Menu

Insights Discovery workshop met Microsoft Teams

Onlangs hebben wij vanwege de Corona crisis een Insights Discovery workshop digitaal gefaciliteerd ipv fysiek op kantoor. We delen graag onze ervaringen om online te gaan. We beschrijven de inhoud (Insights Discovery) en de techniek (Microsoft Teams), maar de meeste tips zijn universeel toepasbaar.

De route Van EEN diep dal naar digitale hoogte en een nieuw vooruitzicht

Door de Corona crisis zijn we plots genoodzaakt om massaal thuis te werken. Groepsbijeenkomsten zijn i.i.g. tot en met 1 juni verboden. Daardoor worden er voorlopig geen teamtrainingen meer gegeven (onze voorzichtige prognose is t/m september). Dat doet pijn als je daar de afgelopen jaren je ziel en zaligheid in hebt gelegd en je van jezelf weet dat het werken met mensen je energie geeft. Sterker, hoe vervelend is het dat in tijden van crisis mensen elkaar keihard nodig hebben en je die mensen juist nu nauwelijks kunt bereiken? Frustrerend! 

Vanuit dit diepe dal op 13 maart zagen we de weg terug naar boven. Via de digitale snelweg. Er zijn namelijk steeds meer online tools die je daar bij kunnen helpen. Onze vraag was: hoe kun je daarmee toch een interactieve training realiseren? We hebben daarmee inmiddels de eerste succesvolle ervaringen opgedaan. Deze kennis delen we graag. Met speciale dank aan alle deelnemers die hebben ingestemd om de foto's, video's en chats uit de eerste pilot workshop te delen.

Wie wij zijn? Hans van Gurchom en Roland Driesen, ondernemers en trainers bij Silverside en Connecting Colours. Een unieke combinatie van de specialist op samenwerking tussen mensen (Connecting Colours met Insights Discovery) en de specialist op digitale samenwerking (Silverside met o.a. Microsoft Office 365). Onze zuster organisaties delen al langer een fysiek kantoor en hebben in deze crisis de ideale synergie gevonden voor de nieuwe werkelijkheid:
online workshops is het nieuwe 'normaal'.

Hans Vanuit de 'trainers' rol over de content

Roland Vanuit de 'producers' rol over de techniek

De trainingsagenda van Connecting Colours droogde in no-time op. Van goed gevuld voor komende tijd naar nada-noppes-niks. Toch bleek al snel bij veel klanten de behoefte om door te pakken op diverse ontwikkelprogramma's. Ook nieuwe klanten stonden te trappelen om aan de slag te gaan met workshops voor hun team. Zo ook de 12 deelnemers die zich hadden ingeschreven voor de open inschrijving van 23 maart. Deze groep gaan we iig niet in de steek laten! 

Tijd voor (virtuele) koffie met collega Roland!

Sinds 12 maart is het kantoor van Silverside preventief gesloten en werkt het hele team vanuit huis. Niet heel spannend als je digitaal samenwerken als specialisme hebt en al regelmatig thuis werkt, maar nu wel in deze spannende tijden. Hoe houden we de sociale cohesie hoog en blijven we in verbinding als team. Nu eerst aan de slag: per 16 maart hebben we het nog nooit zo druk gehad. Veel bedrijven in sneltreinvaart online krijgen en ondersteunen.

Tijd voor (virtuele) koffie met collega Hans!

"Ik heb het nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan" - pipi langkous

De magie van Insights Discovery, de sfeer van een kring rond het Insights wiel, de dynamiek van een workshop en 3,5 uur geen minuut vervelen. Can we do it?
Yes we can! We gaan alles op alles zetten om op 23 maart een geweldige ervaring te leveren aan de deelnemers. Heerlijk als geel, rood en groen koffie drinken.

Tijdens de koffie waren we het al snel eens: 23 maart zou de eerste online Insights Discovery workshop gaan worden!

Gave uitdaging! Maar dan de realiteit: hoe pakken we dit aan? We hebben normaliter de volgende agenda:

  • Kennismaken met complimentenkaartspel
  • De kracht van perceptie met luchtige onderwerpen
  • De theorie van Carl Gustav Jung
  • Het Insigts Discovery wiel en je eigen profiel
  • Toepasbaarheid in de praktijk met communicatie do's en dont's

Vervolgens hebben we gekeken welke opstelling we nodig hebben. Hierbij wilden we iig het Insights wiel duidelijk in beeld hebben zodat we de uitleg van het Insights systeem en de bewegingsmogelijkheid op het wiel goed kunnen uitbeelden. 

