Remote werken met je team: Hoe communiceer je efficiënt met elkaar?

Lees meer

Tegenwoordig is werken met je team op afstand de normaalste zaak van de wereld. Steeds meer organisaties hebben locaties wereldwijd en werken met verschillende projectteams.  

Harvard Business Review meldt dat volgens recente studies van Gallup and the Bureau of Labor Statistics, 22% van de Amerikanen vanuit huis werkt. Alhoewel bijna 50% betrokken is bij remote werken of virtueel met teams.

 

remote work

In het verleden betekende samenwerken en communicatie tussen deze externe teams, duizenden e-mails en telefoontjes. Maar de onmogelijkheid om fysiek samen te zijn en gesprekken en discussies te voeren, had een negatieve invloed op de productiviteit.

Online en virtuele vergaderingen hebben een revolutie teweeggebracht in de samenwerking en productiviteit voor teams die remote werken. Tools zoals Skype for Business en Microsoft Teams openden een compleet nieuwe wereld voor teamwerk op afstand (lees de blog Online team collaboration with Microsoft Teams) . Door het internet, de beschikking van eenvoudige digitale vaardigheden en de juiste tools is het nu mogelijk om op afstand samen te werken. Denk aan vergaderingen houden, brainstormen, samenwerken aan projecten, oplossen van problemen en nog veel meer. Hoewel teamwerk op afstand tegenwoordig een gewoonte is voor de meeste organisaties, zijn er nog veel uitdagingen.

 

Gebrek aan lichaamstaal

Wanneer je op afstand samenwerkt, ontbreekt lichaamstaal volledig. Dit kan misverstanden, verwarring, verkeerde interpretaties en andere communicatieproblemen veroorzaken. Dit zou invloed kunnen hebben op de sociale interactie, productiviteit en efficiëntie.

 

Afstanden

Er zijn drie soorten afstanden te noemen als het gaat om remote werken: fysiek (plaats en tijd), operationeel (teamgrootte en vaardigheidsniveaus) en affiniteit (waarden, vertrouwen en onderlinge afhankelijkheid). Virtuele en online vergaderingen verminderen fysieke afstanden, maar compenseren niet de verschillen in vaardigheden tussen teamleden.

 

De oplossing

De oplossing voor deze twee belangrijkste uitdagingen is niet zozeer de gebruikte technologieën. Om op het hoogste niveau te presteren, moeten teams op afstand continue nieuwe en betere manieren vinden om te (samen) te werken en te communiceren. 

 

remote team work

 

1. Duidelijkheid en consistentie

Om misverstanden en miscommunicatie te voorkomen, is het van fundamenteel belang dat leden van het team regels en normen opstellen en deze respecteren. Enkele voorbeelden hiervan zijn: een reeks afkortingen hanteren, verwachte reactietijd, regels voor het gebruik van communicatieplatforms zoals Microsoft Teams.

 

2. Beperk het digitale volume

Hoewel communiceren in een platform zoals Microsoft Teams het aantal e-mails van teamleden aanzienlijk zal verminderen, betekent dit niet dat je honderden berichten in een teamchat kunt sturen. Discussies moeten altijd een doel hebben en een teamgesprek vol berichten en bijlagen zal de productiviteit van het team niet ten goede komen. Probeer alleen berichten te sturen wat relevant is voor het team.

 

3. Respecteer altijd de ‘sociale regels’ wanneer je met elkaar communiceert

Op afstand communiceer je via digitale apparaten en online vergaderingen. Je hebt geen fysieke en persoonlijke gesprekken met je teamleden. Echter het zijn natuurlijk mensen waarmee je praat. Een voor één verschillende persoonlijkheden. Vergeet daarom niet om de normale normen van sociale interacties te respecteren, een simpele bedankt, goedemorgen, fijne dag verder, en uitdrukkingen als deze zijn altijd welkom. Ook in chats en gesprekken online.

 

4. Relaties met je teamleden versterken

Je team is samengesteld door mensen waarmee je dagelijks werkt en communiceert. Gesprekken moeten niet alleen over werk gaan. Het creëren van gelegenheden voor feesten en socializen kan relaties versterken en de basis leggen voor toekomstige samenwerking. Zoek naar manieren om het gevoel van afstand kort te houden. Feliciteer voor een verjaardag, maak gepersonaliseerde memo’s, deel iets grappigs, vertel iets persoonlijks, vraag om advies … dit is ook een onderdeel van het team leven op afstand!

Zoals eerder aangegeven kunnen uitdagingen op het gebied van remote werken niet worden opgelost door het gebruik van technologie. Miscommunicatie is altijd een risico. Echter door de regels te begrijpen en de juiste communicatievaardigheden onder de teamleden te creëren, kunnen teams op afstand efficiënter werken.

 

Kom naar onze gratis workshop Samenwerken als team met Office 365 op 12 maart 2019 en ervaar zelf hoe je de samenwerking met elkaar kan bevorderen met Microsoft Teams!

 

 

Transparant werken met Microsoft Teams

Lees meer

De manier waarop organisaties samenwerken en communiceren is tot op de dag van vandaag voor iedereen verschillend. De behoeften van medewerkers die werken aan projecten zijn nu heel anders in vergelijking met de mogelijkheden van traditionele samenwerkingsplatforms. De traditionele manier van werken vervaagt en een nieuwe manier van werken dient zich aan. Eén van de belangrijkste veranderingen is niet alleen de manier waarop mensen in een organisatie samenwerken, maar ook transparantie. Bedrijven en organisaties behalen enorme voordelen wanneer werknemers worden aangemoedigd om transparanter te werken. Er zijn organisaties die duizenden werknemers wereldwijd hebben en die samen hetzelfde doel nastreven. Samenwerken en transparantie is daarom essentieel. In het verleden was het werken aan dezelfde documenten, elkaar feedback geven en brainstormsessies houden, ingewikkelder en minder transparant.

transparant

Bedrijven stellen zich steeds meer open, maar er is ook een groeiende vraag naar transparantie bij klanten.

Uiteindelijk gaat het erom dat er geen grenzen meer zijn tussen mensen wanneer ze hetzelfde doel nastreven. Op de werkplek willen mensen informatie met elkaar delen, kunnen samenwerken aan documenten en deelnemen aan discussies. ‘Hoe meer open en toegankelijk je als organisatie bent, hoe beter’. Het bevordert onder andere de betrokkenheid van medewerkers.

Maar hoe werkt het in de praktijk? Hoe werk je dagelijks transparanter en effectiever samen?

“With Microsoft Teams, we aspire to create a more open, digital environment that makes work visible, integrated and accessible-across the team- so everyone can stay in the know”

Kirk Koenigsbauer, Office Team Corporate VP, Microsoft

Microsoft Teams, dat in 2017 werd uitgebracht voor elke Office 365- en Enterprise abonnement maakt het samenwerken nog makkelijker. Het gebruik van Teams bevordert een efficiënte en transparante manier van samenwerken voor zowel grote als kleine projectteams, maar ook voor hele afdelingen.

