dus het managen van tijd is essentieel en ook de grootste uitdaging. Bovendien gaat change management over constant balanceren. Je weet dat er een deadline is, maar tegelijkertijd moet je niet te veel pushen, ander verlies je de aandacht en enthousiasme van mensen. Change management is iets wat je dagelijks moet toepassen in de praktijk. Het is niet alleen een project van 3 maanden en dan is het af. Als je er eenmaal aan bent begonnen, moet je echt doorgaan, omdat het een continu proces is.

V: Op basis van jouw ervaring, wat is jouw belangrijkste tip voor andere professionals die beginnen met change management project?
A: Ik vind dat communicatie een prioriteit moet zijn en ook collega’s vanaf het begin erbij betrekken. Blijf mensen op de hoogte houden van de stappen van het change proces en ook aangeven wat voor impact de veranderingen heeft op de werknemer.

Change management is een moeilijk proces vol met uitdagingen: niet willen veranderen, gedrag van mensen, gebrek aan tijd, communicatieproblemen. Toch moeten zowel kleine als grote bedrijven hiermee om gaan.

De strategie van Sander Verheuvel is eerst gericht op communicatie. Dit is ook wat onze PACE methodiek aanbeveelt vanaf het begin van het proces. Echter communicatie is nog maar het begin.

De PACE-methodiek van Silverside bestaat uit vier fasen: Prepare, Activate, Capitalise, Enhance en kan organisaties helpen om de change toe te passen in de manier van werken en in technologie. Download onze whitepaper of registreer je voor onze PACE-workshop om te weten hoe wij jou kunnen helpen om een succesvolle change management strategie te implementeren!

Het managen van taken in Office 365: Gebruik Microsoft To-Do

Lees meer

‘Overleven’ in de hedendaagse moderne werkomgeving en digitale werkplek waar technologie, collaboration en productiviteit belangrijker zijn dan ooit, is geen gemakkelijke taak. Technologie maakt het ons mogelijk om productiever te zijn op het werk en meer dingen te doen in minder tijd. Tools en apps zorgen ervoor dat we ons dagelijks werk beter kunnen managen. Collaboration heeft een nieuw tijdperk bereikt met slimme tools waarmee mensen overal ter wereld op afstand kunnen samenwerken. Ik maak ook deel uit van deze werkomgeving waarin ik word blootgesteld aan al deze technologie. Het zorgt ervoor dat ik mijn taken beter kan managen, dingen op een snelle manier kan doen, goed kan samenwerken en nog veel meer. Soms vraag ik mij tijdens een werkdag af, wat is het moeilijkste om te doen? Mijn antwoord: het managen van alle dingen die ik moet doen. In één woord? TAKEN

managen van taken

Zoals ik al eerder zei, komt technologie ons een helpende hand bieden als we het hebben over plannen en managen van taken voor verschillende projecten. Ik heb het niet alleen over je Outlook-agenda, maar meer dan dat. Zoals je waarschijnlijk weet vond Microsoft Ignite 2018 plaats in september en zijn er veel aankondigingen gedaan. De hoofdrolspeler van deze conferentie was ongetwijfeld Microsoft Teams en al zijn nieuwe integraties met andere apps. Na de on-demand sessies op afstand te hebben gevolgd, werd mijn interesse gewekt door een sessie van ongeveer dertig minuten, gepresenteerd door Simon Chan, senior program manager over how to manage my personal tasks across Microsoft Office 365. 

En eigenlijk beantwoordde deze sessie mijn belangrijkste zorg: hoe kan Office 365 mij helpen bij het managen van al mijn dagelijkse taken in verschillende projecten?

Het Microsoft ecosysteem is complex. Er is een groot aantal tools voor algemene doeleinden, taken en projectmanagement die we kunnen gebruiken in o.a. Microsoft Teams, Project Online, Planner, Outlook, OneNote en To-Do. De mogelijkheden zijn bijna oneindig. Deze sessie was specifiek gericht op het managen van jouw persoonlijke en individuele taken met behulp van de Office 365-app To-Do.

To-Do, jouw persoonlijke taken manager

To-Do is in feite jouw persoonlijke taken manager die helpt jouw dagelijkse taken te managen op verschillende platformen. De app houd je taken overzichtelijk waardoor je optimaal productief kunt zijn. De visie van Microsoft is om de gebruiker centraal te stellen. Men kan in één oogopslag zien wat je moet doen, wanneer je het moet doen en wat je al hebt gedaan. Zo heb je controle over al je taken.

Microsoft visie To-DoHet is dus de bedoeling om alle taken binnen alle verschillende apps vast te leggen en ze op één plek te organiseren: To-Do. Dankzij deze app werk je productiever. Echter staat Microsoft nog maar aan het begin van het proces om deze visie op te bouwen.