We hebben gewerkt met twee schermen: onze 55 inch Surface Hub (een all-in-one smartscreen van Microsoft) om naast de videofunctie een PowerPoint presentatie te tonen, een digitaal whiteboard te gebruiken en alles met touch te bedienen. In dit scherm zitten twee cameras die automatisch wisselen op basis van akoestiek, maar voor de rust van de deelnemers heb ik deze vastgezet op één vast camerapunt uitgelijnd op de Insights mat (met natuurlijk de "hervormer" als ijkpunt voor het "noorden" (Insights practioners snappen wat ik bedoel). 

Daarnaast gebruikte we een tweede 55 inch scherm om de chatfunctie te kunnen volgen en een lijn open te houden met de producer op afstand. Dit scherm bleek een belangrijke schakel in het interactief krijgen van de training en was handig tijdens de break-out in twee groepen. Zie ook onze opzet:

Gave uitdaging! Maar dan de realiteit: wat gaan we inzetten? We hebben als collaboration specialist het volgende in huis:

  • Microsoft Teams inclusief Teams Live Events
  • HCL Sametime
  • Zoho Meetings

En dan is er ook nog WebEx, Zoom, GotoMeeting, Skype, ect ...

We zien altijd veel discussies over welke tool nu het beste is en dan het vergelijk op zeer specifieke details. Wij kijken het liefst vanuit de gebruiker en welke tool al bij de meeste deelnemers vertrouwd voelt. Dat is inmiddels overduidelijk Microsoft Teams uit het Office 365 platform. Als Microsoft partner hebben we dit reeds bij meer dan 100 klanten draaien en zelf zijn we er ook fanatiek gebruiker van, voor projecten en interne communicatie. Zeker in deze tijd! We hebben daarbij eerst gekeken welke versie van Teams het beste past:

  • Teams vergadering: mogelijkheid om tot 250 deelnemers (in de praktijk tot 200 deelnemers) een interactieve vergadering te houden inclusief videobellen, chat, bestanden delen, whiteboarding en opnames in Stream. 
  • Teams Live event: mogelijkheid voor een webinar tot 10.000 deelnemers. Dit dan met functionaliteit van presentatie delen, video broadcast, bestanden delen en gemodereerde chat. Ook met opname mogelijkheid in Stream.

Gezien het relatief lage aantal deelnemers en de hoge interactiviteit hebben we gekozen voor een standaard Teams vergadering met twee schermen op ons kantoor in Capelle en drie computers in de regiekamer bij mij thuis: één voor de bediening van Teams, één als deelnemer en één voor algemene zaken. Zie ook:

Enkele dagen voor de training hebben we proefgedraaid en alle scenario’s door gelopen en gevisualiseerd. Dat leerde ons dat je deze training met minimaal twee personen moet uitvoeren: een trainer en met behulp van een producent. Deze zorgt op de achtergrond voor technische ondersteuning, exact op juiste moment versturen van de Insights Discovery profielen via de mail en kan hand en span diensten verlenen. Heel erg prettig voor mij als trainer!

Dan de dag zelf: 12:59: We gaan nu echt aan de slag! 

We hebben bij de start een set eenvoudige maar cruciale spelregels opgesteld: er is één persoon tegelijk aan het woord, de microfoon en video staat standaard uit en op verzoek van de trainer gaan die aan. 

Wat voor mij als trainer heel goed werkt is de chatfunctie. In het begin wat onwennig maar als snel het perfecte middel om de interactie met de deelnemers te regelen. Je kan heel snel reageren op vragen en opmerkingen. Je kunt deelnemers vragen de microfoon open te zetten en een toelichting te geven. En al snel kwamen ook de eerste grappen via de chatfunctie. Dat maakt een training al snel luchtig en toegankelijk. Ook voor deelnemers die in een klassikale teamtraining misschien niet als eerste het woord zouden nemen. 