Op één platform en een digitale werkruimte kunnen werknemers chatten in plaats van e-mailen, maar ook samenwerken in de Teams en Kanalen. Op deze manier kan men tegelijkertijd in documenten werken en elkaar direct voorzien van feedback. De meningen van iedereen in het Kanaal tellen en de resultaten zijn altijd zichtbaar. Dit komt doordat iedereen in het Team de gesprekken, documenten en opmerkingen eenvoudig kan terugzien.

Lees meer over Teams in de blog Hoe bevorder je de samenwerking binnen organisaties met Microsoft Teams.

 

Waarom alleen training niet genoeg is

Het verschil tussen een nieuw trucje leren en je manier van werken aanpassen
Lees meer

Sta me toe om een herkenbaar beeld te schetsen. Je hebt veel geld uitgegeven aan Office 365. Het is geïmplementeerd. Iedereen heeft toegang tot al die fantastische functionaliteiten en applicaties die het leven makkelijker gaan maken. Daar zit je dan; je voelt je goed over je management capaciteiten – je hebt iedereen inmiddels uitstekende middelen gegeven om doelen te bereiken en efficiënter te werken. Maar vervolgens gaan er maanden voorbij en het ongemakkelijke gevoel bekruipt je dat er toch iets niet helemaal goed zit. Want waarom ontvang je nog steeds zo ontzettend veel e-mails? En waarom circuleren er nog steeds oneindig veel versies van hetzelfde document? Zie daar het probleem – niemand gebruikt de waanzinnige tools die je beschikbaar hebt gesteld.

Wat betekent dat voor jou? Veel geld verspild en beoogde voordelen niet gerealiseerd. Waarom ziet verder niemand in dat door deze tools te gebruiken jullie enorm veel geld en moeite gaan besparen op de lange termijn, waar jullie andere mooie dingen mee kunnen doen? Daar komt nog bij dat jij waarschijnlijk verantwoordelijk gehouden wordt voor deze suboptimale situatie.

Het goede nieuws is dat als je denkt dat deze situatie ietwat problematisch is, je in elk geval de goede kant op gaat. Maar je bent er nog niet.

Tooling is beschikbaar. So far so good. Toch vertonen mensen nog steeds hetzelfde gedrag als voorheen, waarbij ze gebruik maken van slechts 3 van alle beschikbare applicaties. Ook productiviteit lijkt niet toe te nemen. Wat zie je over het hoofd?

Dit is waar heuristieken om de hoek komen kijken. Oftewel, shortcuts die we gebruiken om alles te verwerken wat er op een dag gebeurt en onze aandacht vereist. De situatie zorgt voor verwarring en een gebrek aan controle, en je hebt het gevoel dat je niet de juiste kennis en expertise hebt om de situatie om te draaien. Een voordehandliggende shortcut die je brein nu zou kunnen toepassen is: “We hebben nu training nodig zodat we de tooling beter begrijpen en deze meer gebruikt zal worden.” (Ik wil meer weten over onderwerp X à laten we training volgen bij een expert in X.). Als iemand ons nu vertelt waar we moeten klikken en kijken, dan kunnen we techniek effectiever gebruiken. Toch?

De echte vraag hier is of dit echt helpt om de investering te rechtvaardigen en er meer uit te halen.

In het beste scenario neemt het gebruik na de training tijdelijk toe. Dat heb je aan het recency effect te danken. Gebruik neemt toe doordat het top of mind is bij gebruikers. Het levert jou wat goede nachtrust op en je kunt een positieve rapportage laten zien aan het management. Maar na een tijdje zie je het gebruik weer afnemen en vallen mensen snel terug in oude patronen.

Wacht even. Hoe komt dat?

Het verschil tussen een tool gebruiken en een tool omarmen

Oftewel, adoptie van een tool. Hoe je een stuk techniek, of applicatie, moet gebruiken is geen hogere wiskunde. Je kunt overal handleidingen en hulp vinden. Er is een enorme massa aan trainers beschikbaar die je alles kunnen vertellen over een specifieke tool. “Klik hier, doe dat, deel zo.” Op die manier leer je een nieuw trucje. Je leert het ‘wat’.

Maar hoe zorg je ervoor dat het blijft hangen?

Eenmalige training gaat je hier niet bij helpen. Dit zou een continu proces moeten zijn. Je leert ook niet hoe je een enkelhandige backhand à la Roger Federer slaat na een enkele tennistraining. Zelfs al zou meneer Federer de training eigenhandig geven. Het gaat om veel meer dan het trucje. Je moet ervan overtuigd zijn dat deze nieuwe manier van werken – of tennissen – echt waarde gaat toevoegen voor jou. Waarom zou je het doen? Waarom zou deze enkelhandige backhand ervoor zorgen dat ik meer ga winnen?

Je manier van werken veranderen is ook geen trucje. En het gaat zeker niet (alleen) om de ‘wat’. Gedrag veranderen, je manier van werken en gewoontes, dat gaat vooral om het ‘waarom’ en de ‘hoe’. Het vergt een veranderingsproces dat ingaat op het grotere geheel en focust op langetermijn voordelen. Dat betekent dat wat tools over de schutting gooien en mensen overspoelen met opties, functionaliteiten en eenmalige training (lees: een tool implementeren en er vervolgens het beste van hopen) je niet alle beoogde voordelen gaat brengen die je in gedachte had. En toch zien we dit vaak gebeuren in organisaties.

Je hebt een goed uitgedacht plan nodig dat je via een goede voorbereiding naar een oplossing en manier van werken brengt die uiteindelijk de nieuwe standaard wordt. Dat is complex. Het doel is om deze verandering makkelijker te maken. Mensen overweldigen met complexiteit zonder expliciete toegevoegde waarde gaat niet werken.

Gelukkig hoef je dit niet allemaal alleen te doen. Je kunt nog steeds gebruik maken van experts die je helpen en sturing bieden. Mijn collega’s en ik bijvoorbeeld hebben veel tijd besteed aan het makkelijker maken van verandering voor jou. Onze PACE methodiek is ontwikkeld om precies dit te doen. Het verhoogt gebruikers adoptie, in plaats van gebruik van de tooling, via vier fases: Prepare, Activate, Capitalize en Enhance. Dit levert een duidelijke roadmap op zodat de verandering het nieuwe normaal wordt binnen jouw organisatie.

