01. Prepare
Organisatie beter begrijpen en adviseren
Elke implementatie van een collaboration platform is van veel factoren afhankelijk en daardoor altijd weer anders. Toch is er een sterke behoefte om aan de start van de implementatie de route zo voorspelbaar mogelijk in beeld te hebben. Door onze holistische analyse krijgen we grip op zowel de harde als de zachte factoren van het project. Daarbij bepalen we waar voor de organisatie de noodzaak het grootst is aan de hand van prioriteiten én waar het rendement het hoogst is aan de hand van de juiste adoptieaanpak. Door gebruik te maken van onze eerdere ervaring hebben we een betrouwbare benchmark en een hoge mate van voorspelbaarheid. Daarmee wordt een concreet plan opgeleverd waarmee de rest van de transformatie op gestuurd kan worden.
"Een probleem goed omschreven is een probleem half opgelost."
- Charles Kettering
We starten met het overbrengen van onze visie en ontwikkelingen in de markt en laten de hoofdrolspelers alvast ervaren hoe de eindsituatie eruit kan komen te zien. Met een combinatie van kwalitatief (interviews) en kwantitatief (assessments) onderzoek leren wij vervolgens de organisatie beter kennen. Aan de hand van een beproefde workshop bepalen we vervolgens gezamenlijk de 3 jaars droom en prioriteren we de focus voor een 3 maanden actieplan. Dit werken wij uit in onze vier fases en acht stromen. Dit is het PACE Plan en biedt het fundament voor het project. In deze fase bieden wij concreet:
PACE Experience: een workshop om te ervaren hoe een collaborative business eruit kan zien met de hedendaagse techniek.
Collaborative Culture Assessment: online vragenlijst om de samenwerkingscultuur, schaduw ICT, tevredenheid en veranderbereidheid te meten.
WHY-HOW-WHAT workshop: met terugkoppeling van assessments en diverse werkvormen om de droom uit te werken en concrete keuzes te maken.
PACE PLAN: concreet actieplan voor de implementatie op zowel de harde (techniek, sturing, resultaten) als ook de zachte factoren (communicatie, adoptie).
02. Activate
Activeren van de juiste collaboration software
Met het PACE PLAN gaan we nu echt aan de slag. Met het uitgangspunt om klein te beginnen, maar om daarna snel op te schalen. Hierdoor hoeven we enerzijds niet te wachten tot alles definitief en perfect is en anderzijds hebben we nog ruimte om te experimenteren en bij te sturen. Wij geloven dan ook in gefaseerde implementaties i.p.v. een "big-bang" benadering. Hierbij maken we gebruik van verkregen organisatie-inzichten en werken we intensief samen met de ‘early adopters’ van de organisatie. In het verdere verloop van het project en de uiteindelijke borging zijn dit de ideale ambassadeurs van de transformatie. Met de nodige aandacht voor het beleid (governance) en communicatie bereiden we de organisatiebrede implementatie verder voor.
Naast een stuk techniek inregelen gaan we zo spoedig mogelijk praktisch aan de slag met de eerste gebruikersgroep welke wij de ambassadeurs noemen. Dankzij de assessments uit de Prepare fase hebben we reeds een beeld van de organisatiecultuur en veranderingsbereidheid per afdeling en/of regio en tot bepaalde hoogte zelfs per individu. Daarmee is het een stuk eenvoudiger om de juiste ambassadeurs te selecteren en benaderen. Voor de pilots maken we gebruik van ons standaard trainingsmateriaal per scenario en maken dit op basis van deze eerste trajecten specifiek op maat voor de organisatie. Ook bepalen we op basis van deze eerste ervaringen de definitieve spelregels in de vorm van een governance plan en bereiden we de communicatiecampagne verder voor. In deze fase bieden wij concreet:
Implementatie: installatie of activatie van de benodigde collaboration software en integratie met bestaande bronsystemen.
Pilots: korte flexibele trajecten om de eerste groepen gebruikers volgens bepaalde productiviteitsscenarios te laten werken met de nieuwe software. Op basis van deze pilots wordt het trainingsmateriaal voor de rest van de organisatie gerealiseerd.
Communicatieplan: concrete uitwerking van de WHY-HOW-WHAT pitch uit het PACE PLAN met een uitwerking van alle communicatie-uitingen.
PACE Collaboration Framework: governance plan met uitwerking voor verschillende soorten samenwerking en spelregels op een collaboration platform.
03. Capitalise
De doelgroep enthousiast krijgen en trainen
Na de succesvolle experimenten in de Activate fase is het nu tijd om op te schalen. De op de organisatie aangepaste productiviteitsscenarios gaan we nu breder implementeren met een uitgekiende communicatie- en trainings-aanpak. Bij de communicatie verbinden we op het gevoel (verkoop de ‘WHY’), maken de productiviteitsscenarios concreet (leg de ‘HOW’ uit) en koppelen dit aan de nieuwe functionaliteit (toon de ‘WHAT’). Op basis van de persoonlijke voorkeuren bieden we een juiste mix van trainingen aan welke past bij de leerstijl van de doelgroep. Tenslotte ondersteunen we actief alle gebruikers op de werkvloer met support in de vorm van een schillenmodel met eerste, tweede en derdelijns begeleiding.