Na het stuk plenair (perceptie, de vier kleuren en de Jungiaanse voorkeuren) was het tijd voor de persoonlijke profielen. Normaliter delen we deze fysiek uit, maar nu per e-mail naar elke deelnemer individueel en hebben we een bio-break van 15 minuten ingelast. Bij terugkomst miste ik wel het magische moment welke je als Insights Discovery trainer ervaart: de gedeelde verbazing over hoe goed het profiel past. Maar met de rondvraag zonder sheets, maar wel met chat, kwam stuk voor stuk blije gezichten in beeld met herkenning in het eigen profiel. Na verdere toelichting van de grafieken en dynamiek op het teamwiel is het normaliter voor ons tijd om op te splitsen in subgroepen.

In de digitale wereld hebben we daarvoor in de plenaire zaal (een Team) twee kamers aangemaakt (twee privé kanalen) en daar de deelnemers over verdeeld. In deze ruimte stond al een opdracht klaar en zijn de groepen 15 minuten aan de slag gegaan. Deze opdracht was vooral een dialoog. Voor een andere training gaan we whiteboards en een 'kanban' planningsbord klaar zetten zodat de groep daar gericht aan de slag gaat met een eindproduct om te presenteren.

Per ruimte was één van ons de facilitator, maar wat erg gaaf was is de mogelijkheid om even snel bij een andere ruimte binnen te stappen en mee te doen. Na de opdracht kwam iedereen weer terug in de plenaire zaal voor nog een aantal tips en modellen om Insights in de praktijk toe te passen. Het schakelen tussen ruimtes en iedereen weer in de plenaire zaal krijgen ging eigenlijk nog wat soepeler dan in de fysieke wereld. 

Valt er dan nog wat te verbeteren? Zeker. De volgende keer start ik met een ‘koffiecorner’-team, waarin de deelnemers vanzelf binnen komen en elkaar al kunnen zien en spreken. Als iedereen er dan is, kan ingelogd worden op de plenaire sessie. 

Daarnaast is het prettig als alle deelnemers in een keer in beeld kunnen. Dan kan nu nog niet helaas. Het zijn er nu maximaal 4 (de laatste die hebben gesproken), maar Roland heeft aangegeven dat dit er 9 gaan worden.

Kortom: een online training is niet hetzelfde als een fysieke training. Het biedt onverwachte mogelijkheden die je in een fysieke omgeving niet hebt. Bijvoorbeeld documenten delen en opnames maken. Het is zeer zeker mogelijk om op deze manier een interactieve training te organiseren. Mits goed voorbereid! Laten we daar bij Connecting Colours nu net heel goed in zijn.

Met de voorbereiding hebben we nog even Teams Live Events uitgeprobeerd, maar het gebrek aan interactiviteit door geen spraak en video van deelnemers en de vertraging (tot 20 seconde) tussen uitzenden en ontvangen heeft ons doen besluiten dit niet in te zetten. Jammer want met Team Live Events kan je iets mooier zowel de presentatie als de spreker prominent in beeld brengen. Maar bij dit soort workshops is de interactiviteit belangrijker.

Dan de dag zelf: 12:59: We gaan nu echt aan de slag! 

We starten de Teams vergadering en wachten op de eerste deelnemers. Het prettige is dat deelnemers in Teams een melding krijgen dat de vergadering is gestart en al snel liep de ruimte vol. We konden al vrij snel starten. Enkel een externe deelnemer wilde nog van email adres wisselen, maar dat was zo gedaan vanuit de regiekamer. Daar merkten we meteen de meerwaarde van splitsing rollen: de trainersrol kan als gastheer blijven optreden terwijl hobbels op de achtergrond worden opgelost.

Bij de start hadden wij de presentatie al meteen gedeeld en dan komen in Teams de video's van de deelnemers klein onderin beeld. Dit hadden we beter nog op enkel video kunnen laten staan zodat de inloop informeler was.

In deze training hebben we voornamelijk gewerkt met één presentatie en vooral veel dialoog. Dit kan prima met de standaard functionaliteit van Teams. Grappig was dat veel deelnemers de achtergrond blur al zelf had gevonden. Hierdoor wordt je achtergrond niet duidelijk in beeld gebracht. Erg prettig nu iedereen thuis zit en je wat meer privacy kan bieden, zeker in een open inschrijving waar deelnemers elkaar niet kennen. We zitten nog wel met smacht te wachten op functionaliteit zoals je hand op steken en meer videoschermen. Gelukkig is Teams continu in ontwikkeling is komt er minimaal elk kwartaal nieuwe functionaliteit beschikbaar.