Nieuwe functies in To-Do:

  • Mijn daghet is een dagelijks overzicht van taken en helpt je te focussen op het voltooien van de belangrijkste taken. taken voltooid in To-DoBovendien geeft “suggesties” je een overzicht van taken en doet aanbevelingen van alles wat je moest doen, maar nog niet hebt gedaan. Hiermee is het gemakkelijk om prioriteiten aan te brengen in je dagelijkse taken die je wilt bereiken. En deze tool werkt echt. Microsoft heeft dankzij een onderzoek ontdekt dat 75% van de taken binnen Mijn dag zijn voltooid.
  • Intune: Microsoft heeft support ingeschakeld voor Intune in To-Do. Intune is een clouddienst voor het beheren van bedrijfsmobiliteit (Enterprise Mobility Management, EMM) die werknemers in staat stelt om productief te zijn terwijl jouw bedrijfsgegevens veilig blijven. Het wordt nu voor Intune-klanten aanzienlijk eenvoudiger om de app te implementeren.
  • Lijst delen: een eenvoudige manier om samen te werken aan jouw taken. Een manier om taken in hele kleine groepen te managen. Je kan een takenlijst delen door een link te maken en deze te delen met de app die u het meest gebruikt (zoals Microsoft Teams). Mensen die de link zullen ontvangen, kunnen aan jouw To-Do lijst deelnemen. Je kan zelf beslissen wanneer je wilt stoppen met het delen van lijsten.
  • Stappen: je kunt stappen gebruiken om meer gestructureerde details toe te voegen aan jouw taken. Maar wat je ook met stappen kunt doen is het toevoegen van subtaken waarmee je grotere taken kunt opsplitsen in kleinere en beter bereikbare stappen.
  • Taken markeren: een snelle manier om sommige taken met hoge prioriteit te markeren. Het is ook een eenvoudige manier om prioriteiten te stellen in meerdere lijsten. Daarnaast valt het visueel op en het groepeert alle taken met hoge prioriteit in één overzicht. Donkere modus in To-Do
  • Donkere modus: Het is nu beschikbaar en u kunt uw Taken-app met een donkere achtergrond gebruiken. Jouw lijsten, taken, prioriteiten en hoogtepunten zijn visueel aantrekkelijk, ondanks de donkere achtergrond.

To-Do nieuwe integraties in Microsoft Office 365

  • Integratie met Outlook takenOutlook integratie in To-Do wanneer je een taak binnen To-Do toevoegt verschijnt het ook in jouw Outlook taken. Deze integratie is zeker nuttig voor iedereen die een workflow tot stand brengt tussen zijn e-mail- en Outlook-taken. Nu kunnen ze taken via de mobiele app To-Do toevoegen
  • Outlook Web Email Integratie: jouw takenlijsten zijn geïntegreerd in je Outlook Web-e-mail, zodat je eenvoudig taken uit je e-mails in jouw takenlijsten kunt slepen. Deze integratie helpt je ook je Postvak IN beter te managen en het aantal e-mails in je inbox te verminderen terwijl je alle taken die je moet doen bijhoudt in To-Do. Bovendien kun je jouw taken managen terwijl je jouw e-mails controleert zonder tussen verschillende apps te schakelen. Verwacht eind 2018.
  • Outlook Kalendar Integratie: To-Do is geïntegreerd met je Outlook Kalender, hierdoor kan je eenvoudig je agenda beheren en tijd blokkeren om te focussen op taken met hoge prioriteit, zonder je Kalender te verlaten. Verwacht eind 2018
  • Gemarkeerde emails: de manier waarop gemarkeerde e-mails werken, is heel eenvoudig. Het is ook een ongelooflijk krachtige tool. Wanneer je een e-mail ontvangt waarin je bepaalde acties moet ondernemen, klik je eenvoudig op de vlag, ga naar de knop To-Do in jouw Outlook en je vindt de gemarkeerde e-mail rechtstreeks in jouw takenlijst. Gemarkeerde e-mails werken in alle Outlook-clients. Verwacht eind 2018.

Planner integratie in To-Do

  • Planner en To-Do: Planner is de plek voor al jouw teamworkmanagement. In Planner krijg je veel taken toegewezen. En om al jouw taken binnen Planner te zien is er een venster met de naam “Mijn taken”. Maar wat als je op één plek jouw Planner-taken wilt zien, samen met al je andere taken (zoals vanuit je Outlook of andere apps)? Het antwoord hierop is de integratie van Planner in To-Do. Deze integratie zal in het voorjaar van 2019 worden uitgerold.

Met deze nieuwe functies en integraties maakt Microsoft To-Do een eenvoudige en flexibele app om taken te beheren. Het lijkt erop dat To-Do de hub zal worden voor task management, terwijl Microsoft Teams de hub is voor samenwerking. Als je meer wilt weten over de nieuwe functies van Microsoft Teams die zijn aangekondigd tijdens Microsoft Ignite 2018, lees dan de blog Microsoft Ignite 2018: Microsoft Teams, the hub for teamwork.

SharePoint, Office 365 & Azure Conference komt naar Kopenhagen, Denemarken!

ESPC is hét toonaangevende SharePoint, Office 365 en Azure congres binnen Europa. Elk jaar verzamelen SharePoint, Office 365 & Azure-experts van over de hele wereld zich voor de grootste conferentie in zijn soort.

De missie van het evenement is om jou in staat te stellen professioneel succes te behalen, dus:

  • Leer met ons
  • Doe inspiratie op
  • Maak nieuwe connecties en verbreed jouw netwerk

Wanneer? 26-29 november 2018
Waar? Kopenhagen, Denemarken

Silverside is er trots op om dit jaar sponsor te zijn van deze geweldige conferentie. Kom langs bij onze stand om te zien hoe onze PACE-methodologie de samenwerking in jouw organisatie kan veranderen.

 

Noteer 26-29 november in je agenda en ga met ons mee naar Kopenhagen!

Met trots presenteren wij onze online Silverside Shop!

Lees meer

Het is zover: de online Silverside Shop is beschikbaar! En hier zijn wij trots op! De Silverside Shop is dé plek waar je de laatste producten en content kunt vinden om verandering binnen de organisatie makkelijker én leuker te maken. Informatie die jouw organisatie helpt om de adoptie van Microsoft Office 365 of IBM Connections te verhogen. Al onze kennis, de expertise van onze consultants en onze ervaring zijn opgeslagen op één plek. Content, materialen en workshops zijn voor iedereen direct beschikbaar met slechts één klik.

 

Waarom?

Het idee om een eigen online shop te creëren, is ontstaan vanuit de noodzaak om onze klanten constant op de hoogte te blijven houden van de content, aanbiedingen, producten, kennis en ervaringen die we hen kunnen bieden. De vragen die hierbij centraal stonden: Hoe kunnen we organisaties helpen bij het vinden van de juiste oplossingen? En hoe kunnen we kant-en-klare specifieke content en ondersteuning bieden aan iedereen met dezelfde uitdagingen op het gebied van verandermanagement en gebruikersadoptie van Office 365 en IBM Connections?

De oplossing hiervoor: een online shop welke 24/7 beschikbaar is.

silverside shop

 

Wat kun je vinden in de Silverside Shop?

  • Whitepapers over producten: samenvatting van managementtheorieën, klantervaringen, consultancy met de auteurs;
  • Boeken;
  • Ebooks;
  • Werkmaterialen;
  • Workshops, trainingen, webinars;
  • Previews.

silverside shop

 

Welke onderwerpen worden behandeld?

Silverside is de expert op het gebied van productiviteit, changemanagement en gebruikersadoptie voor Microsoft Office 365 en IBM Connections. Al onze kennis hebben we toegepast in onze producten in de online shop. Onze verschillende productiviteitsscenario’s zijn er bijvoorbeeld om jou te helpen om projecten effectiever uit te voeren, vergaderingen te houden op een slimmere manier, nieuwe medewerkers aan boord te krijgen op een efficiënte manier en het vinden van de juiste expertise. We willen jou helpen de verandering makkelijker maken, met alles wat we doen. Zelfs bij de betaling en levering: je kunt betalen met creditcard of PayPal. Alle materialen worden vervolgens per e-mail geleverd via PACE online.

We blijven altijd werken aan nieuwe content waardoor de Silverside Shop altijd up to date is. Vindt datgene wat je nodig hebt om verandering gemakkelijker te maken! Neem een kijkje op onze online shop en laat ons weten wat je er van vindt!

Online webinar: Insight into Sales Meetings Done Smarter: Meeting Notes with Microsoft Teams and OneNote

Lees meer

espc logo

Online webinar door Sasja Beerendonk, change consultant bij Silverside, in samenwerking met de European SharePoint, Office 365 & Azure Conferentie.

 

 

Wanneer?

Woensdag, 19 september, 2018 11:00 AM – 12:00 PM CEST

 

Efficiënte sales vergaderingen met behulp van Microsoft Teams en OneNote

Een internationale klant wilde beter inzicht in vergaderingen met grote klanten en resellers van hun producten. De verkooporganisatie is verspreid over EMEA en verdeeld in 5 regio’s. Wat ze nodig hadden, was meer coördinatie tussen de diverse regio’s en landen. De huidige praktijk bracht veel verschillende vormen van notities met zich mee. Elk regionaal of zelfs subregionaal team had zijn eigen manier van werken. Ook werden sales notities in veel verschillende indelingen (Word, Excel, op papier of andere formulieren) en op veel verschillende locaties (harde schijven van een laptop, gedeelde netwerkstations) gemaakt en bewaard. Er was geen centrale plek. Inzicht krijgen was voor het management erg lastig.

De oplossing hiervoor? Onder andere het gebruik van Microsoft OneNote Notitieblokken binnen Microsoft Teams. Wil je meer weten? Schrijf je dan in voor de online webinar!

 

Dit kom je tijdens de online webinar te weten:

  • Praktische Office 365 klantcase: centraliseren van sales vergadernotities met Microsoft Teams en OneNote;
  • Leer hoe je Microsoft Teams-kanalen en -tabbladen kunt aanmaken en hoe je een OneNote-notitieblok kunt structureren met specifieke toegangsrechten voor sectiegroepen en het gebruik van paginasjablonen;
  • Ontdek hoe sales personen de trainingen hebben doorlopen en welk gedrag lastig is om aan te pakken.