Dankzij de assessments uit de Prepare fase en de ervaringen uit de Activate fase maken we de trainingen echt op maat. Zowel qua inhoud als qua vorm. Aangezien we de basis al in meerdere ‘smaken’ hebben staan kunnen we snel en efficiënt een maatpak leveren tegen confectieprijzen. Bij het opschalen werken wij verder intensief volgens ‘train-the-trainer’. Naast kwantitatieve schaalvoordelen wordt de training ook kwalitatief beter als ook de eigen organisatie mee faciliteert. Daarnaast zorgen we dan meteen ook voor kennisspreiding en borging in de eigen organisatie. Dit gaat vervolgens helpen met de ondersteuning op de werkvloer. Hierbij merken wij in de praktijk dat de ambassadeurs actief bijdragen bij het overbrengen van de juiste kennis en vooral ‘mindset’ en voorbeeldgedrag voor de nieuwe manier van werken. In deze fase bieden wij concreet:
Trainingsproducten: zoals presentaties, hand-outs, werkvormen en videos. Vanuit onze templates snel op maat gemaakt.
Train-The-Trainer programma: waarbij veel focus ligt op het overbrengen van didactische vaardigheden en draaiboeken voor een succesvolle training.
Ondersteuningsprogramma: voor, tijdens en na de trainingen ook aandacht voor support voor voorbereiding en eerste stappen op het platform.
Community Of Practice: natuurlijk zetten we op het platform meteen een beheerde kennisgroep op met 'Vragen & Antwoorden' en digitale lesmaterialen.
04. Enhance
Elke dag weer een beetje beter
Een implementatie is niet het eindpunt maar een nieuw begin. Met de introductie van het nieuwe platform is bewust niet alles in 1 keer aangezet maar zorgen we voor een geleidelijke activatie van functionaliteiten met onze ME-WE-KEY scenarios. Daardoor krijgen gebruikers eerst de gelegenheid om gewend en vertrouwd te raken voordat we de lat steeds hoger leggen. Door goed te meten weten we waar we het platform steeds verder kunnen laten groeien. Ook is een organisatie altijd in beweging. Daarom hebben we continu aandacht en borging voor instroom en doorstroom om te zorgen dat de opgebouwde kennis niet verwatert. Daarnaast zorgen we met e-learning ervoor dat de kennis bij alle gebruikers actueel blijft en met herhaling en verdieping verder beklijft. Tenslotte blijft ook de techniek zich steeds verder ontwikkelen. Met een duidelijke vinger aan de pols geven wij advies waar en wanneer nieuwe functionaliteiten en modules een meerwaarde gaan bieden.
In de Prepare fase hebben we met elkaar Key Performance Indicators bepaald. Tijd om te bepalen of deze ook daadwerkelijk zijn waargemaakt. Met een korte herhaling van de tevredenheidsmeting is het resultaat snel in cijfers uit te drukken. Daarnaast zorgen we dat de geboden ondersteuning tijdens het project in een proces wordt geborgd. Veelal met autonome uitvoering door de organisatie zelf, maar wel met de juiste ondersteuning door ons. Hiervoor implementeren we de online e-learning oplossing QuickHelp en eventueel aanvullende partner oplossingen. Daarnaast zorgen we voor een stuk permanente educatie voor de functioneel en technisch beheerders van het platform. Tenslotte bieden we ook licentiebeheer om zeker te zijn dat de software altijd precies goed wordt afgenomen. In deze fase bieden wij concreet:
e-learning: met onze QuickHelp oplossing bieden wij een zeer utigebreide en continue bijgewerkte e-learning oplossing voor Microsoft Office 365.
Service overeenkomst: op abonnementsbasis bieden wij preventief beheer, pro-actief advies en dagelijkse support op onze platformen.
Trainingen: regelmatig organiseren wij voor onze klanten en zelfstandige professionals trainingen en workshops op basis van open inschrijving.
Licentiebeheer: als Microsoft Cloud Solution Provider, HCL Digital Solutions Partner en Zoho Authorized Partner mogen wij alle licenties voor deze platformen direct aan de eindklant leveren. Daarnaast leveren wij ook alle licenties van onze overige Collaboration Software partners.
Download de PACE whitepaper
Word een Collaborative Business door het gebruik van de PACE Methodiek. 16 pagina’s geschreven door Michael Sampson en Roland Driesen. Gepubliceerd op 30 oktober 2018 in het Engels. Inhoudsopgave: Executive Summary, The PACE methodology-Overview, Prepare and PACE Plan, Activate, Capitalise, Enhance, Next steps, About Silverside