Wil je meer weten over onze PACE methodiek? Download de whitepaper dan hier.

https://www.silverside.com/download/pace-whitepaper/

Het managen van taken in Office 365: Gebruik Microsoft To-Do

Lees meer

‘Overleven’ in de hedendaagse moderne werkomgeving en digitale werkplek waar technologie, collaboration en productiviteit belangrijker zijn dan ooit, is geen gemakkelijke taak. Technologie maakt het ons mogelijk om productiever te zijn op het werk en meer dingen te doen in minder tijd. Tools en apps zorgen ervoor dat we ons dagelijks werk beter kunnen managen. Collaboration heeft een nieuw tijdperk bereikt met slimme tools waarmee mensen overal ter wereld op afstand kunnen samenwerken. Ik maak ook deel uit van deze werkomgeving waarin ik word blootgesteld aan al deze technologie. Het zorgt ervoor dat ik mijn taken beter kan managen, dingen op een snelle manier kan doen, goed kan samenwerken en nog veel meer. Soms vraag ik mij tijdens een werkdag af, wat is het moeilijkste om te doen? Mijn antwoord: het managen van alle dingen die ik moet doen. In één woord? TAKEN

managen van taken

Zoals ik al eerder zei, komt technologie ons een helpende hand bieden als we het hebben over plannen en managen van taken voor verschillende projecten. Ik heb het niet alleen over je Outlook-agenda, maar meer dan dat. Zoals je waarschijnlijk weet vond Microsoft Ignite 2018 plaats in september en zijn er veel aankondigingen gedaan. De hoofdrolspeler van deze conferentie was ongetwijfeld Microsoft Teams en al zijn nieuwe integraties met andere apps. Na de on-demand sessies op afstand te hebben gevolgd, werd mijn interesse gewekt door een sessie van ongeveer dertig minuten, gepresenteerd door Simon Chan, senior program manager over how to manage my personal tasks across Microsoft Office 365. 

En eigenlijk beantwoordde deze sessie mijn belangrijkste zorg: hoe kan Office 365 mij helpen bij het managen van al mijn dagelijkse taken in verschillende projecten?

Het Microsoft ecosysteem is complex. Er is een groot aantal tools voor algemene doeleinden, taken en projectmanagement die we kunnen gebruiken in o.a. Microsoft Teams, Project Online, Planner, Outlook, OneNote en To-Do. De mogelijkheden zijn bijna oneindig. Deze sessie was specifiek gericht op het managen van jouw persoonlijke en individuele taken met behulp van de Office 365-app To-Do.

To-Do, jouw persoonlijke taken manager

To-Do is in feite jouw persoonlijke taken manager die helpt jouw dagelijkse taken te managen op verschillende platformen. De app houd je taken overzichtelijk waardoor je optimaal productief kunt zijn. De visie van Microsoft is om de gebruiker centraal te stellen. Men kan in één oogopslag zien wat je moet doen, wanneer je het moet doen en wat je al hebt gedaan. Zo heb je controle over al je taken.

Microsoft visie To-DoHet is dus de bedoeling om alle taken binnen alle verschillende apps vast te leggen en ze op één plek te organiseren: To-Do. Dankzij deze app werk je productiever. Echter staat Microsoft nog maar aan het begin van het proces om deze visie op te bouwen.

Nieuwe functies in To-Do:

  • Mijn daghet is een dagelijks overzicht van taken en helpt je te focussen op het voltooien van de belangrijkste taken. taken voltooid in To-DoBovendien geeft “suggesties” je een overzicht van taken en doet aanbevelingen van alles wat je moest doen, maar nog niet hebt gedaan. Hiermee is het gemakkelijk om prioriteiten aan te brengen in je dagelijkse taken die je wilt bereiken. En deze tool werkt echt. Microsoft heeft dankzij een onderzoek ontdekt dat 75% van de taken binnen Mijn dag zijn voltooid.
  • Intune: Microsoft heeft support ingeschakeld voor Intune in To-Do. Intune is een clouddienst voor het beheren van bedrijfsmobiliteit (Enterprise Mobility Management, EMM) die werknemers in staat stelt om productief te zijn terwijl jouw bedrijfsgegevens veilig blijven. Het wordt nu voor Intune-klanten aanzienlijk eenvoudiger om de app te implementeren.
  • Lijst delen: een eenvoudige manier om samen te werken aan jouw taken. Een manier om taken in hele kleine groepen te managen. Je kan een takenlijst delen door een link te maken en deze te delen met de app die u het meest gebruikt (zoals Microsoft Teams). Mensen die de link zullen ontvangen, kunnen aan jouw To-Do lijst deelnemen. Je kan zelf beslissen wanneer je wilt stoppen met het delen van lijsten.
  • Stappen: je kunt stappen gebruiken om meer gestructureerde details toe te voegen aan jouw taken. Maar wat je ook met stappen kunt doen is het toevoegen van subtaken waarmee je grotere taken kunt opsplitsen in kleinere en beter bereikbare stappen.
  • Taken markeren: een snelle manier om sommige taken met hoge prioriteit te markeren. Het is ook een eenvoudige manier om prioriteiten te stellen in meerdere lijsten. Daarnaast valt het visueel op en het groepeert alle taken met hoge prioriteit in één overzicht. Donkere modus in To-Do
  • Donkere modus: Het is nu beschikbaar en u kunt uw Taken-app met een donkere achtergrond gebruiken. Jouw lijsten, taken, prioriteiten en hoogtepunten zijn visueel aantrekkelijk, ondanks de donkere achtergrond.

To-Do nieuwe integraties in Microsoft Office 365

  • Integratie met Outlook takenOutlook integratie in To-Do wanneer je een taak binnen To-Do toevoegt verschijnt het ook in jouw Outlook taken. Deze integratie is zeker nuttig voor iedereen die een workflow tot stand brengt tussen zijn e-mail- en Outlook-taken. Nu kunnen ze taken via de mobiele app To-Do toevoegen
  • Outlook Web Email Integratie: jouw takenlijsten zijn geïntegreerd in je Outlook Web-e-mail, zodat je eenvoudig taken uit je e-mails in jouw takenlijsten kunt slepen. Deze integratie helpt je ook je Postvak IN beter te managen en het aantal e-mails in je inbox te verminderen terwijl je alle taken die je moet doen bijhoudt in To-Do. Bovendien kun je jouw taken managen terwijl je jouw e-mails controleert zonder tussen verschillende apps te schakelen. Verwacht eind 2018.
  • Outlook Kalendar Integratie: To-Do is geïntegreerd met je Outlook Kalender, hierdoor kan je eenvoudig je agenda beheren en tijd blokkeren om te focussen op taken met hoge prioriteit, zonder je Kalender te verlaten. Verwacht eind 2018
  • Gemarkeerde emails: de manier waarop gemarkeerde e-mails werken, is heel eenvoudig. Het is ook een ongelooflijk krachtige tool. Wanneer je een e-mail ontvangt waarin je bepaalde acties moet ondernemen, klik je eenvoudig op de vlag, ga naar de knop To-Do in jouw Outlook en je vindt de gemarkeerde e-mail rechtstreeks in jouw takenlijst. Gemarkeerde e-mails werken in alle Outlook-clients. Verwacht eind 2018.

Planner integratie in To-Do

  • Planner en To-Do: Planner is de plek voor al jouw teamworkmanagement. In Planner krijg je veel taken toegewezen. En om al jouw taken binnen Planner te zien is er een venster met de naam “Mijn taken”. Maar wat als je op één plek jouw Planner-taken wilt zien, samen met al je andere taken (zoals vanuit je Outlook of andere apps)? Het antwoord hierop is de integratie van Planner in To-Do. Deze integratie zal in het voorjaar van 2019 worden uitgerold.

Met deze nieuwe functies en integraties maakt Microsoft To-Do een eenvoudige en flexibele app om taken te beheren. Het lijkt erop dat To-Do de hub zal worden voor task management, terwijl Microsoft Teams de hub is voor samenwerking. Als je meer wilt weten over de nieuwe functies van Microsoft Teams die zijn aangekondigd tijdens Microsoft Ignite 2018, lees dan de blog Microsoft Ignite 2018: Microsoft Teams, the hub for teamwork.

Een medewerker onboarden binnen Office 365 middels QuickHelp

Lees meer

Het Business @ Work report van Okta toont de top 25 meest gebruikte SaaS software (Software as a Service) en cloud-applicaties. Microsoft Office 365 staat volgens dit rapport wederom bovenaan de lijst, net als vorig jaar. Dit voorjaar kondigde Microsoft aan bijna 135 miljoen commerciële Office 365 gebruikers te hebben. Dit aantal laat zien dat de populariteit nog steeds groeit en Office 365 software niet weg is te denken. Op de tweede plaats staat Salesforce, gevolgd door Amazon AWS op de derde plaats.

 

Waarom is Office 365 de populairste SaaS software?

Office 365 biedt een geweldige set tools en apps die je de mogelijkheid geven om slimmer, sneller en efficiënter te werken. Momenteel biedt Office 365 28 verschillende apps, denk aan Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Microsoft Planner, Yammer, Skype voor Bedrijven en SharePoint.

Deze apps worden voortdurend ontwikkeld door Microsoft en verbeterd met nieuwe functies. Op dit moment zijn er bijvoorbeeld 68 nieuwe functionaliteiten die worden uitgerold. Deze veranderingen worden echter steeds sneller doorgevoerd. Met als resultaat dat eindgebruikers het tempo niet (zonder hulp) bij kunnen houden. Echter, voor zowel bestaande gebruikers als nieuwe gebruikers blijft het relevant om continue up-to-date te blijven en (nieuwe) functionaliteiten te gebruiken. Deze verscheidenheid aan verschillende apps en functionaliteiten biedt veel mogelijkheden, maar geeft ook veel vragen over wanneer en hoe welke app het beste gebruikt kan worden.

QuickHelp

 

Uitdagingen bij het onboarden van nieuwe medewerkers

Onboarding van nieuwe medewerkers is één van de meest cruciale processen binnen een bedrijf. Het is geen gemakkelijke taak om productief te zijn wanneer je net gestart bent binnen een nieuwe organisatie. Tevens is het voor de organisatie een uitdaging om de nieuwkomer snel en effectief op te leiden. De situatie wordt daarbij nog ingewikkelder wanneer een nieuwe medewerker niet bekend is met de tools die hij moet gebruiken (denk aan de verschillende software, diversiteit aan apps en gadgets). In de meeste gevallen ontbreekt het hen aan technische vaardigheden om Office 365-tools effectief te gebruiken.

 

Hoe zorg je dat je altijd op de hoogte blijft van de nieuwe functionaliteiten?

Microsoft-gebruikers worden voortdurend verrast door nieuwe mogelijkheden. Er zijn bijna altijd nieuwe functionaliteiten te verkennen en te ontdekken. Er ontstaat echter een probleem wanneer mensen niet weten hoe ze de tools moeten gebruiken, of als ze niet weten dat deze tools en functies bestaan.

Microsoft ondersteunt een geweldig initiatief voor het verbeteren van de gebruikersadoptie van O365: QuickHelp. Een interactief platform ontwikkeld door Brainstorm Inc., welke continue wordt bijgewerkt. De tool stelt (nieuwe) gebruikers in staat om Office 365 en de vereiste apps die worden gebruikt in een organisatie, te leren kennen. Binnen QuickHelp hebben medewerkers een  persoonlijk account. Managers kunnen hierdoor specifieke online cursussen en inhoud toewijzen aan een medewerker op basis van hun behoeften. Daarnaast hebben werknemers de mogelijkheid om elkaar om hulp te vragen.Bovendien geeft QuickHelp bonuspunten voor het gebruik van het platform. De tool rangschikt elke gebruiker op het aantal punten en deze ranglijst kan door iedereen worden bekeken. Hoe hoger je in de lijst staat, hoe meer kennis je via QuickHelp hebt opgedaan met betrekking tot een specifiek Office 365 onderwerp.

We zijn er trots op dat wij het eerste bedrijf in Nederland zijn dat samenwerkt met BrainStorm, om onze klanten te voorzien van deze geweldige tool. Nieuwsgierig geworden? Neem voor meer informatie contact met ons op of vraag een DEMO aan!

Microsoft Outlook, de meest gebruikte app van Office 365!

Lees meer

Er zijn steeds meer cloud gebaseerde samenwerkingstools zoals Box, Slack, Google’s G Suite en Salesforce. Echter, met meer dan 127 miljoen gebruikers is Microsoft Office 365 nog steeds de koning van de applicaties voor organisaties. Aangezien veel medewerkers hun dagen doorbrengen in de Office Suite, zoekt harmon.ie uit hoe de adoptie, het gebruik en de waarde van gebruikers het afgelopen jaar is veranderd.

In het nieuwe onderzoek van harmon.ie “The Office 365 app usage report 2018”, is uitgelicht of mensen daadwerkelijk alles gebruiken wat Office 365 te bieden heeft. Het korte antwoord? Nee. Volgens de resultaten blijft Microsoft Outlook de meest gebruikte applicatie bij werknemers in alle leeftijdsgroepen, functies en industrieën. Uit de enquête, die wereldwijd meer dan 1.000 professionals uit de bedrijfswereld ondervroeg met betrekking tot hun gebruik van Office 365, bleek dat respondenten hun Microsoft Outlook app vijf keer meer gebruiken dan andere Office-apps zoals SharePoint en Microsoft OneDrive.

Ondanks de hype rond nieuwe samenwerkingstools, waaronder Microsoft Teams, blijkt e-mail dus nog steeds de koning van het ecosysteem van de zakelijke applicaties. Enkele andere belangrijke bevindingen:

  • 55% van de respondenten geeft aan dat Microsoft Outlook de meest gebruikte Office 365-app is, waarbij 58% van de respondenten aangeeft het 10 keer per dag of vaker te gebruiken;
  • Een meerderheid (38%) verwacht in de toekomst hetzelfde aantal keer Microsoft Outlook te gebruiken, 27% verwacht het veel vaker te gebruiken;
  • Microsoft Teams krijgt veel aandacht, maar slechts 16% van de gebruikers gaf Microsoft Teams aan als een van hun drie beste apps, tegenover 75% die e-mail aangaven als een van hun drie beste apps. Microsoft Teams is relatief jong in vergelijking met Microsoft Outlook, wat een rol kan spelen bij de adoptiegraad;
  • Van alle functies zijn accountants, human resources en andere creatieve rollen degene waarbij Microsoft Outlook het minst wordt gebruikt binnen hun top 3-apps (35%, 41% en 47%), terwijl senior management het meest afhankelijk is van e-mail (93% beschouwt het als een van hun top drie apps);
  • Wat industrieën betreft, ziet meer dan 90% van de respondenten in de bouw en het onderwijs Microsoft Outlook als een van hun drie top-apps (hoogste), terwijl marketing en militairen het als laagste ervaren: ongeveer 55%;
  • Verrassend is dat een hoger percentage kleine bedrijven Office 365 als hun belangrijkste hub voor werk gebruikt (26%) – tegenover 21% van de grote bedrijven (1.000+ werknemers). Daarnaast hebben werknemers van grotere organisaties (15%) meer keuze over hun apps dan kleinere bedrijven (12,6%).

Het is duidelijk dat e-mail een ‘Suite’-spot is voor professionals over de hele wereld. En waarschijnlijk is het geen verrassing waarom. Het is eenvoudig te gebruiken en, ondanks de updates van de applicatie, de interface is jarenlang grotendeels hetzelfde gebleven. Hoewel dit allemaal goed en logisch klinkt, is het een feit dat mensen meerdere applicaties moeten gebruiken om hun werk gedaan te krijgen. De gemiddelde werknemer gebruikt op een dag meer dan 9 apps om projecten uit te voeren (The False Promise of the App Economy). Als organisaties van werknemers verwachten dat ze nieuwe samenwerkingstools gaan gebruiken, moeten ze hun werk beter integreren in hun huidige workflows, in plaats van ze te overweldigen met nieuwe en gecompliceerde gebruikersinterfaces.

Dit is precies wat harmon.ie als oplossing biedt: het verlichten van de stress en productiviteitsverlies wanneer men tussen apps schakelt. In plaats daarvan zorgt harmon.ie ervoor dat alle informatie uit verschillende tools en applicaties naar de werknemer wordt gebracht op de plek waar ze het meeste tijd doorbrengen: Microsoft Outlook. Hierdoor kunnen mensen zich concentreren op hun werk, in plaats van te zoeken naar informatie die ze nodig hebben, of dat ze vastlopen bij het navigeren door nieuwe systemen of tools.

Als je meer wilt weten over hoe werknemers Office 365 gebruiken, downloadt het volledige rapport hier. Voor meer informatie over hoe harmon.ie jou kan helpen om het meeste uit jouw Microsoft investering te halen: neem contact met ons op!

Training en ontwikkeling van werknemers is belangrijker dan je denkt

Lees meer

Het is nog nooit zo belangrijk geweest om de juiste keuzes te maken op het gebied van investering in training- en ontwikkelingsprogramma’s voor werknemers. Training en ontwikkeling van werknemers kent namelijk veel voordelen:

– Verhoogde werktevredenheid onder medewerkers;
– Verhoogde motivatie van werknemers;
– Verhoogde efficiëntie in bedrijfsprocessen;
– Verhoogde capaciteit om nieuwe technologieën en methoden toe te passen;
– Verhoogde innovatie in strategieën en producten.

In de voortdurende veranderende zakelijke omgeving spelen millennials een belangrijke rol. Dit is de generatie mensen die geboren zijn tussen 1980 en 2000. Volgens demografische gegevens wordt het percentage millennials elke dag groter binnen de werkomgeving.

De onderstaande grafiek toont de voordelen binnen de werkomgeving welke millennials het meest waarderen.

Statista

Zoals we zien in de grafiek, gepresenteerd door Statista, beschouwen de grootste aantallen millennials training en ontwikkeling als het meest waardevol binnen hun werk. Terwijl flexibele werkuren door 19% van de ondervraagden wordt gezien als tweede belangrijk voordeel. 14% van de respondenten vindt contante bonussen belangrijk.

Deze grafiek toont aan dat het van belang is voor organisaties om hun werknemers te motiveren en trainen. Training is daarom geen overbodige luxe, maar een ‘must’ als een organisatie succesvol wil zijn in een moderne dynamische zakelijke omgeving. Werkgevers moeten hun mensen helpen om hun kennis, vaardigheden en capaciteiten te vergroten. Hierbij kun je uiteindelijk ook de organisatie helpen haar doelen te bereiken.

 

Wat is de rol van training en ontwikkeling in organisaties?

De belangrijkste rol van ‘training en ontwikkeling’ is leren. Het is nodig dat medewerkers hun kennis, competentie en vaardigheden blijven ontwikkelen. Het doel van een training is om de vaardigheden of deskundigheid van een medewerker te vergroten, zodat ze dit kunnen toepassen in hun dagelijkse activiteiten. Ontwikkeling motiveert en bindt medewerkers aan de organisatie. Door training en ontwikkeling krijgen medewerkers meer kansen en uitdagingen en daarnaast wordt de kennis en ervaring behouden binnen de organisatie.

Managers beseffen dat het hebben van goed opgeleide en tevreden werknemers een meerwaarde is voor de hele organisatie. Het bieden van leer- en ontwikkelingsmogelijkheden voor werknemers is een essentiële langetermijninvestering. Ze dragen bij aan het bereiken van de toekomstige resultaten van de organisatie en het verbeteren van de bedrijfsprestaties, productiviteit en efficiëntie. Het is van cruciaal belang om een ​​trainingsstrategie voor werknemers te ontwikkelen in het kader van een uitgebreid, doorlopend en consistent programma. Deze trainingen moeten samenhangend zijn en in een logische volgorde van tijd worden aangeboden.

Het nieuwe leerplatform QuickHelp, ontwikkeld door Brainstorm.inc, biedt een duidelijk voorbeeld van hoe een leertraject eruit zou moeten zien voor eindgebruikers van Microsoft Office 365. Uitgebreide informatie hierover kun je vinden in mijn vorige artikel Online leren met QuickHelp voor Office 365.

Zorg dat jouw e-mail opvalt tussen de massa! Crossware-referentieverhaal

Lees meer

 

amanda abbitt-crossware         Crossware-mail signature

 

Amanda Abbitt, Sales Support Manager EMEA bij Crossware

Wist je dat nonderzoek van Forbes heeft vastgesteld dat e-mail een effectievere tool is om online klanten aan te trekken dan sociale media? E-mailhandtekeningen spelen daarom een belangrijke rol binnen de marketingstrategie van jouw organisatie.

E-mails kunnen als ouderwets worden beschouwd in deze tijd met alle social media kanalen. Echter, in werkelijkheid zijn ze nog steeds het meest gebruikte communicatiemiddel. En met succes. E-mail wordt gezien als een effectief marketing kanaal. Het heeft een grote invloed op de waarde van jouw merk. E-mail moet er consistent uitzien, gepersonaliseerd zijn en op elk apparaat goed leesbaar zijn. Voornamelijk op mobiele apparaten, omdat bijna iedereen zijn mail tegenwoordig bekijkt via de mobiel.

Tijdens het Engage-evenement in Rotterdam in mei 2018, interviewde ik Amanda Abbitt, Sales Support Manager voor EMEA bij Crossware. Crossware is een internationale marktleider gespecialiseerd in e-mailhandtekeningen voor organisaties. Crossware Mail Signature geeft organisaties de mogelijkheid om hun e-mailhandtekeningen naar wens aan te passen. Het voorziet de organisatie van een aantrekkelijke en professionele handtekening in alle uitgaande e-mails vanaf elk apparaat.

