Bespaar tijd middels het productiviteitsscenario Slimmer vergaderen

Lees meer

In het artikel Wees productief door productiviteitsscenario’s te gebruiken: de efficiëntie van een collaboratieve aanpak zijn voorbeelden van productiviteitsscenario’s toegelicht. Deze keer gaan we dieper in op het scenario voor Slimmer vergaderen. Silverside introduceert het Slimmer vergaderen scenario om vergaderingen te houden die tijdwinst opleveren en waarbij de focus ligt op resultaat. Dit door voorafgaand aan de vergadering op passende wijze voorbereidingen te treffen en de vergadertijd te besteden aan het nemen van weloverwogen beslissingen. Maar waarom is dit relevant?

Denk aan het aantal vergaderingen dat je in een week hebt… dat zijn er genoeg! Volgens onderzoek van Bain & Company’s Time Management uit 2014, wordt over het algemeen 15% van de tijd binnen een organisatie besteed aan vergaderingen. En geschat wordt dat senior executives zelfs 50% tot 75% van hun tijd met elkaar doorbrengen tijdens vergaderingen.

We weten allemaal hoeveel tijd een vergadering soms kost. Heb je ooit nagedacht over de productiviteit ervan? Zo ja, dan ben je niet de enige. Het probleem is echter dat we gewend zijn om op deze manier te vergaderen, zonder na te denken over wat we wellicht anders kunnen doen. Of wat misschien beter kan? Als we bijvoorbeeld kijken naar tijd, is dan is dit iets wat we kunnen beheersen. Maar wanneer er andere mensen betrokken zijn, dan wordt het moeilijker hier controle over te houden. Een vergadering is echter gebonden aan tijd en om hier slimmer mee om te gaan, geven we jou graag wat tips!

 

Waarom Slimmer vergaderen? Slimmer vergaderen

Vergaderingen. Het is iets waar iedereen bekend mee is, maar waarvan we merken dat er negatief over wordt gedacht vanuit leidinggevenden, managers en werknemers. De redenen variëren: “We houden te veel vergaderingen”, “Vergaderingen zijn inefficiënt en een verspilling van tijd” en “Ik besteed zoveel tijd aan vergaderingen dat ik geen werk af krijg”.

Inderdaad, tot op de dag van vandaag is bekend dat (bijna) niemand dol is op vergaderingen. Toch spelen vergaderingen een centrale rol voor het coördineren van acties, onderlinge communicatie en samenwerking. In de meeste organisaties wordt veel tijd geïnvesteerd in vergaderingen. Hierdoor is het zeker van belang om te leren hoe je vergaderingen kunt verbeteren om hiermee de effectiviteit van de organisatie te vergroten.

 

Hoe kan je slimmer vergaderen met Microsoft Teams?

Mensen die in teams werken zijn afhankelijk van effectieve tools voor communicatie, coördinatie en samenwerking. Dergelijke tools bieden teamleden inzicht in wat er in het team gebeurt en wat de individuele en gezamenlijke taken zijn die moeten worden uitgevoerd om zowel korte termijn als lange termijn resultaten te bereiken. Deze tools zijn nodig om productief samen te werken in een team. Een voorbeeld van een dergelijke tool is Microsoft Teams, een onderdeel van Microsoft Office 365.

 

Hoe werkt Microsoft Teams?

In Microsoft Teams is het mogelijk om per team meerdere communicatiekanalen aan te maken. Elk project of discussie kan je een eigen kanaal/werkruimte geven. Hierdoor houd je het overzicht. In jouw team heb je daarnaast toegang tot o.a. gesprekken, documenten, taken en opgeslagen informatie. Elk team heeft dus een eigen aparte werkruimte, welke zowel openbaar of privé kan zijn.

De bedoeling is dat Microsoft Teams de enige centrale digitale plek wordt voor zowel groepen mensen, als voor individuen. Elk individu kan namelijk lid worden van meerdere teams, zodat zij vervolgens toegang hebben tot de informatie.

Microsoft Teams is een belangrijk onderdeel van de Office 365 suite, evenals de andere Office 365 tools zoals Skype voor Bedrijven, SharePoint, Office-documenten, Power BI en Microsoft Planner.