7 tips om het meeste uit je Microsoft Office 365 investering te halen

Lees meer

Jouw IT-manager stelde voor te migreren naar Microsoft Office 365. Dit is immers voor nu de beste optie voor jouw organisatie. Je vertrouwt hem en je IT-team. Dus, je hebt de migratie voorbereid en uitgevoerd, licenties gekocht en alle medewerkers zijn aan boord. De investering was enorm en nu is het tijd om het maximale eruit te halen. Maar, hoe weet je of medewerkers de mogelijkheden van Office 365 gebruiken op het gebied van productiviteit, samenwerking en slimmer werken? Door eindgebruikers te helpen begrijpen dat Office 365 de samenwerking in teams kan bevorderen, kan dit zorgen voor positieve veranderingen binnen de organisatie.

 

Office 365 investering

 

 

1. Gebruik gerichte communicatie

Een (goede) communicatiestrategie is essentieel. Dit is nodig om het gedrag van de eindgebruikers te veranderen en ervoor te zorgen dat ze de adoptie van de nieuwe technologie omarmen. Allereerst is bewustwording en het verzamelen van de nodige informatie van belang. Wat betekent het toepassen van de nieuwe technologie voor de eindgebruiker? Zorg dat wat je communiceert ook gericht is op de rol van de eindgebruiker. Laat weten welke nieuwe functionaliteiten hem kunnen helpen productiever te zijn. Met andere woorden; meer doen in minder tijd. Dus focus op je doelgroep en hun behoeften. Stel jezelf de vraag “What’s in it for me?’, kortom, benoem de voordelen voor de gebruiker expliciet.

2. Media mix

Een (goede) communicatiestrategie is essentieel. Dit is nodig om het gedrag van de eindgebruikers te veranderen en ervoor te zorgen dat ze de adoptie van de nieuwe technologie omarmen. Allereerst is bewustwording en het verzamelen van de nodige informatie van belang. Wat betekent het toepassen van de nieuwe technologie voor de eindgebruiker? Zorg dat wat je communiceert ook gericht is op de rol van de eindgebruiker. Laat weten welke nieuwe functionaliteiten hem kunnen helpen productiever te zijn. Met andere woorden; meer doen in minder tijd. Dus focus op je doelgroep en hun behoeften. Stel jezelf de vraag “What’s in it for me?’, kortom, benoem de voordelen voor de gebruiker expliciet.

media mix

3. Mond-tot-Mond reclame

De ‘oude’ manier van communiceren werkt altijd. Mensen praten graag met elkaar over wat er in de organisatie gebeurt. Iedereen is betrokken bij de veranderingen en de adoptie van nieuwe technologie. Het bereik en de impact van mond-tot-mond reclame wordt steeds groter en daardoor steeds meer van waarde.

4. Champions program

Identificeer mensen in je organisatie die de toegevoegde waarde van Office 365 ervaren. Door hun eigen ervaring met Office 365 en hun bereidheid om hun collega’s te begeleiden zijn zij een belangrijke doelgroep. Zij zullen je ambassadeurs zijn, het gebruik van de tools promoten bij collega’s en hen inspireren om hun voorbeeld te volgen.

5. Technical support bij medewerkers

De IT-helpdeskmedewerkers moeten worden opgeleid in wat Office 365 kan, evenals hoe ze de gebruikers kunnen ondersteunen bij vragen en problemen. Bovendien kan de IT-helpdesk herkennen wat de problemen zijn die organisaties hebben als het gaat om productiviteit en hoe dit valt op te lossen met Office 365. Tevens kan er voor veelvoorkomende problemen die gebruikers ondervinden meer training nodig zijn.

6. Leermogelijkheden

Of het nu gaat om e-learning-sessies, workshops, live of virtuele training, het belangrijkste is om gebruikers te helpen zich vertrouwd te voelen met Office 365. Leren hoe het werkt en ermee experimenteren. De concrete mogelijkheden en acties die ze in hun dagelijkse werk kunnen doen, uitgelegd door experts is van fundamenteel belang. Dit om de barrières te vermijden die nieuwe gebruikers kunnen beletten zich aan te passen aan de nieuwe tools. 

 

conference call Skype

 

7. Houdt de voortgang bij

Microsoft biedt veel tools aan, zoals Microsoft 365 Gebruiksanalyse binnen Power BI. Dankzij deze tool kun je inzicht krijgen in de manier waarop er binnen jouw organisatie gebruik wordt gemaakt van de services in Office 365. Al jouw Microsoft 365-gebruiksgegevens kunnen rechtstreeks worden aangesloten op Power BI. Hiermee kan je beter begrijpen hoe gebruikers gebruik maken van Microsoft 365-services op vier belangrijke gebieden: acceptatie, communicatie, samenwerking en activatie. De gegevens kan je analyseren, visualiseren en aangepaste rapporten maken.

 

Deze zeven punten zijn enkele tips en algemene ideeën over hoe verder te gaan wanneer een nieuwe technologie, zoals Office 365, in jouw organisatie wordt geïntroduceerd. Je wilt natuurlijk het maximale rendement uit je investering halen. Om echter een positief percentage gebruikersadoptie en een succesvolle strategie voor verandermanagement te garanderen is een meer gestructureerde adoptiestrategie nodig.

 

Pace methodology Silverside

De Silverside PACE methodiek bestaat uit vier fasen: Prepare, Activate, Capitalise, Enhance. Het managen van de veranderingen in de manier van werken en de technologie is eenvoudiger voor managers, consultants en eindgebruikers. Ten eerste, wees je bewust van de organisatiecultuur en plan een verandermanagementstrategie. Ten tweede, wat is de visie en welke technologie is nodig om de nieuwe strategie te implementeren? Een strategie voor gebruikersacceptatie is van fundamenteel belang om op elk niveau in de organisatie veranderingen door te voeren. Tenslotte is het optimaliseren van je uitgevoerde strategie nodig en worden belangrijke uitdagingen aangepakt.

Download the PACE whitepaper!