In ons interview deelt Amanda haar eigen strategie voor het managen van het groot aantal e-mails in haar inbox. Ze geeft aan dat zero inbox, wat iedereen graag zou willen, een illusie is welke we misschien nooit zullen bereiken. Amanda vertelt over de veel voorkomende e-mailproblemen en hoe Crossware kan helpen om deze op te lossen, maar ook hoe ze e-mails in organisaties kunnen verbeteren in een wereld van toenemende concurrentie.

Crossware email signature Silverside

Crossware Mail Signature Preview-tool – preview van de e-mailhandtekening onderaan jouw e-mail. Silverside

 

Kun je me iets vertellen over Crossware?

A: Crossware’s reis begon in Denemarken met een tool voor e-mailhandtekeningen voor o.a. het IBM Domino-platform. Onze oprichters verhuisden in 1999 naar Nieuw-Zeeland en vormden een wereldwijd team met passie voor e-mailhandtekeningen. Naarmate de markt veranderde, ontstond er een duidelijke behoefte aan een tool voor het maken van mooie, gestandaardiseerde e-mailhandtekeningen voor Microsoft-producten – eerst voor Exchange en later voor Office 365. Crossware bestaat nu bijna 20 jaar. Ons hoofdkantoor zit in Nieuw Zeeland en we hebben wereldwijd klanten.


Hoe groot is het bedrijf?

A: Ons team is relatief klein, maar wereldwijd verdeeld. Onze ontwikkelings- en accountteams zijn gevestigd op ons hoofdkantoor. De Sales en Support afdelingen bevinden zich in Engeland en de Verenigde Staten. Onze afdelingen zitten dus verspreid.


En is dit allemaal te managen?

A: Het werkt goed. Als we een supportvraag ontvangen vanuit Engeland en ze zijn op dat tijdstip niet beschikbaar, wordt deze overgedragen aan het supportteam in Nieuw Zeeland. Voor de klant is er dus bijna geen wachttijd. Er wordt zo snel mogelijk op gereageerd. We streven ernaar om alles direct op te pakken. We maken hierbij zelf uiteraard ook gebruik van de technologieën die we verkopen. Hierdoor kunnen we met behulp van IBM Notes en Domino de wensen en uitdagingen van onze klanten beter begrijpen. Daarnaast gebruiken we het voor het opslaan van klant informatie en natuurlijk de vele e-mails.


E-mails zijn dus een groot probleem..

A: Ik denk dat de hoeveelheid e-mails een grote uitdaging is voor elke organisatie. Ze zullen nooit verdwijnen. Er zijn natuurlijk altijd situaties waar e-mails goed voor zijn, maar wanneer ik een mail krijg van een klant of partner, is het niet altijd mogelijk direct een snel antwoord te geven. Ik moet de e-mail dan ook een plek kunnen geven om op te slaan, zodat ik er later naar kan verwijzen. Het is dus belangrijk dat je de communicatie met elkaar kan opslaan en kan terugvinden in een CRM systeem. Wel moet je dit eenvoudig kunnen vastleggen.


En hoe manage je al deze e-mails elke dag?

A: De truc is om het niet allemaal te laten opstapelen. Als je een e-mail van een klant krijgt en het vereist direct een antwoord, dan gaat het rechtstreeks naar ons CRM-systeem. Mijn achtergrond is om mensen te leren hoe ze hun e-mail effectief kunnen gebruiken. Eén van de dingen die ik altijd aangeef, is dat wanneer je een e-mail ontvangt je deze zo snel mogelijk moet; 1. lezen, 2. antwoorden en/of 3. verwijderen.

Als er een mail in mijn inbox komt, dan is daar een reden voor. Ik doe mijn best om een ​​redelijk lege inbox te hebben. Een lege inbox is niet realistisch, maar redelijk leeg ja, dat kunnen we doen. Over het algemeen is het probleem “mijn mailbox is zo vol dat ik niet meer weet wat belangrijk is. Ik kan niet meer uitvinden wat ik als eerste moet doen…”.

Het oplossen van dit probleem gaat niet alleen over het managen van jouw inbox, maar ook over het managen van de verwachtingen over hoe mensen omgaan met hun e-mails. Als je me in de CC zet, dan moet er een reden zijn dat je dit doet. Wanneer dit niet het geval is, dan is het niet nodig om mij mee te nemen in de CC. Als je het namelijk alleen zou doen om jezelf te dekken is dit natuurlijk niet gepast. Wil je dat ik iets voor je doe, zet me dan in het TO-veld, want dat vraagt om Actie. CC betekent, “Ik houd je op de hoogte”. Gebruik je BCC, blind copy, vraag jezelf dan af waarom je dit doet. Is er een specifieke reden waarom je het e-mailadres van een persoon verbergt?

Het managen van e-mails bestaat uit twee dingen: de tools gebruiken en de juiste cultuur hebben rond e-mails door te weten hoe je e-mails moet gebruiken.


Heb je ooit tegenzin ervaren bij het managen van e-mails en het anderen leren te gebruiken?

A: Het gedrag en de mindset moeten door het management worden aangemoedigd. Bijvoorbeeld, in een organisatie waar je een training kon bijwonen kreeg je een tegoedbon die je kon gebruiken in een café. Je had dan het recht om een halve dag te gebruiken om hetgeen wat je had geleerd uit te proberen. Hierbij moet je rekening houden dat mensen op verschillende manieren leren. Dit is een combinatie van technologie en cultuur.


Om terug te komen op Crossware, kan je me iets meer vertellen over wat je doet? EN welke producten biedt Crossware aan?

A: Crossware Mail Signature gaat over vijf specifieke uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd.

  • Het eerste is hoe je jouw merk ondersteunt en verbetert met betrekking tot het logo, de kleuren etc. We merken vaak dat organisaties veel geld uitgeven aan hun website en social media. Daarnaast zien we dat er e-mails uitgaan met “verzonden vanaf een iPhone”. Dit is niet professioneel. Één van de redenen om Crossware Mail Signature te gebruiken, is vaak de marketing en branding binnen het bedrijf, omdat organisaties ervoor moeten zorgen dat het merk consistent is in elk kanaal: zowel binnen e-mails, sociale media en op de website.
  • Het tweede probleem gaat over compliance in termen van wettelijke vereisten: in Duitsland moet je de namen van de eigenaren van het bedrijf onderaan de e-mails hebben, in Engeland heb je het registratienummer van het bedrijf onderaan jouw e-mail, en in Denemarken is het weer anders. In verschillende delen van de wereld zijn de regels anders. En hoe pakken multinationals het aan? Dit is één van de andere redenen waarom mensen zoiets als Crossware Mail Signature gebruiken, omdat we kunnen zeggen: “Oké, voor Engeland is dit wat je moet hebben onderaan jouw e-mail, terwijl dit is wat je nodig hebt voor Duitsland..”.
  • De volgende uitdaging is dat een e-mail tussen twee personen meestal een vertrouwensniveau in de relatie impliceert. Dus elke e-mail is een kans voor een betere marketing en reclame en met Crossware kan dat op maat en doelgericht.
  • In een wereld waar veel e-mails worden verzonden vanaf mobiele apparaten, moet je jouw e-mailhandtekening zo bijwerken dat deze op mobiele apparaten goed wordt getoond. Sommige mensen doen dat en sommige niet. Het idee is dus dat je een consistente e-mailhandtekening voor branding hebt, ongeacht welke apparaten (iPhone, Android of wat dan ook).
  • Het laatste punt gaat over de centralisatie. Laat jouw gebruikers doen waar ze goed in zijn. Ingenieurs, marketeers, accountants en IT-mensen: zij zijn vaak geen specialist in e-mailhandtekeningen. Dus gecentraliseerde controle is belangrijk. Met Crossware, of je nu IBM Notes en Domino, Microsoft Office 365 of Exchange (lokaal of in de cloud) gebruikt, heb je op elke uitgaande e-mail een handtekening.


En hoe belangrijk is het voor klanten om de e-mailhandtekening te personaliseren?

A: Nou, het is heel erg belangrijk. Klanten hebben een oplossing nodig die ervoor zorgt dat de e-mailhandtekening er precies uitziet zoals ze willen. Dit is wat Crossware Mail Signature kan doen, omdat het zo flexibel is. En ook omdat e-mails niet verdwijnen. Ondanks de opkomst van social media is e-mail nog steeds de meest effectieve vorm van communicatie en dat zal ook zo blijven. Dus laten we ervoor zorgen dat onze e-mails consistent zijn en dat we de juiste boodschap overbrengen. Dit is van toegevoegde waarde!

 

Wil je meer weten over Crossware? Wij helpen je graag! Vraag hier jouw 30-dagen free trial aan!

harmon.ie 10 is nu beschikbaar!

Lees meer

Bij harmon.ie zijn we grote fan van de Microsoft Graph-technologie. Het is de eenvoudigste en meest efficiënte manier om gebruikersgegevens te integreren om contextbewuste toepassingen binnen het Microsoft-ecosysteem te bouwen. We zijn dan ook erg blij met de release van harmon.ie 10. Één van de allereerste Microsoft Graph-toepassingen, waarmee we voor iedere werknemer ‘productiviteit & focus’ kunnen faciliteren.

 

Hoe werkt het?

Via natuurlijke taalverwerking (Neurolinguïstisch programmeren – NLP), geavanceerde algoritmen en Microsoft Graph, bepaalt harmon.ie welke onderwerpen – projecten, producten of services – het belangrijkst zijn voor de gebruiker. Om vervolgens alle relevante apps samen te brengen vanuit het Microsoft Outlook-venster. De plek waar werknemers anno 2018 nog steeds de meeste tijd digitaal doorbrengen.

Door te focussen op onderwerpen in plaats van apps, kunnen werknemers stoppen met het verspillen van kostbare tijd en cognitieve energie. Productiviteit is uiteindelijk het managen van tijd, energie en focus. En dat is waar we kunnen helpen!

Microsoft Directeur van Office & SharePoint Ecosystem Marketing Mike Ammerlaan gelooft dat de oplossing van harmon.ie een uitstekend voorbeeld is van hoe partners grote bedrijfsproblemen kunnen oplossen door een rijke context en diep inzicht te bieden in informatie die wordt bijgehouden door Microsoft Graph. Verder is ook Principal Analist Alan Lepofsky van Constellation Research het ermee eens dat harmon.ie een elegante oplossing is voor een groot probleem waarmee elk bedrijf wordt geconfronteerd.

harmon.ie 10 is nu onder bepaalde voorwaarden beschikbaar voor klanten. Neem contact met ons op voor meer informatie!

harmon.ie

Continu leren is een 'must do' in het bedrijfsleven

Lees meer

Één van de grootste fouten die bedrijven maken bij de implementatie van nieuwe technologieën, is dat de datum waarop de tool wordt geïntroduceerd, ook de dag is dat het in gebruik moet worden genomen door de medewerkers. Ze verwachten dat iedereen het daadwerkelijk direct effectief gaat gebruiken. Maar dit is uiteraard een verkeerde aanpak!

De grootste uitdaging die nieuwe tools met zich meebrengen, is gebruikersadoptie: medewerkers leren nieuwe tools te gebruiken voor hun dagelijkse werk. In het begin kunnen werknemers gestrest raken door de introductie van nieuwe tools op de werkplek. Ze maken zich zorgen en hebben vragen als: ‘Begrijp ik de nieuwe tools?’ en ‘Kan ik deze gebruiken en ermee werken?’. Ze kunnen zich onder druk gezet voelen, wat kan resulteren in angst over hoe dit hun werk zal beïnvloeden. Ze zijn terughoudend om de tool te gebruiken of om er meer over te weten te komen.

Er treden andere problemen op zodra medewerkers daadwerkelijk met de nieuwe tool aan de slag gaan. Ze kunnen verschillende problemen tegenkomen: een functie werkt niet goed, ze weten niet hoe ze het moeten gebruiken of ze weten niet bij wie ze terecht kunnen met vragen.

De sleutel tot een succesvolle implementatie van nieuwe tools is om mensen te betrekken en te trainen in het gebruik ervan. Educatie is zonder twijfel relevant om ervoor te zorgen dat de nieuwe tools die worden geïmplementeerd, ook effectief worden gebruikt.

Het is geen verrassing dat IT nooit ophoudt met veranderen, zo heeft Microsoft in 2016 nog 60 nieuwe functies toegevoegd aan Microsoft 0365. En dit is een eindeloos proces. Het wordt vandaag de dag verwacht dat mensen snel en gemakkelijk in staat zijn om nieuwe functies van technologieën te vinden en te leren gebruiken.

QuickHelp

 

Wat kunnen we doen? Bied continu educatie aan!

Wij geloven dat organisaties veel tijd en geld investeren om hun werknemers up-to-date te houden. Veel werknemers zijn echter van mening dat hun vaardigheden voor het gebruiken van tools niet goed genoeg zijn en dat tools effectiever gebruikt kunnen worden. Het probleem is echter dat ze zelf vaak niet weten hoe. Dit kan ertoe leiden dat zij minder gedreven zijn om gebruik te maken van de tool. Het is als organisatie dus essentieel om tijd vrij te maken voor educatie zodra een nieuwe tool wordt geïntroduceerd.

We weten echter allemaal dat het inhuren van een professionele trainer veel kost. Nieuwe technologieën als online leerplatforms geven ons een hier de perfecte oplossing voor. Het biedt continu onderwijs en is 24/7 bereikbaar.

In mijn laatste artikel De juiste aanpak: los problemen op en leer tegelijkertijd met QuickHelp benoemde ik reeds de voordelen van het nieuwe leerplatform voor Office365-gebruikers: QuickHelp. Dit platform is de perfecte oplossing voor jouw organisatie om je medewerkers voor te lichten en te helpen om Office365-tools optimaal te gebruiken. Het is belangrijk dat werknemers de voordelen begrijpen van de nieuwe slimme manier van werken. Als medewerkers de tools niet omarmen, is het namelijk een kwestie van verspilde tijd en moeite!

Maak een succes van verandermanagement!

Lees meer

We merken continu dat het tempo van technologische innovatie steeds hoger ligt. Technologie is een evolutionair proces. En de impact van deze trend neemt op steeds meer fronten toe. Echter, organisaties en medewerkers kunnen deze ontwikkelingen niet bijhouden. Verschillende onderzoeken bevestigen dat de snelheid van de adoptie van technologie namelijk niet is toegenomen.

 

Technology evolution

 

In de tussentijd zijn bedrijfsprocessen aangepast en de mogelijkheden voor organisaties om efficiënter en productiever te werken, zijn hoger dan ooit. Dit dankzij nieuwe beschikbare software, platforms, apps en tools. Het vermogen voor organisaties om deze nieuwe technologieën ook daadwerkelijk toe te passen, is hierbij onmisbaar. Want wat is de waarde van een nieuwe tool als niemand in de organisatie weet hoe deze te gebruiken? Zodra een organisatie bedrijfsprocessen of technologieën verandert, betekent dit niet direct dat de manier van werken van werknemers in de organisatie veranderd. Er is goed verandermanagement en een passende gebruikersadoptiestrategie nodig.

In 2015 had Microsoft Office 365 bijna 50 miljoen maandelijkse actieve gebruikers. Met de nieuwe updates en functionaliteiten die in de afgelopen drie jaar zijn geïmplementeerd, is dit aantal gestegen. Het belangrijkste is dat veel organisaties over de hele wereld de trend van de migratie naar Microsoft Office 365 omarmen, en de voordelen en mogelijkheden herkennen. Maar wat gebeurt er in een organisatie wanneer IT-managers zeggen: “Vanaf volgende week gaan we Microsoft Office 365 gebruiken”? Microsoft Office 365 heeft meer dan 20 apps ter beschikking voor de gebruiker. Hoe kunnen werknemers weten welke app voor hun het beste is? Welke app past het beste bij de werkwijze en de cultuur van de organisatie? EN hoe kan je al deze veranderingen op een constructieve en effectieve manier managen?

De PACE-methode heeft antwoord op al deze vragen. Met de vier fasen Plan, Acquire, Change en Enhance wordt het voor managers, consultants en eindgebruikers eenvoudiger om veranderingen binnen de organisatie te managen en te werken met nieuwe technologieën.

Hoe werkt dit? Ten eerste, houdt rekening met de organisatiecultuur van jouw bedrijf en plan een complete en voorspellende strategie in alle aspecten voor verandermanagement. Ten tweede, verwerf de nieuwe samenwerkingsvisie en de technologieën die nodig zijn om de strategie te implementeren. Een strategie voor gebruikersadoptie is in dit stadium van fundamenteel belang om veranderingen door te voeren op elk niveau binnen de organisatie. Ten slotte, blijf verbeteren, pas de strategie aan waar nodig, pak belangrijke uitdagingen aan en breng het in lijn met de vereiste bedrijfsresultaten.

Benieuwd hoe je onze PACE-methode voor Office 365 kan inzetten? Kom naar onze PACE Experience workshop!

PACE

In onze PACE Experience workshop vatten we de mogelijke cultuurtypen van een organisatie samen, bieden mogelijke adoptiestrategieën en leren je de ‘trucs’ om verandering gemakkelijker te maken.

Lees meer over onze PACE Experience workshop 17 oktober 2018!

4 stappen om jouw bedrijfscultuur te veranderen

Lees meer

Het is waarschijnlijk één van de grootste uitdagingen binnen een organisatie: het veranderen van de cultuur. Zoals Tom Peters bevestigde:

“It is easier to kill an organization than it is to change it.”

Echter, niets is onmogelijk. Hierbij enkele tips en trucs die jij als richtlijn kan gebruiken in het proces van een veranderende bedrijfscultuur:

 

Stap 1 – Beoordeel jouw bedrijfscultuur

Silverside

De beste manier om met verandering te beginnen, is door te begrijpen welke bedrijfscultuur er is. Begrijp welke specifieke eigenschappen de organisatie heeft, zoals de missie, de waarden en de visie. Maar ook kenmerken zoals de kwaliteiten, valkuilen en uitdagingen van de organisatie zijn van belang. Kun je hier hulp bij gebruiken? Doe dan de Company Culture Assessment. Je ontvangt direct advies en tips!

 

Stap 2 – Start met het Waarom

start with why

Waarschijnlijk heb je vast wel eens gehoord van de “Starting with Why” filosofie van Simon Sinek. Een eenvoudige, maar krachtige boodschap die leiders en werknemers motiveert om te veranderen. Het is hierbij van belang om eerst te achterhalen waarom je iets wilt doen. Zodat je dit vervolgens duidelijk kan communiceren. Zodra anderen begrijpen waarom jij een specifieke overtuiging hebt, dan zullen zij er ook sneller in geloven. Denk bijvoorbeeld maar aan de communicatie rondom een specifiek traject of de eventuele gevolgen van een project. Door duidelijke interne communicatie raken medewerkers betrokken, waardoor ze eerder gemotiveerd raken. Motivatie zorgt er vervolgens voor dat mensen willen veranderen, in plaats van moeten veranderen. Hierdoor vermindert de weerstand van werknemers ten opzichte van verandering.

 

Stap 3 – Productiviteitsscenario’s: zoek de juiste tools

productivity scenarios

Productiviteitsscenario’s bieden een gestructureerde manier voor het verkennen van de nieuwe bedrijfscultuur. Deze scenario’s schetsen de situatie waarin nieuwe tools een efficiënte werkmethode kunnen creëren (in combinatie met oefeningen). Het vinden van de juiste tools is één van de meest beslissende taken in het proces. De kenmerken van de bedrijfscultuur en het gedrag van de werknemers moeten echter wel als basis worden meegenomen.

 

Stap 4 – Tiny Habits

Change Habits

Een “Tiny Habit” is een eenvoudig handeling die je minstens één keer per dag doet, voor minder dan 30 seconden, en weinig inspanning vereist. Elke keer dat je succesvol bent in het doen van deze nieuwe gewoonte, moet je het vieren. Hoe sterker je een positieve emotie voelt na het uitvoeren van jouw Tiny Habit, hoe sneller deze een automatisme wordt. Als we de kleine acties regelmatig herhalen, kunnen we onze houding op bijvoorbeeld het werk makkelijker veranderen.

Binnen één dag een organisatiecultuur en het gedrag van werknemers veranderen is natuurlijk onrealistisch. Het proces vereist tijd en inspanningen om uiteindelijk een succesvol resultaat te hebben.

Samengevat laten deze 4 stappen zien dat verandering nooit snel en makkelijk zal gaan. Maar met de juiste motivatie, hard werken en goed samenwerken, is het zeker mogelijk om de bedrijfscultuur te veranderen.