Een ander belangrijk voordeel van Microsoft Teams is de mogelijkheid om de sessie op te nemen en deze via de videostreaming dienst van Office 365 (Stream) intern en/of extern te delen. Het is wel belangrijk om dit duidelijk aan te kondigen bij de deelnemers (en liefst toestemming te vragen). Als je het aanzet komt het iig duidelijk in beeld. Wel is de kwaliteit nu door Microsoft lager gezet (720p ipv 1080p) in verband met het enorme gebruik in deze tijd. Eventueel is het ook mogelijk om automatisch de gesproken woorden om te zetten naar tekst en hiermee ook ondertitels te genereren. Dit is alleen nog niet in het Nederlands beschikbaar, dus voor deze training hebben we dit niet gebruikt. Je kan dan wel zelf een ondertitelbestand onder de video zetten. De video is ook als MP4 te downloaden en daarmee verder te bewerken voor bijvoorbeeld e-learning. Wij gebruiken daarvoor de Adobe Software Captivate en Premiere Pro en ontsluiten deze dan in ons e-learning platform Quickhelp.

Valt er dan nog wat te verbeteren? Zeker. De volgende keer doen we een readiness meeting om zeker te zijn dat Teams goed werkt en alle audio en video instellingen goed staan. Daar waar nodig adviseren we voor headseats of het downloaden van de volledige Microsoft Teams client. 

Daarnaast is het prettig als alle deelnemers basiskennis hebben van de Teams omgeving. We kunnen hier vrij eenvoudig onze quick reference cards en introductievideos uit ons Teams Thuiswerkpakket aanbieden.

Kortom: een online training lijkt erg op een fysieke training. Pak de metafoor van kamers, tafels, flip-overs en lesmodules en vertaal dat naar Teams, channels, boards en digitale content. Dan verlies je weinig van de fysieke wereld  en zijn de digitale mogelijkheden onbegrensd (geen zaalhuur!). Mits je de techniek maar goed beheerst! Laten we daar bij Silverside nu net heel goed in zijn.

10x Lessons learned / Advies voor andere trainers die online gaan:

  1. Dit kan je niet alleen. Werk met de trainer-rol en de producer-rol.
  2. Denk in standaard trainersconcepten (ruimtes, flip-charts, break-outs) en vertaal dat pas daarna naar de gekozen software. 
  3. Zorg voor een prikkelende presentatie met veel visuals en videos. Maar durf ook regelmatig presentatie uit te zetten en met video zaken uit te beelden.
  4. Rule your technology. Doe een generale repetitie en wees als trainer en producer comfortabel met de hardware en software.
  5. Staar je niet blind op het meeste perfecte software platform. Kies het platform waar je deelnemers al vertrouwd mee zijn.
  6. Je kan nooit te weinig hardware hebben. Huur eventueel een/onze studio als je de apparatuur niet zelf beschikbaar hebt.
  7. Stuur op voorhand duidelijke instructies en agenda. Zorg ook voor een noodlijn (bijvoorbeeld met WhatsApp) met de producer.
  8. Doe een pre-check sessie. Elke deelnemer die twijfelt over zijn instellingen kan een week eerder alvast deelnemen aan een testsessie (spreekuur met producer).
  9. Start de sessie met duidelijke spelregels over audio, video en interactie.
  10. Voorbereiding, voorbereiding, voorbereiding! Zet alle concept mails klaar. Upload documenten alvast naar de omgeving.

Met deze beschrijving hebben we je meegenomen in onze spannende reis. Samenvattend: we hebben een hoogtepunt bereikt voor één workshop en het heeft ons nieuwe hoop gegeven dat we niet tot september hoeven te wachten om veel meer geweldige workshops te faciliteren. Ook beseffen wij dat we het geluk hebben van de synergie en de mogelijkheid om ook anderen te helpen. We helpen graag ook andere trainers om inhoud meer geschikt te maken voor online en te faciliteren in digitale workshops. Onze studio, ervaring, maar vooral onze drive en passie staan voor jullie klaar! Benader ons gerust voor een (virtuele) koffie. Klik onze foto's aan voor onze persoonlijke LinkedIn pagina's en maak graag connectie of gebruik het contactformulier onderaan deze pagina.

Hans van gurchom

Roland driesen

Gerelateerde content/events: